Wat is intelligente documentverwerking (IDP)?

Gegevens hebben een verzadigingspunt bereikt. Organisaties hebben tegenwoordig vaak zoveel data dat het moeilijk is om te onderscheiden wat waardevolle informatie is en wat slechts ruis is. Het verzamelen van bruikbare inzichten uit grote hoeveelheden gegevens kan kostbaar en tijdrovend zijn. Daar komt intelligente documentverwerking (IDP) om de hoek kijken.

Intelligente documentverwerking (IDP) is een technologie voor werkstroomautomatisering die betekenisvolle informatie uit grote datastromen scant, leest, extraheert, categoriseert en ordent in toegankelijke indelingen. De technologie kan veel verschillende soorten documenten verwerken: papieren, pdf's, Word-documenten, spreadsheets en een groot aantal andere indelingen. De primaire functie van IDP is het extraheren van waardevolle informatie uit grote gegevenssets, zonder menselijke tussenkomst.

Het automatiseren van een deel van je documentverwerking via IDP heeft diverse voordelen. Dankzij kunstmatige intelligentie kan IDP de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer en -verwerking door werknemers elimineren. Hierdoor wordt niet alleen de snelheid waarmee gegevens kunnen worden verwerkt vergroot, maar ook de kosten hiervoor verlaagd. Bovendien worden menselijke fouten verminderd en is er sprake van een grotere efficiëntie.

Moderne organisaties hebben doorgaans grote hoeveelheden van drie soorten gegevens: gestructureerd, ongestructureerd en semi-gestructureerd. Gestructureerde gegevens zijn georganiseerd en gemakkelijker te lezen door menselijke gegevensverwerkers. Ongestructureerde gegevens zijn daarentegen tijdrovend om te verwerken en te analyseren. Semi-gestructureerde data vallen hier tussenin. Intelligente oplossingen voor documentverwerking kunnen de gegevensverwerking voor gestructureerde, ongestructureerde en semi-gestructureerde gegevens automatiseren.

Verander documenten in nuttige data met Power Automate

Maak documentverwerking eenvoudiger met de IDP-technologie van Microsoft Power Automate. Met Power Automate behoort inefficiënte handmatige invoer tot het verleden en worden betrouwbare gegevensinzichten een vast onderdeel van het heden.

Meer informatie

Hoe werkt intelligente documentverwerking?

Intelligente documentverwerking bestaat uit een aantal stappen.

Het begint met intelligente documentherkenning, waarbij IDP complexe deep-learning AI-technologie gebruikt om documenten te scannen en te classificeren. Deze technologie kan in maar liefst 190 talen worden getraind en kan documenten lezen en interpreteren op dezelfde manier als een gegevensverwerker dat zou doen.

Nadat jouw gegevens zijn geclassificeerd, begint intelligente software voor documentautomatisering met het extraheren van de gegevens die waardevol zijn voor jouw organisatie. Extractie wordt uitgevoerd met behulp van cognitieve AI-technologieën die specifieke stukjes data uit het grotere document identificeren. Vervolgens organiseert IDP de relevante gegevens en presenteert deze in een gemakkelijk toegankelijke indeling.

Als je organisatie grote hoeveelheden gestructureerde, semigestructureerde of ongestructureerde data heeft, moet je de investering in intelligente documentverwerking zeker overwegen als deel van je strategie voor bedrijfsprocesbeheer.

Voordelen van intelligente documentverwerking

Uit onderzoek is gebleken dat intelligente documentverwerking bedrijfsprocessen verbetert en de efficiëntie van teams verhoogt. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van het automatiseren van jouw documentverwerking:

Verhoog de nauwkeurigheid van je verwerking met intelligente documentverwerking. Het foutenpercentage bij menselijke gegevensverwerkers ligt veel hoger dan bij IDP.
Verlaag de kosten van het verwerken van documenten door een deel van jouw werkstromen te automatiseren. Gemiddeld kost handmatige documentverwerking 6 tot 8 dollar per document. De kosten per document bij geautomatiseerde documentverwerking liggen aanzienlijk lager.
verhoog de productiviteit van je werknemers door ze de mogelijkheid te bieden om werk met meer impact te doen. Zonder de noodzaak om tijdrovende documenten te verwerken, kunnen werknemers hun aandacht ergens anders op richten.

Wat is het verschil tussen intelligente documentverwerking en geautomatiseerde documentverwerking?

Geautomatiseerde documentverwerking is een gerelateerde, maar toch heel andere technologie dan IDP. Geautomatiseerde documentverwerking wordt voornamelijk gebruikt om papieren documenten te digitaliseren. Door digitale kopieën van papieren documenten te maken, kunnen ze worden geïndexeerd en doorzoekbaar worden in een database. Dit is van cruciaal belang voor organisaties zoals de DMV die afhankelijk zijn van papieren documentatie, maar hun gegevens gedigitaliseerd willen hebben.

Intelligente documentverwerking is een softwareprogramma voor bedrijfsprocesbeheer waarmee papieren documenten worden gedigitaliseerd en geïndexeerd, maar gaat ook een paar stappen verder door waardevolle informatie te identificeren en inzichten te leveren op basis van de data in papieren documenten (of een ander type), in plaats van alleen digitale toegang tot die documenten te bieden.

Intelligente documentverwerkingssoftware kiezen

Het kiezen van de beste intelligente documentverwerkingssoftware voor je organisatie bestaat uit een aantal stappen.

De eerste stap bij het kiezen van een IDP is het identificeren van de gegevensverwerkingsbehoeften van jouw organisatie. Heb je meer gestructureerde of ongestructureerde gegevens? In welk indeling zijn de meeste van je gegevens opgeslagen? Hoeveel van je gegevensverwerking wil je automatiseren?
Vervolgens moet je beoordelen welke van jouw gegevens ideaal zijn voor intelligente documentverwerking. Bedenk hoeveel tijd het kost om elk van jouw gegevenssets te verwerken en welke van deze gegevenssets voor jouw organisatie het meest voordelig zijn als deze geautomatiseerd zou worden. De documenten die het langst handmatig verwerkt moeten worden, komen mogelijk in aanmerking voor IDP.
Zodra je de werkstromen voor documentverwerking hebt geïdentificeerd die je wilt automatiseren, ben je klaar om te beslissen over intelligente documentverwerkingssoftware. Je moet jouw beslissing nemen op basis van de vraag naar automatisering en de vereisten die jouw organisatie stelt aan geautomatiseerde documentverwerking. Hier zijn enkele vragen die je kunt stellen om jouw keuze te bepalen:

Hoe snel kan de oplossing voor intelligente documentautomatisering worden geïmplementeerd?
Hoe gemakkelijk kan de software worden onderhouden?
Welk ondersteuningsniveau biedt het softwarebedrijf voor hun intelligente documentautomatiseringsservices?
Kan de technologie voor intelligente documentherkenning in de software alle documenten lezen die je organisatie wil verwerken?
Wordt het aantal fouten aanzienlijk lager door de nauwkeurigheid van de software?

Gebruiksscenario's voor intelligente documentverwerking

IDP wordt in alle sectoren gebruikt. Hier zijn enkele use cases voor intelligente documentverwerking:

Financiële afdelingen kunnen leveranciersfuncties automatiseren, zoals het verwerken van facturen.
Afdelingen personeelszaken kunnen cv's verwerken, werknemers screenen en werknemersenquêtes en andere HR-data verwerken met IDP.
Overheidsinstanties kunnen vergunningen beheren, e-documenten uitgeven en aanvragen verwerken met intelligente documentverwerkingssoftware.
Verzekeringsmaatschappijen kunnen geautomatiseerde documentverwerking gebruiken om claims te verwerken, fraude te detecteren, triages voor verzekeringspolissen uit te voeren en de documentverwerking van je organisatie te versnellen.
Advocatenkantoren kunnen met IDP wettelijke gegevens met een hogere nauwkeurigheid verwerken, archiveren en beheren dan via handmatige documentverwerking.

Dit zijn slechts enkele sectoren waarin intelligente documentverwerking wordt gebruikt om werkstromen voor gegevensverwerking te versnellen en verbeteren. Als je met de juiste software werkt, heeft IDP een breed scala aan toepassingen en voordelen voor de meeste organisaties.

Meer informatie over de voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen met Microsoft Power Automate.

Documentverwerking vereenvoudigen met Microsoft Power Automate

Door intelligente documentverwerking in jouw organisatie te gebruiken, kun je nuttige gegevens uit jouw documenten verzamelen met minder menselijke fouten en tegen lagere kosten. Omdat IDP jouw medewerkers ontlast van het verwerken van grote hoeveelheden tijdrovende gegevens, kun je er zinvolle inzichten uit halen in gebruiksvriendelijke, toegankelijke indelingen.

IDP is slechts één van de werkstroomautomatiseringen die Power Automate mogelijk maakt en die repetitieve taken elimineert en het werk efficiënter maakt. Dankzij hulpprogramma's met weinig code en slepen en neerzetten, kun je met Power Automate innovatieve manieren creëren om dingen gedaan te krijgen.

Meer informatie

Intelligente documentverwerking (IDP) is een technologie voor werkstroomautomatisering die betekenisvolle informatie uit grote datastromen scant, leest, extraheert en ordent.
Bij intelligente documentverwerking worden documenten geclassificeerd met behulp van intelligente documentherkenningstechnologie. Vervolgens worden de gegevens verwerkt met patroonherkenningstechnologie. Nadat het document is verwerkt, extraheert de IDP-software zinvolle gegevens en zet deze om in een toegankelijke indeling.
Intelligente documentverwerking vergroot aantoonbaar de nauwkeurigheid, efficiëntie en snelheid van gegevensverwerking voor organisaties in allerlei bedrijfstakken.
Automatische documentverwerking wordt voornamelijk gebruikt om papieren documenten te digitaliseren. Met intelligente documentbewerking worden veel verschillende typen documenten volledig verwerkt en worden de relevante data geordend, zodat er geen menselijke gegevensverwerkers meer nodig zijn.
De implementatie van intelligente documentsoftware begint met een beoordeling van jouw werkstromen voor documentverwerking om te bepalen welke werkstromen geautomatiseerd kunnen worden. Zodra je weet welke documenten je wilt automatiseren, moet je de werkstromen identificeren die de hoogste nauwkeurigheid vereisen en daarmee beginnen met de automatisering.
Intelligente documentverwerking kan worden gebruikt in verschillende bedrijfstakken, van verzekeringsmaatschappijen tot overheidsinstanties, om de verwerking van veel verschillende typen data te versnellen en te verfijnen.

Gratis aan de slag

Contact opnemen met de verkoopafdeling

Chat met de verkoopafdeling

Beschikbaar ma-vr van 9.00 tot 17.00 u.

Nu chatten

Vraag ons om contact met je op te nemen

Laat een Power Automate-verkoopmedewerker contact met je opnemen.

Een aanvraag verzenden

Bel met de verkoopafdeling