Что такое BPMS?

Как BPMS поможет моему бизнесу?

BPMS позволяет использовать автоматизацию бизнес-процессов для оптимизации широкого круга задач, в которых необходимо следовать определенной процедуре: например, в рассмотрении и утверждении документов, управлении документами, адаптации нового персонала и управлении запросами сотрудников.

Посредством автоматизации инициированных сообщений, например оповещений о задачах по электронной почте, напоминаний об оплате и писем с благодарностями, BPMS улучшает рабочие процессы во всей компании. BPMS можно даже использовать для координации маркетинговых кампаний по электронной почте: оно поможет опубликовать нужное сообщение или отправить ответ в нужный момент.

Кто использует BPMS?

С помощью современных решений BPMS практически все сотрудники вашей компании могут проектировать и развертывать средства автоматизации, помогающие выполнить больший объем работы за меньшее время.

Всего несколько лет назад автоматизация бизнес-процессов была сама по себе сложным процессом. Разработчики проводили много времени с заинтересованными лицами со стороны бизнеса, чтобы выявить и разработать описание каждой задачи в составе процесса, прежде чем начать программирование каждого автоматизированного процесса с нуля. Если позже в процесс нужно было внести изменения, это означало дополнительные затраты времени на извлечение технического задания, программирование и реализацию обновлений.

Сегодня лучшие платформы BPMS упрощают процесс автоматизации, уменьшая или вовсе устраняя необходимость в поддержке со стороны разработчиков и ИТ. Эти системы позволяют организациям реализовать процессы высокой сложности, а рабочим группам и отдельным лицам — с легкостью создавать и внедрять автоматизированные процессы самостоятельно.

Итак, краткий ответ на вопрос "Кто использует BPMS?" — все, кому это нужно.

Создание автоматизации с помощью BPMS

Качественные решения BPMS устраняют всякую неопределенность в разработке и развертывании автоматизированных процессов: вам остается только выполнять пошаговые инструкции и использовать шаблоны. Лучшие решения BPMS предоставляют эффективный и интегрированный способ:

1. выявить и спроектировать процесс, который нужно автоматизировать;

   подготовить коммерческое обоснование для процесса и изучить всю существующую документацию или модели процесса, описывающие его;

2. смоделировать логику или поток операций бизнес-процесса;

   определить этапы и шаги бизнес-процесса в BPMS, а также протестировать в нем различные бизнес-сценарии с помощью встроенных средств моделирования;

3. создать автоматизацию с помощью интерактивных инструментов проектирования, работающих от щелчков мыши, вместо написания программного кода;

   создать потоки операций и пользовательские интерфейсы для бизнес-процесса с помощью библиотеки решений BPMS, содержащей встроенные шаблоны и соединители;

4. запустить автоматизацию и поделиться ею со своим отделом или всей компанией;

   выбрать, как и для кого развертывать автоматизацию, а затем понаблюдать, как с ней работают пользователи-неспециалисты.

Выбор решения BPMS
 

Если ваша цель — упростить управление бизнес-процессами, стоит создать краткий список решений BPMS, которые по-настоящему упрощают освоение и использование средств автоматизации. На сегодняшний день лучшие платформы автоматизации делают это и многое другое. Прежде чем начать поиск, обязательно ответьте на следующие вопросы:

Какие процессы для вас приоритетны?
 

Определите, для чего именно вам нужно решение: хотите ли вы автоматизировать рутинные задачи (например, обработку накладных) или сложный длительный процесс (например, управление бюджетом или отслеживание производительности).

Кто будет использовать это решение?
 

Важнейшая составляющая эффективного перехода на цифровые технологии: выбранное вами решение BPMS должно предусматривать возможность использования всеми сотрудниками компании. ’На сегодняшний день лучшие решения BPMS с малым объемом программирования содержат возможности роботизированной автоматизации процессов (RPA) , что упрощает их внедрение в организации.

Как вы собираетесь развернуть BPMS?
 

Важно решить, будет ли ваше решение BPMS облачным или локальным.
 

Основные преимущества облачной платформы BPMS, предоставляемой по модели "программное обеспечение как услуга" (SaaS): упрощенное развертывание (поскольку приложение сразу готово к использованию); масштабируемость (можно расширять подписку, а не инфраструктуру); прогнозируемость затрат (оплата по мере использования).
 

Преимущества локальной платформы BPMS: контроль (данные хранятся в вашей инфраструктуре) и безопасность (данные остаются в ваших системах, уменьшая уязвимость).

Кто будет поддерживать ваше решение BPMS?
 

Для внедрения и обслуживания локального решения BPMS необходимы значительные инвестиции в ИТ-инфраструктуру и персонал. Для SaaS-платформ BPMS с малым объемом программирования необходимость в ИТ-поддержке значительно уменьшается.

Какую сумму вы можете выделить на этот проект?
 

Затраты всегда важны, но не забывайте учитывать ожидаемую окупаемость инвестиций. Чем шире возможности средства, тем большую ценность оно, скорее всего, принесет вашей компании.