İş süreci yönetiminin altı adımı

Birinci adım: Stratejinizi planlayın

İlk olarak, kurumun temel iş hedeflerini destekleyen bir iş süreci yönetim stratejisi oluşturmak için yönetimle iş birliği yapın. Şirketler, KPI'leri ile sıkı bir şekilde uyumlu ölçülebilir sonuçlar sunan yüksek etkili ve düşük riskli projelere yatırım yapmak istiyor.

Şirket hedeflerine yönelik ilerlemenin yavaşladığı veya tıkanmış iş alanlarına bakın. İlgili işletme faaliyetlerini iş süreci yönetiminin şu üç ana türüne göre kategorilere ayırarak hangi potansiyel değişikliklerin nasıl yapılması gerektiğini genel anlamda tanımlayın:

• İnsan odaklı BPM. Otomasyonu büyük ölçüde eksik olan insan odaklı bir süreç, insanların etrafında döner. Belirli kararlar, onaylar ve diğer süreç görevleri çalışanlar, müşteriler ve diğer kişilerin gerçekleştirebilmesi için benzersiz bir şekilde tasarlanmıştır. Bu gibi durumlarda BPM, kişileri iyi tasarlanmış uygulama arayüzleri ve bildirim ve izleme işlevleriyle güçlendirmelidir.
  
  İnsan odaklı BPM örnekleri arasında, İnsan Kaynakları personelinin iş ilanı vermek, adayları taramak, referans istemek ve adaylar ile iş görüşmesi yapmak için yöneticilerle birlikte çalıştığı işe alım süreçleri yer alır. Bir diğer örnek de hizmet temsilcileri tarafından yönetilen müşteri şikayeti süreçleridir.
• Belge odaklı BPM. Kağıt ve elektronik tabanlı belgeleri içeren süreçler, şirket, sektör ve mevzuat gereksinimlerine uygun olarak ve dikkatle işlenmelidir. Belge odaklı BPM, uyumluluk sağlanırken verimliliği ve doğruluğu arttırmak için sıklıkla iş akışı otomasyonu kullanır.
  
  Belge yoğun BPM örnekleri gözden geçirme ve imzalama için sözleşmeleri ve anlaşmaları birden fazla kişiye yönlendiren hukuk, finans, satın alma departmanlarında ve diğer departmanlarda bulunabilir. Bir diğer örnek de elektronik sağlık kayıtlarını saklayan tıbbi kurumlardır.
• Tümleştirme odaklı BPM. Bu kategori kurumsal kaynak yönetimi (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve insan kaynağı yönetimi sistemleri (HRMS) uygulamaları gibi sistemleri tümleştirmeye ve otomatikleştirmeye odaklanır. Tümleştirme odaklı BPM, kullanıcıların bağlayıcılar ve API'ler aracılığıyla uygulamalara, verilere ve hizmetlere hızla erişmesine olanak tanır, bu sayede kullanıcı üretkenliğini ve memnuniyeti iyileştirilir.
  
  Tümleştirme odaklı BPM örnekleri arasında potansiyel ve mevcut müşteriler hakkında ayrıntılı bilgi paylaşmak için birbirine bağlı kampanya, müşteri adayı analizi ve CRM araçlarını kullanan pazarlama ve satış ekipleri yer alır.

İkinci Adım: İdeal süreçleri tasarlayın ve eşleyin

Stratejik hedefleri net bir şekilde tanımladıktan ve işletmenin desteğini aldıktan sonra, geliştirme için hedeflenen her süreci analiz edin ve eşleyin. Önemli süreç olaylarını, her biri için gereken manuel ve otomatik görevleri, bunları yapan kişileri, zaman çizelgelerini ve kullanılan teknolojileri tanımlayın. Tıkanıklıkları ve gecikmeleri; fazla ve gereksiz görevleri; ve aşırı maliyetler ve insan hataları, müşteri memnuniyetsizliği veya uyumsuzluk ile nitelendirilen alanları bulun.

Ardından, durumu tam olarak “olduğu gibi” anladıktan sonra, sürece ilişkin yeni iş gereksinimleri oluşturmaya yönelik içgörüleri kullanın. Ardından, ideal bir "olacak" durumu tasarlayın ve eşleyin. Sorunları çözmenin çeşitli yolları için beyin fırtınası yapın. Ayrıca, iş süreci gelişimini izlemek için ölçümleri özetleyin. Katılımları proje başarısı açısından kritik öneme sahip olan proje katılımcılarından değerlendirme verilerini toplama ve tasarımlarla ilgili geri bildirim sağlamada yardımcı olmalarını isteyin.

BPM girişimlerinizin erken aşamalarında, şirketiniz yaklaşımınızı daha fazla yapılandırmak ve paylaşılan bir amacı teşvik etmek için bir iş süreci geliştirme metodolojisini benimsemek isteyebilir. İş süreci geliştirme yöntemleri farklı ilkelere ve tekniklere sahip olsalar da, tümü israfı ortadan kaldırmayı, engelleri yok etmeyi, iş birliğini geliştirmeyi ve kültürel değişimi yönlendirmeyi hedefler.

Yaygın kullanılan iş süreci geliştirme yöntemleri arasında şunlar vardır:

• Çevik yönetim
• Kaizen
• Yalın yönetim
• Altı Sigma
• Toplam kalite yönetimi

Ayrıca, iş akışlarını hızlı bir şekilde analiz etmek ve görselleştirmek için süreç madenciliği, süreç eşleme ve diğer iş süreci yönetimi yazılımı (BPMS) süreçlerinden faydalanabilirsiniz. Benzer şekilde, akıllı BPMS (iBPMS) çözümleri bulut, yapay zeka ve büyük veri analizi yetenekleriyle iş akışlarını geliştirmeye yardımcı olabilir.

Dördüncü adım: İyileştirmeleri uygulayın

En uygun hale getirilmiş sürecinizi kullanmaya hazırsınız. Küçük bir grubun süreci test edebileceği, pilot proje çözümüyle başlayın. Ardından, geri bildirimlerini kullanarak süreci buna göre geliştirin. Yeni otomatikleştirilmiş ve tümleşik süreçler için sezgisel kullanıcı arayüzleri geliştirmek üzere BPMS önceden oluşturulmuş şablonlarından ve bağlayıcılarından faydalanın.

Süreci daha büyük bir kurumla resmi olarak başlatmadan önce proje ve değişiklik yönetimi için planları ve kaynakları hazır tutun. İlk karışıklıkları düzeltmek, işletimsel kesintileri önlemek ve benimsemeyi teşvik etmek için ekiplerin geçişlerini uygun şekilde yapın. Ayrıca ölçümleri sonlandırın ve gerçek zamanlı veya gerçek zamanlıya yakın içgörüler sağlayan raporlar ve panolar oluşturmak için iş zekası (BI) araçlarını kullanın.

Değişiklik yönetimi planınızın bir parçası olarak, iş rollerini ve sorumlulukları güncelleyin ve çalışanlarla eğitim oturumları düzenleyin. Etkilenen müşterileri ve tedarikçileri bilgilendirin ve destek sunun.

Beşinci adım: Performan ölçümlerini izleyin ve takip edin

BPM yaşam döngüsünün bu aşamasında, performans ölçümleri oluşturmak için verileri izleyerek daha fazla değişiklik için potansiyel alanları tanımlayın. Hedeflerinize bağlı olarak, yeni süreç verimliliğinin farklı yönlerini (örneğin, ne kadar iyi ) görebilirsiniz:

• Bir iş akışı, süreç içinde işlevini yerine getirir.
• Süreç daha büyük bir kurum içinde işlevini yerine getirir.
• Süreç, teknik bir bakış açısı ile ilerler.

Ayrıca, zaman ve maliyet tasarrufları (hem elde edilmiş hem de potansiyel tasarruflar) hakkında daha fazla bilgi edinmek üzere paydaşlarla görüşün ve tıkanıklıkları açığa çıkarın.

Ölçümleri oluşturmak, görselleştirmek ve raporlamak, istatistikleri sektör kıyaslamalarıyla karşılaştırmak ve kurumunuzun KPI'lerine göre ölçümlerini değerlendirmek için BI araçlarını kullanın. Bir kez daha, veri toplama ve simülasyon modellemesinde yardımcı olması için BPMS çözümlerinden faydalanın. BPM girişiminin hedeflerini karşılamaya ve kurumun daha büyük iş hedeflerini desteklemeye devam etmesini sağlamak için performansı mümkün olduğunca düzenli olarak izleyin.

Altıncı adım: En yeni içgörüleri temel alarak en uygun hale getirin

İzleme ve takip çabalarınız çok sayıda uygulanabilir içgörü oluşturur. Şimdi bu bilgileri kullanarak iş süreci iyileştirmeyi daha kararlı hale getirme zamanı. Sürekli yineleme ve yenilik yoluyla, yeni operasyon verimliliği elde etmek için süreci ve iş akışlarını geliştirmeye devam edin. Genellikle otomasyon, standartlaştırma ve tümleştirme için ek fırsatları  ortaya çıkarsınız.

Daha büyük iş değeri oluşturma arayışı hiçbir zaman bitmeyecek ve aynı şekilde süreç izleme ve en uygun hale getirme etkinliklerini bitmeyecek. İş stratejileri, piyasa koşulları ve mevzuat gereksinimleri değişmeye devam eder, bu nedenle süreçlerinizi daha hızlı bir şekilde uyarlamaya hazır olun.

Koşullar önemli güncelleştirmeleri gerektirirse BPM yaşam döngüsünü yeniden başlatın. Şirketiniz artık iş süreci yönetimi aşamalarını kendi aşaması haline getirdi. Liderler ve süreç paydaşları bir araya gelip yeni girişimlere ilişkin strateji oluşturabilir.