Трансформуйте командну співпрацю за допомогою ШІ в Microsoft Teams

У сучасному швидкому темпі роботи наради відіграють важливу роль для ухвалення рішень і планування. Тим не менш, багато часу часто втрачається на адміністративні завдання, як-от створення нотаток, відстеження виконання плану дій і організація подальших заходів. Ці завдання можуть відволікти увагу від важливої ​​роботи й сповільнити робочий темп команди.

Copilot у Teams змінює цю тенденцію шляхом автоматизації щоденних операцій, тому команди можуть приділяти більше часу запровадженню нововведень, розв’язанню проблем і досягненню результатів.

Використання ШІ в співпраці команд – це не просто заощадження часу, а й трансформування командної роботи. Завдяки штучному інтелекту, який опрацьовує відомості, команди можуть зосередитися на високоефективних заходах. Нижче показано, як ШІ полегшує роботу в команді.

• Злагоджена співпраця. ШІ надає миттєвий доступ до відповідних записів нарад, забезпечує узгодженість і усуває непорозуміння.
• Заощадження часу. ШІ автоматизує адміністративні завдання, що дає змогу командам витрачати більше часу на створення стратегій і вирішення проблем.
• Підвищення залученості. ШІ опрацьовує документацію, що надає можливість усім учасникам команди брати участь в обговореннях.
• Більша точність. ШІ забезпечує точне складання нотаток, призначення завдань і створення стенограм, що мінімізує людські помилки й підвищує довіру до спільної інформації.

Адміністративні завдання часто забирають дорогоцінний час, який можна витратити на важливішу роботу. Завдяки можливостям ШІ в Teams ці щоденні завдання автоматизовано, що дає командам змогу зосередитися на ефективній діяльності.

Нижче наведено кілька ключових способів, за допомогою яких автоматизація ШІ підвищує ефективність.
 

• Транскрибування наради. ШІ автоматично генерує докладні стенограми, забезпечуючи відповідність і повноту документації.
• Плани дій. ШІ визначає рішення та подальші дії, призначає завдання учасникам команди й встановлює кінцеві терміни в інтегрованих диспетчерах завдань.
• Динамічний порядок денний. ШІ пропонує пункти порядку денного на основі тем минулих нарад і етапів проекту.
• Розумні нагадування. ШІ надсилає своєчасні нагадування про кінцеві терміни, подальші дії та невиконані завдання, забезпечуючи роботу команди за планом.

Завдяки автоматизації щоденних завдань штучним інтелектом команди можуть зосередитися на важливішій роботі, підвищуючи продуктивність і результативність. Наприклад, керівник проекту, який контролює запуск продукції, може використовувати ШІ для записування рішень, призначення завдань і надсилання подальших нагадувань, а не розсилати новини вручну. 

Штучний інтелект також може відстежувати перебіг виконання завдань і надсилати своєчасні нагадування, які допомагатимуть команді працювати за планом та зменшувати затримки й стрес, щоб вони могли зосередитися на стратегічних аспектах запуску.

Ефективне спілкування є основою успішної співпраці, особливо для команд, які працюють у різних місцях або розмовляють різними мовами. Teams використовує ШІ, щоб усунути бар’єри у спілкуванні та забезпечити зрозумілість для всіх.

Нижче наведено деякі функції спілкування на основі ШІ, доступні в Teams.
 

• Багатомовна підтримка. Переклад чатів і стенограм нарад у режимі реального часу забезпечує ефективну співпрацю між командами в усьому світі.
• Зведення на вимогу. Учасники, які приєдналися пізніше або повністю пропустили нараду, можуть отримати доступ до зведень, щоб бути в курсі справ без необхідності переглядати цілі стенограми.
• Удосконалений обмін повідомленнями. ШІ пропонує чіткіші та професійніші фрази для повідомлень, покращуючи точність і усуваючи непорозуміння.

Уявіть собі команду зі світового маркетингу, яка разом працює над великою кампанією. Завдяки багатомовному транскрибуванню та згенерованим штучним інтелектом зведенням учасники команди, які працюють у різних часових поясах, можуть без зусиль співпрацювати, підтримувати зв’язок і ознайомлюватися з пропущеними нарадами без необхідності переглядати довгі записи.

Ці інструменти сприяють інклюзивному спілкуванню та допомагають забезпечити продуктивність і синхронізацію команд незалежно від їхнього розташування.

Для досягнення командних цілей потрібне не лише продуктивне спілкування, але й ефективні робочі процеси. Copilot у Teams спрощує керування завданнями, визначення пріоритетів і планування, щоб складне стало зрозумілим. 

Нижче наведено кілька прикладів оптимізації робочого процесу за допомогою ШІ.

• Відстеження завдань. ШІ автоматично реєструє завдання на основі нотаток наради й оновлює їхній статус відповідно до прогресу учасників команди.
• Розумне визначення пріоритетів. ШІ рекомендує, які завдання чи кінцеві терміни потребують негайної уваги, використовуючи аналітику на основі даних.
• Спрощене планування. ШІ аналізує календарі команди, щоб запропонувати ідеальний час для нарад, зводячи до мінімуму можливість конфліктів під час планування.

ШІ допомагає зменшити кількість суперечок, надаючи командам саме те, що їм потрібно для ефективної роботи. Наприклад, консалтингова фірма, яка обслуговує кількох клієнтів, може використовувати інструменти на основі ШІ для спрощення відстеження проекту. 

Замість того, щоб покладатися на розсилку новин і подальших дій вручну, керівники мають можливість бачити прогрес у режимі реального часу, що гарантує своєчасне й ефективне виконання основних етапів.

Запровадження штучного інтелекту не має лякати. Вирішуючи реальні проблеми й зосереджуючись на користі, яку приносить ШІ вашій команді, ви можете впевнено запровадити зміни й відразу побачити результат. Нижче наведено деякі поширені проблеми й спосіб їх вирішення за допомогою інструментів підвищення продуктивності на основі ШІ.

Хоча інструменти на основі ШІ вимагають початкових інвестицій, ефективність, яку вони підвищують, матиме довгострокове значення. Автоматизація таких завдань, як створення нотаток і планування, звільняє час для важливішої роботи, підвищує продуктивність і прискорює реалізацію проекту.

Найкращі інструменти на основі ШІ запроваджують безпеку й захист даних на корпоративному рівні. Такі функції, як сховище зашифрованих даних і вбудовані засоби контролю відповідності вимогам, допомагають командам впевнено впроваджувати ШІ й захищати конфіденційну інформацію.

Рішення на основі ШІ, у які варто інвестувати, створені для ефективної інтеграції з наявними інструментами й робочими процесами. Вони вимагають мінімальної підготовки й розширюють можливості команд, спрощуючи такі завдання, як транскрибування, керування завданнями та планування без надмірного навчання.

Штучний інтелект швидко видозмінює командну роботу, а майбутнє обіцяє ще більше перспектив завдяки таким інструментам на основі ШІ, як Teams. Нові можливості, як-от аналіз передбачень, проактивне навчання та розумніші інтеграції, дадуть змогу командам передбачати проблеми, оптимізувати рішення і швидше досягати результатів. Організації з прогресивним мисленням, які вже зараз використовують штучний інтелект, отримають конкурентну перевагу, забезпечуючи своїм командам успіх на робочому місці, що стає все більш цифровим.

Вибір правильних інструментів на основі ШІ вимагає розуміння унікальних потреб команди. Скористайтеся цим коротким контрольним списком, щоб оцінити свої можливості.
 

• Потреби. Які завдання потрібно автоматизувати або вдосконалити?
• Безпека. Чи захищає інструмент конфіденційні дані?
• Сумісність. Чи можна інтегрувати в наявні системи?
• Масштабованість. Чи може розвиватися разом із вашим бізнесом?
• Підтримка. Чи має належну підтримку клієнтів?

Платформа Teams вирізняється поміж інших інструментів підвищення продуктивності завдяки глибокому інтегруванню в екосистему Microsoft 365, а також можливістю безпечно й контекстуально використовувати весь масив даних організації. Нижче наведено її особливості.

• Безперешкодне інтегрування в Microsoft 365. Покращуйте робочі процеси там, де вже працює ваша команда. Copilot працює безпосередньо в Teams і програмах Microsoft 365, пропонуючи повністю уніфікований досвід.
• Контекстуальний штучний інтелект на основі ваших даних. Помічник Copilot не лише автоматизує завдання в Teams. Він розумно працює з даними вашої організації, збираючи відповідну інформацію на основі нарад, чатів тощо, щоб якомога корисніше нею скористатися.
• Безпека й відповідність вимогам на корпоративному рівні. Корпорація Майкрософт надає пріоритет конфіденційності та безпеці даних на кожному рівні. На відміну від деяких інструментів, які покладаються на сховище сторонніх розробників, Teams працює в системі безпеки Microsoft корпоративного рівня. Ваші дані залишаються під вашим контролем.
• Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача. Помічник Copilot у Teams простий у використанні та доступний, що підвищує продуктивність без потреби надмірного навчання. Його інтегрування в знайомі інструменти гарантує, що команди можуть використовувати ШІ, не порушуючи поточні робочі процеси.
• Можливість масштабування для всіх. Яким би не був ваш бізнес – малим чи великим, Copilot легко масштабується відповідно до ваших потреб. Його можливості на основі ШІ адаптуються до будь-якого розміру команди, підвищуючи цінність на кожному рівні, допомагаючи невеликим командам рухатися швидше й даючи великим організаціям змогу залишатися на зв’язку та бути ефективними у всіх відділах.

Штучний інтелект став не лише інструментом, який приємно мати. Віннезамінний компаньйон у питаннях продуктивності, співпраці та впровадження інновацій. Copilot у Teams допомагає працівникам зосередитися на тому, що справді важливо, завдяки автоматизації щоденних завдань, оптимізації процесів і покращенню спілкування. У результаті залишається більше часу для важливої роботи й витрачається менше енергії на деталі. Щоб отримати якомога більше переваг, спробуйте Microsoft Teams, преміум-версію. З преміум-версією ваша команда отримує доступ до потужних функцій, які роблять наради й зідзвони розумнішими, цікавішими та більш захищеними. Пропонуючи від персоналізованої взаємодії, яка зміцнює зв’язки, до передових інструментів, що захищають конфіденційну інформацію, преміум-версія Teams гарантує, що ваша команда працюватиме розумніше й безпечніше. Не чекайте – дізнайтеся просто зараз, як ШІ в Teams може змінити ваші робочі процеси.