Hvorfor virksomheter bruker robotautomatiseringsverktøy

Hvordan fungerer robotautomatiseringsverktøy sammenlignet med andre automatiseringsløsninger?

For å forstå fordelene ved RPA-verktøy i forhold til andre løsninger for automatisering av arbeidsflyter, kan det være nyttig å forstå forskjellen mellom automatisering og RPA. Arbeidsflytautomatisering bruker teknologi for å redusere manuelle trinn i en forretningsprosess, men krever fortsatt at en person fullfører prosessen. RPA-verktøy utvikler roboter som jobber gjennom brukergrensesnittet, slik at det ikke er nødvendig med menneskelig interaksjon. Dette kan være overvåkede prosesser, der mennesker fortsatt må starte oppgavene, eller de kan være ikke-overvåkede prosesser, som er fullautomatiserte.

RPA-verktøy krever lite eller ingen koding, og fordi robotene bruker samme infrastruktur og løsninger som de ansatte, trenger du ikke å endre den underliggende arkitekturen. Virksomhetsbrukere driver RPA-løsninger. Noen RPA-løsninger er faktisk utviklet for borgerutviklere – ansatte uten teknisk bakgrunn – som kan automatisere de manuelle prosessene de jobber med hver dag. Med liten eller ingen involvering fra IT kan du optimalisere driften og øke tilfredsheten hos de ansatte uten å betale kostnader for tradisjonell utvikling.

Robotautomatisering skiller seg også fra tradisjonelle verktøy for prosessautomatisering på følgende måter:

• Tradisjonelle automasjonsprosesser kan kreve at deler eller hele teknologinfrastrukturen skiftes ut. RPA-roboter jobber i brukergrensesnittet og samhandler med andre systemer på samme måte som mennesker.
• Automatiseringsroboter er fleksible nok til å automatisere prosesser for flere apper.
• Ettersom robotene brukes for repeterende, generelle prosesser, for eksempel dataregistrering, kan de skaleres og oppgraderes enklere enn en arbeidsflytløsning som er utformet for én prosess.

Selv om RPA-programvare skaper verdi ved å øke effektiviteten i repetetive og regelbaserte arbeidsflyter, er det noen prosesser som fortsatt håndteres best av de ansatte. Generelt er prosesser som bruker mye ustrukturerte data eller grafisk informasjon, og som er avhengige av parametere som endrer seg raskt, best håndtert av kreative ansatte.

Robotautomatisering i dag og i fremtiden

RPA-programvare får for tiden mye oppmerksomhet fordi selskaper lærer seg å bruke det og opplever fordelene, som tids- og kostnadsbesparelser. Som med alle teknologier vil RPA imidlertid bli mer sofistikert og endre seg etterhvert som virksomhetenes behov endrer seg. Her er noen prognoser for hvordan RPA-verktøy kan utvikle seg videre:

• Dypere integrasjon med KI. Med videreutvikling av RPA vil virksomheter sannsynligvis oppdage nye måter det kan kombineres med moderne teknologi, som KI, maskinlæring eller tingenes Internett (IoT) – og noen selskaper har allerede gjort det. Hyperautomatisering, eller intelligent automatisering, utvider hvilke typer oppgaver RPA-verktøy kan gjennomføre, og gir dem krefter til å automatisere mange ulike komplekse oppgaver.
• Mer intrikate automatiseringer. Virksomheter bruker RPA til å automatisere alle typer ensformige oppgaver, men hvis det kombineres med KI og maskinlæring kan det gjøre det mulig å effektivisere helt nye typer oppgaver. Virksomheter kan for eksempel allerede bruke RPA-verktøy til å digitalisere dokumenter, men KI-baserte RPA-verktøy kan også forstå innholdet i dokumentene og klassifisere dem på en effektiv måte og uten feil.
• Rimeligere og mer tilgjengelig. Da RPA-verktøy kom på markedet var de vanskelig tilgjengelige, og de kunne være kostbare. Fordi etterspørselen etter RPA-programvare har økt, tilbys det nå av flere selskaper. Med flere tilgjengelige alternativer er det sannsynlig at prisene vil falle, og at funksjonene blir mer konkurransedyktige.

Nøkkelfunksjonaliteter i robotautomatiseringsprogramvare

Mange RPA-verktøy er på markedet nå, med mange ulike funksjoner. Som et minimum bør god RPA-programvare tilby denne kjernefunksjonaliteten:

• Interoperabilitet. RPA-programvaren må fungere med eksisterende skrivebordsprogrammer, nettprogrammer og andre viktige programvarer. Den må også kunne koble til systemets API-er og lese/skrive til databaser.
• Dataforbedring. Programvaren må kunne hente data fra nettsteder og sosiale medier.
• Behandling av ulike datatyper. Det er viktig at programvaren kan trekke ut og legge inn data, kombinere data fra flere kilder og følge betingede setninger, for eksempel if/else.
• Programmeringsgrensesnitt. Et programmerbart grensesnitt er viktig. RPA-programvare kan ha intelligente, eller kognitive, funksjoner for konfigurering av roboter til å ta beslutninger, noe som bidrar til at virksomheten kan drives mer effektivt. Roboter kan for eksempel bidra med å svare på IT-støttesaker, som frigjør IT-teamet fra administrative oppgaver og gir dem muligheten til å fokusere på andre ting. Noen programvarealternativer har til og med kodefrie metoder for programmering av roboter, men alle RPA-verktøy bør være i stand til å samhandle med mange typer programmer, e-postmeldinger, filer og mapper.

Velge og bruke RPA-programvare

Når du begynner å evaluere tilgjengelige RPA-verktøy må du tenke på hva slags typer prosesser du ønsker å automatisere. Ulike kontroller og kommandoer er bygget inn i de ulike verktøyene for robotautomatisering og styrer de tilgjengelige funksjonene, så du må sikre at de passer med dine mål for automatisering av arbeidsflyter. Du bør også se etter gjenbrukbare komponenter og sikre at robotene dine enkelt kan fungere med eksisterende systemer.

Vurder følgende kriterier når du velger riktig robotautomatiseringsprogramvare for organisasjonen:

• Brukervennlighet. RPA-programvare må være brukervennlig for personer med begrensede programmeringsevner, slik at de kan utvikle automasjonen og deretter konfigurere en arbeidsflyt i RPA-programvaren. Det finnes også RPA-løsninger basert på lavkode, der vanlige personer uten IT-ferdigheter kan automatisere arbeidsflyter. Uansett hvilken programvare du velger, bør den ha integrerte, utvidbare kommandoer, veiledere og grafiske brukergrensesnitt.
• Fleksibilitet. Programvaren bør tillate at du kan konfigurere egendefinerte funksjoner uten at du må betale ekstra for tilpasninger. Den bør også kunne håndtere ulike brukstilfeller og varierende mengder data med konsistente ytelser.
• Skalerbarhet. RPA-programvare må skalere raskt for å møte virksomhetens driftsmessige krav og kunne håndtere oppdateringer. Programvaren må også kunne kjøre flere roboter og arbeidsflyter.

Hvordan ulike bransjer bruker programvare for robotautomatisering

Alle typer virksomheter har funnet en måte å dra nytte av RPA-programvare på. Bransjer som helsevesenet kan for eksempel bruke RPA til å gjøre timeavtaler, gjennomføre dataregistrering av pasienter, behandle krav og administrere fakturering. Slik bruker andre bransjer RPA-verktøy til å transformere prosessene sine:

• Detaljhandel. Oppdatering av ordrer, forsendelsesprodukter og sporing av forsendelser.
• Telekommunikasjon. Overvåking, behandling av svindeldata og oppdatering av kundedata.
• Bankvirksomhet. Forbedring av arbeidseffektivitet, datanøyaktighet og sikkerhet.
• Forsikring. Administrasjon av arbeidsprosesser, registrering av kundedata og hjelp med å kjøre apper.
• Produksjon. Hjelp med forsyningskjedeprosesser, fakturering for materialer, kundeservice og støtte og administrasjon.

Begrensningene til robotautomatiseringsverktøy

Det er mange fordeler ved RPA-programvare, men den kan ikke gjøre alt. Teknologien er i stadig utvikling, men enn så lenge fungerer programvaren likevel best som en del av et nettverk med en annen teknologi. Det vil si at programvaren enda ikke er en altomfattende løsning som kan takle alle driftsutfordringer.

For øyeblikket er RPA en regelbasert teknologi som fungerer best med strukturerte data, eller med informasjon som følger en forhåndsdefinert datamodell. For at den skal fungere optimalt må du programmere robotene til å gjøre det du ønsker, så fungerer de kun innenfor disse parameterne. Med mindre du tilfører et lag med KI- eller maskinlæringsteknologi kan RPA-løsningen kun følge reglene du setter, ikke forstå eller tolke innholdet som hentes inn.

For at et RPA-verktøy for eksempel skal behandle informasjon fra fakturaer eller andre papirer må alle papirer følge det samme formatet. Verktøyet kan ikke behandle filer som avviker fra formatet. Av denne årsaken passer ikke RPA-verktøy særlig godt for ustrukturerte data, eller for informasjon som ikke følger en forhåndsdefinert datamodell.

RPA-verktøy kan heller ikke lære eller tilpasse seg. Hvis virksomhetens prosesser endrer seg, må du dermed omprogrammere robotene slik at de fungerer med de nye prosessene, og dette kan være tidkrevende. Hvis RPA-verktøyet dessuten ikke er kompatibelt med de nye prosessene, kan investeringen vise seg å være kortlivet. For å unngå dette problemet bør du før du tar i bruk et RPA-verktøy vurdere hvor sannsynlig det er at prosesser og teknologi vil endre seg.

Hvordan du oppnår suksess med automatiseringsverktøy

Som med andre teknologier vil suksessen med RPA-programvare avhenge av hvordan den brukes. Selv de beste verktøyene kan ikke løse en fundamentalt ødelagt prosess, så det er viktig å tenke over hvilke oppgaver du automatiserer. Det rette RPA-verktøyet, brukt i riktig kontekst med en spesifikk og målbar målsetting, kan endre forståelsen av hva effektivitet betyr i bedriften din. Husk følgende anbefalte fremgangsmåter når du begynner å bruke RPA-teknologi til å automatisere prosesser:

• Kjenn prosessen du ønsker å automatisere. Revider alle driftsprosesser for å finne ut hvilke oppgaver som egner seg best for RPA. Husk at RPA-verktøy vanligvis ikke forstår informasjon, så med mindre du også planlegger å ta med kunstig intelligens, kan du velge en prosess som har klare definerte parametre og ikke trenger menneskelig inngrep eller tilsyn, for eksempel planlegging av avtaler eller behandling av fakturaer. Enkelte typer programvare, som Microsoft Power Automate, inneholder funksjoner som hjelper deg med å identifisere de rette prosessene for automatisering.
• Velg det rette verktøyet. Etter at du har bestemt hvilke prosesser du vil automatisere, må du finne verktøyene som støtter dette på best mulig måte. Alle verktøy har ulike styrker, så du bør evaluere dem basert på funksjoner, pris, hvor enkle de er å implementere og hvor godt de fungerer med eksisterende programvare.
• Lær opp de ansatte. Opplæring av ansatte når det gjelder hvordan de bruker – og eventuelt endrer eller vedlikeholder – RPA-verktøyet er en utmerket metode som kan brukes til å sikre at verktøyet fortsatt er en verdifull ressurs som kan brukes, og som i tillegg brukes av hele firmaet.
• Mål resultatene. Før og etter implementeringen bør du overvåke nøkkelindikatorer (KPI-er), som ansattproduktivitet, nøyaktigheten i dataregistrering, antall registrerte avtaler eller antall behandlede dokumenter. Hvis KPI-ene ikke blir bedre etter implementeringen, kan det være et tegn på at du har valgt feil prosesser, eller gitt feil parametre til robotene.