Kurumlar neden RPA araçlarını benimsiyor?

Dünyanın dört bir yanındaki kurumlar dijital dönüşüme yatırım yaparken, birçoğu verimliliği yeniden tasarlayan ve çalışanların katma değerli işlere odaklanmasına yardımcı olan yeni bir teknolojiden yararlanıyor.

RPA aracı nedir?

Robotik süreç otomasyonu (RPA), tekrarlayan ve el ile yapılan görevleri otomatikleştirmek için bir grafik kullanıcı arayüzü (GUI) içinde insan etkileşimini taklit etmek için yazılım botlarını kullanır ve işletmelerin zamanını, çabasını ve baş ağrısını azaltır. Bir RPA aracı, iş akışlarını tanımlamaya ve belirlenen görevleri mantıksal bir sırayla gerçekleştirmek için botları yapılandırmaya yönelik bir yazılımdır. Bir robot, bir grafik kullanıcı arabiriminde gerçekleşen herhangi bir çok adımlı işlemi daha hızlı ve hatasız gerçekleştirebilir. Bu nedenle, robotik süreç otomasyonu aracı el ile yapılan, hataya açık iş akışlarını hızlandırmanıza yardımcı olur, böylece çalışanlar daha yüksek değerli görevler üzerinde çalışabilir.

Örneğin, İK departmanınız izin taleplerini işleme koyma sürecini otomatikleştirmek için bir RPA aracı kullanabilir. Bir çalışanın her bir talebi işlemek için beş dakika harcaması yerine, bir RPA botu verileri şirketin kurumsal kaynak planlama sisteminden alabilir ve talebi API'leri olmayanlar da dahil olmak üzere başka bir sisteme daha hızlı ve hatasız işleyebilir.

Bir robotik süreç otomasyon aracının oluşturduğu botlar, dijital ekranlardan bilgi kopyalayarak (ekran kazıma) veya API'leri kullanarak atanmış eylemleri gerçekleştirebilir ve diğer sistemlerle etkileşime girebilir. Örneğin, işletmeniz uygulamalarda oturum açan, dosya ve klasörleri işleyen, içeriği kopyalayıp yapıştıran, formları tamamlayan, yapılandırılmış verilerle çalışan ve hatta diğer uygulamalarla etkileşime giren botlar oluşturmak için bir RPA aracı kullanabilir.

RPA araçlarını benimsemenin avantajları

Bir RPA aracı dağıtan herhangi bir kuruluş, aşağıdaki avantajlardan bazılarını veya hepsini deneyimlemeyi bekleyebilir:

İnsan kaynaklarının daha iyi kullanımı. RPA, çalışanları, veri girişi gibi tekrarlayan, düşük değerli görevlerden kurtarır, böylece çalışanlar işletmeye daha fazla değer sağlayan işlere odaklanabilirler.
Geliştirilmiş müşteri temas noktaları. RPA müşteriye yönelik süreçleri hızlandırmak için kullanıldığında, eklenen verimlilik müşteri deneyimini iyileştirir ve sadakati artırır.
Daha düşük maliyetler. RPA botları, insanların yaptığı işi çok daha düşük bir maliyetle gerçekleştiriyor.
İş akışı yönetiminizi anlamak için geliştirilmiş analizler. Her bot, faaliyetlerinin bir günlük dosyasını oluşturur, böylece işlevlerini ne kadar etkili bir şekilde yerine getirdiğini izleyebilirsiniz.
Geliştirilmiş ölçeklenebilirlik. Çalışanlardan oluşan bir ekibi ölçeklendirmek, bir grup otomatik botun kapsamını ve erişimini ölçeklendirebileceğiniz şekilde mümkün değildir. RPA yazılımı kullanılarak botlar kolayca çoğaltılabilir ve benzer ancak biraz farklı bir dizi yordamı gerçekleştirmek için programlanabilir.
Daha yüksek güvenlik. RPA botları oturumu kapatmayı asla unutmaz. Ayrıca “zaman aşımına uğrayacak” şekilde ayarlanabilirler, böylece sistemleriniz olması gerektiği zaman erişilemez hâle gelir ve kötü niyetli bilgisayar korsanlarına karşı güvenlik açıkları azalır.

RPA araçları diğer süreç otomasyon çözümleriyle karşılaştırıldığında nasıldır?

RPA araçlarının diğer iş akışı otomasyon çözümlerine kıyasla avantajını anlamak için otomasyon ve RPA arasındaki farkı anlamak faydalı olacaktır. İş akışı otomasyonu, bir iş sürecindeki el ile gerçekleştirilen adımları azaltmak için teknolojiyi kullanır, ancak yine de süreci tamamlamak için bir kişiye ihtiyaç duyar. RPA araçları, grafik kullanıcı arabirimi üzerinden çalışacak robotlar yaratır, böylece insan etkileşimine gerek kalmaz. Bunlar, insanların hala görevleri başlatması gereken katılımlı süreçler olabileceği gibi, tamamen otomatikleştirilmiş katılımsız süreçler de olabilir.

RPA araçları ya çok az kodlama gerektirir ya da hiç gerektirmez ve botlar çalışanların kullandığı aynı altyapı ve çözümleri kullandığından, ana mimarinizi değiştirmeniz gerekmez. İşletme kullanıcıları RPA çözümlerini yönlendirir. Hatta bazı RPA çözümleri, her gün birlikte çalıştıkları el ile yürütülen süreçleri otomatikleştirebilen amatör geliştiriciler (teknik geçmişi olmayan çalışanlar) için tasarlanmıştır. Çok az BT müdahalesi ile veya hiç BT müdahalesi olmadan, geleneksel geliştirmenin maliyetlerini ödemeden operasyonları iyileştirebilir ve çalışan memnuniyetini artırabilirsiniz.

RPA ayrıca geleneksel süreç otomasyonu araçlarından aşağıdaki şekillerde farklıdır:

Geleneksel otomasyon süreçleri, teknoloji altyapısının bir kısmının veya tamamının değiştirilmesini gerektirebilir. RPA botları grafik kullanıcı arabiriminde çalışır ve diğer sistemlerle, insanlarla etkileşime girdiği şekilde etkileşime girer.
RPA botları, birden fazla uygulama için işlemleri otomatikleştirebilecek kadar esnektir.
RPA botları veri girişi gibi yinelenen, genel işlemlere yönelik olduğundan, tek bir işlem için tasarlanmış bir iş akışı çözümünden ölçeklenebilir ve daha kolay yükseltilir.

RPA yazılımı tekrarlayan, kural tabanlı iş akışlarının verimliliğini artırarak değer yaratırken, bazı süreçlerin çalışanlarınıza bırakılması en iyisidir. Genel olarak, çok sayıda yapılandırılmamış veri veya grafik bilgi kullanan ve hızla değişen parametrelere bağlı olan süreçlerin yönetilmesi, yaratıcı çalışanlarınıza bırakılmalıdır.

RPA'nın günümüzdeki ve gelecekti rolü

Şu anda RPA yazılımı, şirketler onu kullanmayı öğrendikçe ve zaman ve maliyet tasarrufu gibi sunduğu faydaları ilk elden gözlemledikçe çok fazla görünürlük kazanıyor. Ancak tüm teknolojiler gibi RPA da daha karmaşık hâle gelecek ve iş ihtiyaçları değiştikçe o da değişecektir. İşte RPA araçlarının nasıl gelişebileceğine dair birkaç tahmin:

Yapay zeka ile daha derin tümleştirme. RPA ilerledikçe, işletmeler muhtemelen onu yapay zeka, makine öğrenimi ve hatta Nesnelerin İnterneti (IoT) gibi bir sonraki seviye teknolojiyle birleştirmenin yeni yollarını keşfedecekler ve hatta bazı şirketler bunu çoktan yaptı. Hiper otomasyon veya akıllı otomasyon, RPA araçlarının gerçekleştirebileceği görev türlerini genişletir ve onlara çeşitli karmaşık görevleri otomatikleştirme gücü verir.
Daha karmaşık otomasyonlar. İşletmeler RPA'yı her türlü sıradan görevi otomatikleştirmek için kullanıyor, ancak onu yapay zeka ve makine öğrenimi ile birleştirmek, kolaylaştırabileceği yepyeni bir görev yelpazesinin kilidini açacaktır. Örneğin, işletmeler şu anda belgeleri dijitalleştirmek için RPA araçlarını kullanabilir, ancak yapay zeka ile donatılmış RPA araçları da belgelerin içeriğini anlayabilir ve bunları hatasız bir şekilde verimli bir şekilde sınıflandırabilir.
Daha ucuz ve daha erişilebilir. RPA araçları piyasaya ilk çıktığında, bunları bulmak daha zordu ve pahalı olabiliyorlardı. Ancak RPA yazılımına olan talep arttığı için artık daha fazla şirket bu yazılımı sunuyor. Daha fazla seçenekle birlikte fiyatlar muhtemelen düşecek ve özellikler daha rekabetçi hâle gelecektir.

RPA yazılımının önemli işlevleri

Şu anda piyasada her biri farklı özelliklere sahip birçok RPA aracı var. İyi bir RPA yazılımının sunması gereken temel işlevler şunlardır:

Birlikte çalışabilirlik. RPA yazılımınız mevcut masaüstü uygulamalarınız, web uygulamalarınız ve diğer büyük yazılım uygulamalarınızla birlikte çalışmalıdır. Ayrıca sistem API'lerine bağlanabilmeli ve veritabanlarına okuma/yazma yapabilmelidir.
Veri artırımı. Yazılımınız web sitelerinden ve sosyal medyadan veri ayıklayabilmelidir.
Farklı veri türlerinin işlenmesi. Yazılımınızın veri ayıklayabilmesi ve girebilmesi, birden fazla kaynaktan gelen verileri birleştirebilmesi ve if/else gibi koşullu ifadeleri takip edebilmesi önemlidir.
Programlama arabirimleri. Programlanabilir bir arabirim önemlidir. RPA yazılımı, botları karar verecek şekilde yapılandırmak için akıllı veya bilişsel yetenekler sağlayarak işletmenizin daha verimli çalışmasına yardımcı olabilir. Örneğin, botlar BT destek taleplerine yanıt verilmesine yardımcı olabilir ve BT ekibini bazı idari yüklerden kurtararak diğer girişimlere odaklanmasını sağlayabilir. Bazı yazılım seçenekleri botları programlamak için kodsuz yöntemler bile sunar, ancak tüm RPA araçları farklı türde uygulamalar, e-postalar, dosyalar ve klasörlerle etkileşime girebilmelidir.

RPA yazılımını seçme ve yazılımla çalışma

Mevcut RPA araçlarını değerlendirmeye başladığınızda, ne tür süreçleri otomatikleştirmeyi planladığınızıaklınızda bulundurun. Her robotik süreç otomasyon aracında, yeteneklerini belirleyen farklı kontroller ve komutlar bulunur, bu nedenle iş akışı otomasyon hedeflerinize uygun olduklarından emin olun. Ayrıca, yeniden kullanılabilir bileşenler bulmaya çalışın ve botlarınızın mevcut sistemlerinizde kolayca çalışabildiğinden emin olun.

Kuruluşunuz için doğru RPA yazılımını seçerken aşağıdaki ölçütleri dikkate alın:

Kullanımı kolay. RPA yazılımı, sınırlı programlama becerisine sahip birinin otomasyonu oluşturması ve ardından RPA yazılımında bir iş akışı yapılandırması için yeterince kolay olmalıdır. BT becerisi olmayan amatör geliştiricilerin iş akışlarını otomatikleştirmek için kullanabilecekleri bazı düşük kodlu RPA teklifleri bile var. Seçtiğiniz yazılım ne olursa olsun yerleşik, genişletilebilir komutlar, sihirbazlar ve grafik kullanıcı arabirimleri sunmalıdır.
Esnek. Yazılım, özelleştirme için satıcıya ekstra ödeme yapmanıza gerek kalmadan özel özellikleri yapılandırmanızı sağlamalıdır. Ayrıca, tutarlı performansı korurken farklı kullanım durumlarını ve değişen veri miktarlarını idare edebilmelidir.
Ölçeklenebilir. RPA yazılımı, işletmenizin operasyonel gereksinimlerini karşılamak ve güncelleştirmelere uyum sağlamak için hızlı bir şekilde ölçeklenmelidir. Yazılım aynı zamanda birden fazla botu ve birden fazla iş akışını çalıştırabilmelidir.

Endüstrilerin RPA yazılımını kullanma şekli

Her türlü işletme RPA yazılımından faydalanmanın bir yolunu bulmuştur. Örneğin, sağlık hizmetleri gibi sektörler randevu almak, hasta veri girişi yapmak, talepleri işlemek ve faturalandırmayı yönetmek için RPA'yı kullanabilir. İşte diğer sektörlerin süreçlerini dönüştürmek için RPA araçlarını kullanma yöntemleri:

Perakende Satış. Siparişleri güncelleme, ürünleri gönderme ve gönderileri takip etme.
Telekomünikasyon. İzleme, dolandırıcılık veri yönetimi ve müşteri verilerinin güncellenmesi.
Bankacılık. İş verimliliğini, veri doğruluğunu ve güvenliğini artırma.
Sigortacılık. İş süreçlerini yönetmek, müşteri verilerini girmek ve uygulamaların çalıştırılmasına yardımcı olmak.
Üretim. Tedarik zinciri süreçlerine, müşteri hizmetleri ve desteğine, malzemelerin faturalandırılmasına ve yönetime yardımcı olmak.

RPA araçlarının sınırlamaları

RPA yazılımı birçok avantaj sunar, ancak her şeyi yapamaz. Teknoloji gelişiyor olsa da, hala diğer teknolojilerden oluşan bir ağın parçası olarak en iyi şekilde işlev görüyor; henüz her operasyonel zorluğu çözebilecek kapsamlı bir çözüm değil.

Şu an için RPA, yapılandırılmış verilerle veya önceden belirlenmiş bir veri modelini takip eden bilgilerle en iyi şekilde çalışan kural tabanlı bir teknolojidir. Başarılı bir şekilde çalışması için, botları yapmalarını istediğiniz şeyi yapacak şekilde programlamalısınız ve sadece bu parametreler dahilinde çalışacaklardır. Yapay zeka veya makine öğrenimi teknolojileriyle katmanlandırmadığınız sürece, RPA çözümünüz yalnızca atadığınız kuralları uygulayabilir, eriştiği içeriği anlayamaz veya yorumlayamaz.

Örneğin, bir RPA aracının faturalardan veya diğer evraklardan gelen bilgileri işleyebilmesi için, bu evrakların hepsinin aynı formatta olması gerekir. Araç, formattan farklı olan hiçbir dosyayı işleyemez. Bu nedenle, RPA araçları, yapılandırılmamış veriler veya önceden belirlenmiş bir veri modelini takip etmeyen bilgiler için uygun değildir.

Ayrıca, RPA araçları, öğrenmez veya uyum sağlamaz. İş süreçleriniz değişirse, botlarınızı yeni süreçlerle çalışacak şekilde yeniden programlamanız gerekir ki bu da zaman alıcı olabilir. Eğer RPA aracınız yeni süreçlerinizle uyumlu değilse, ona yaptığınız yatırım kısa ömürlü olabilir. Bu sorundan kaçınmak için, bir RPA aracını benimsemeden önce süreçlerinizin ve teknolojilerinizin değişme olasılığını göz önünde bulundurun.

RPA araçlarıyla başarı elde etmeye nasıl yardımcı olunur?

Diğer tüm teknolojilerde olduğu gibi RPA yazılımında da başarınız onu nasıl uyguladığınıza bağlıdır. En iyi araçlar bile temelinde hatalı olan bir süreci düzeltemez, bu nedenle hangi görevleri otomatikleştireceğiniz konusunda dikkatli olmanız önemlidir. Belirli, ölçülebilir bir hedefle doğru bağlamda uygulanan doğru RPA aracı, şirketinizde verimliliğin nasıl göründüğünü yeniden tanımlayabilir. Süreçlerinizi otomatikleştirmek için RPA teknolojisini kullanmaya başlarken şu en iyi uygulamaları aklınızda bulundurun:

Otomatikleştirmek istediğiniz işlemi bilin. Hangi görevlerin RPA için en uygun olduğunu belirlemek için tüm operasyonel süreçlerinizi denetleyin. RPA araçlarının genellikle bilgileri anlayamadığını aklınızda bulundurun, bu nedenle yapay zekayı da dahil etmeyi planlamıyorsanız, açıkça tanımlanmış parametreleri olan ve randevuların planlanması veya faturaların işlenmesi gibi çok fazla insan müdahalesi veya gözetimi gerektirmeyen bir işlem seçin. Microsoft Power Automate gibi bazı yazılımlar, otomatikleştirilecek doğru süreçleri belirlemenize yardımcı olacak özelliklersunar.
Doğru aracı seçin. Otomatikleştirmek istediğiniz süreçleri belirledikten sonra, bu tür işleri en iyi şekilde destekleyen araçları bulun. Tüm araçların farklı güçlü yönleri vardır, bu nedenle bunları yeteneklerine, fiyatlarına, uygulama kolaylığına ve mevcut yazılımınızla ne kadar iyi çalıştıklarına göre değerlendirin.
Çalışanlarınızı eğitin. Personelinize RPA aracınızı nasıl kullanacaklarını ve nihayetinde nasıl değiştireceklerini veya sürdüreceklerini öğretmek, bu aracın sürekli değer sağlaması ve kurum çapında benimsenmesi için harika bir yoldur.
Sonuçlarınızı ölçün. Uygulamadan önce ve sonra, çalışan verimliliği, veri alımının doğruluğu, planlanan randevu sayısı veya işlenen belgeler gibi temel performans göstergelerini (KPI'lar) izleyin. Uygulamanın ardından KPI'larınız iyileşmezse bu, yanlış işlemleri seçtiğinize veya botlarınıza yanlış parametreler verdiğinize dair bir işaret olabilir.

Satış Birimine Ulaşın

Sizinle iletişime geçmemizi talep edin

Bir Power Automate satış uzmanının sizinle iletişime geçmesini sağlayın.

İstek gönderin