İş süreci yönetim yazılımı (BPMS), bir işletmenin otomatik iş süreçlerini tanımlamasına, dağıtmasına ve yönetmesine yardımcı olarak zaman alan manuel süreçleri iş uygulamaları içinde kolaylaştırılmış iş akışlarına dönüştürür.
Bulut, AI ve büyük veri analizi özelliklerinin eklenmesiyle birlikte BPMS, akıllı BPMS'ye (iBPMS) dönüşerek süreçleri daha fazla otomatikleştirir, iş akışı geliştirmeyi hızlandırır ve iş süreçlerinin daha iyi düzenlemesini sağlar.
BPMS, çeşitli görevleri kolaylaştırmak için iş süreci otomasyonu kullanarak belge inceleme ve onaylama, belge yönetimi, İK işe alımı ve personel taleplerinin yönetimi gibi etkinlikler için süreçlere uyulmasını sağlar.
E-posta yoluyla görev uyarıları, ödeme anımsatıcıları ve teşekkür mektupları gibi tetiklenen iletişimleri otomatikleştirerek,BPMS işletmenizde iş akışlarını iyileştirmektedir. BPMS, e-posta pazarlama kampanyalarını düzenlemeye yardımcı olarak doğru mesajı veya yanıtı doğru zamanda dağıtmanıza yardımcı olur.
BPMS ve iBPMS çözümleri, geniş bir iş uygulamaları yelpazesinde iş akışı otomasyonu oluşturmayı kolaylaştırarak süreçleri standart hale getirir ve şu avantajları sunar:
İş süreci yönetim yazılımını uygulamak, şirket genelinde çalışanların, yinelenen manuel süreçlere daha az zaman harcaması anlamına gelir. Böylece, işleri daha hızlı yapmaya odaklanmalarını sağlar ve verimliliği artırır.
BPMS, şirketlerin iş süreçlerini belgelemelerine, standartlaştırmalarına ve otomatikleştirmelerine olanak tanıyarak yeni süreçlerin kurum genelinde hızlı ve tutarlı şekilde kullanıma sunulmasıyla değişimi hızlandırmayı ve değişime uyum sağlamayı kolaylaştırır.
BPMS, takımların görevleri ve atamaları otomatik olarak yönlendirmesine imkân tanır ve yeni veya güncelleştirilmiş süreçlerin gerçek zamanlı olarak benimsenmesini sağlar. Bu sayede, herkes daima uyum içinde çalışabilir.
Kurumlar, süreçleri içinde kural oluşturmak için BPMS kullanarak mevcut düzenlemelere uyduklarından emin olabilir ve yasal değişikliklere minimum kesintiyle uyum sağlayabilir.
BPMS, iş süreçlerinin tutarlı biçimde uygulanmalarını sağladığından şirketler müşteri etkileşimlerinin önemli yönlerini izleyebilir, oluşturabilir ve zorunlu hale getirebilir. Müşteriler ve şirketler daha fazla kişiselleştirmeden, otomatik bilet oluşturmadan, tek tip tetiklenen yanıtlardan ve tutarlı müşteri adayı veya dava yönetiminden faydalanabilir.
İşletmenizdeki hemen herkes, modern bir BPMS çözümüyle daha kısa sürede daha fazla iş yapmalarına yardımcı olan otomasyonlar tasarlayıp devreye alabilir.
Sadece birkaç yıl önce, iş süreçleri otomasyonunun otomatik hale getirilmesi kendi başına karmaşık bir işlemdi. Geliştiriciler, her otomatik süreç için sıfırdan kod yazmadan önce bir süreç içindeki her görevi eşlemek için iş tarafı proje katılımcılarıyla önemli ölçüde zaman harcamıştır. Bir işlemde yapılan sonraki değişiklikler daha fazla eşleme, daha fazla kodlama ve güncelleştirmeler için daha fazla zaman harcamak anlamına gelir.
Günümüzün en iyi BPMS platformları, geliştirici ve BT desteğine olan gereksinimi azaltarak veya ortadan kaldırarak süreç otomasyonu girişimlerini basitleştirmektedir. Bu sistemler kuruluşların son derece karmaşık süreçler uygulamasına olanak tanır ve ekiplerin ve kişilerin otomatik işlemleri kendi kendilerine kolayca oluşturmasına ve uygulamasına olanak tanır.
Bu nedenle, "Kimler BPMS kullanır?" sorusuna verilecek kısa yanıt nedir? ihtiyacı olan herkes.
Kaliteli bir BPMS yazılımı çözümü, otomatik süreçleri tasarlarken ve dağıtırken tahmine dayalı çalışmayı ortadan kaldırır. Size rehberlik edecek şablonları kullanarak adım adım yaklaşımını izlemenizi sağlar. En iyi BPMS çözümleri, aşağıdakiler için verimli ve bütünleşik bir yol sunar:
Sürece yönelik işletme gerekçesini kavrayın ve bunu tanımlayan tüm mevcut belgeleri veya süreç modellerini inceleyin.
İş sürecindeki aşamaları ve adımları BPMS içinden tanımlayın ve yerleşik modelleme araçlarını kullanarak çeşitli iş senaryolarını platformda test edin.
BPMS çözümünün önceden oluşturulmuş şablonlar ve bağlayıcılardan oluşan kütüphanesini kullanarak iş süreci için süreç akışlarını ve kullanıcı arabirimlerini oluşturun.
Otomasyonunuzun nasıl ve kime dağıtılacağını belirleyin, ardından doğal hayatta nasıl işlediğini görün.
Amacınız iş süreci yönetimini basitleştirmekse insanların otomasyonu kolay biçimde öğrenmesini ve kullanmasını sağlayan BPMS çözümlerinin kısa bir listesini oluşturmak akıllıcadır. Günümüzde türünün en iyisi otomasyon platformları bunu ve çok daha fazlasını gerçekleştiriyor. Aramanızı başlatmadan önce aşağıdaki soruları yanıtlayabildiğinize emin olun:
Fatura işleme gibi daha fazla rutin görevi otomatikleştirmeye yönelik bir çözüme mi, yoksa bütçe yönetimi veya performans izleme gibi karmaşık uzun süreli süreçlerin otomasyonunu destekleyen bir çözüme mi ihtiyacınız olduğunu belirleyin.
Etkili dijital dönüşümün önemli bir bileşeni olarak, seçerek BPMS çözümünün şirketteki herkes için kullanılabilirliğe yönelik olması gerekir. Günümüzün en iyi düşük kodlu BPMS çözümleri, robotik süreç otomasyonu (RPA) kabiliyetlerini kullanarak kurum genelinde daha kolay benimsemeyi sağlar.
Vermeniz gereken önemli kararlardan biri, dağıtacağınız BPMS çözümünün bulut tabanlı mı, yoksa şirket içi mi olacağıdır.
Hizmet olarak bulut yazılımı şeklinde sunulan BPMS platformunun temel avantajlarından bazıları, uygulama ilk andan itibaren çalışır durumda olduğundan, basitleştirilmiş kullanıma sunma; altyapınızı değil, aboneliğinizi büyütmenizi sağlayan ölçeklenebilirlik ve öngörülebilir kullandıkça öde türünde maliyettir.
Şirket içi BPMS platformlarının avantajları büyük ölçüde denetim (altyapınızda bulunduğu için) ve güvenliktir (verileriniz sistemleriniz içinde kalır ve açıklıklar kısıtlıdır).
Şirket içi bir BPMS çözümünün uygulanması ve kullanılması BT altyapısı ve personeline ciddi bir yatırım yapılmasını gerektirir. Düşük kodlu SaaS BPMS platformuyla BT'ye yönelik talepler önemli ölçüde azaltıldı.
Maliyet her zaman önemlidir ancak beklenen yatırım getirisini göz önünde bulundurmayı unutmayın. Araç ne kadar yetenekli olursa işletmenize o kadar fazla değer sunabilir.
Power Platform’u takip edin