ИИ в Microsoft Teams: новый подход к командной работе

В современном быстро меняющемся мире собрания играют важную роль в принятии решений и планировании. Однако сотрудники часто тратят много времени на административные задачи: делают заметки, отслеживают поручения и планируют дальнейшие действия. Эти задачи отвлекают от важных дел и замедляют работу команды.

Copilot в Teams помогает автоматизировать рутинную работу, чтобы сотрудники уделяли больше времени внедрению инноваций, решению проблем и получению нужных результатов.

ИИ не только помогает экономить время при взаимодействии с коллегами, но и меняет подход к командной работе в целом. ИИ обрабатывает сопутствующую информацию, чтобы сотрудники сосредоточивались на наиболее важных задачах. Ниже описаны несколько преимуществ от использования ИИ.

• Эффективное взаимодействие. Благодаря ИИ у команд всегда есть доступ к актуальным записям собраний, чтобы все действовали согласованно и не возникало недопонимания.
• Экономия времени. ИИ автоматизирует выполнение административных задач, чтобы команды уделяли больше времени стратегически важным делам и решению проблем.
• Большая вовлеченность. ИИ обрабатывает документацию, чтобы члены команды полноценно участвовали в обсуждениях.
• Точная информация. ИИ делает заметки, назначает задачи и создает расшифровки, что позволяет свести к минимуму человеческие ошибки и повысить доверие к общей информации.

Административные задачи часто отнимают драгоценное время, которое лучше было бы потратить на более приоритетные проекты. Функции на базе ИИ в Teams позволяют автоматизировать такую рутинную работу, чтобы команды сосредотачивали свое внимание на важных делах.

Ниже приведены основные способы автоматизации процессов с помощью ИИ для повышения эффективности.
 

• Транскрибирование собраний. ИИ автоматически создает подробные расшифровки, что позволяет тщательно документировать информацию и обеспечивать соответствие требованиям.
• Поручения. ИИ обнаруживает информацию о принятых решениях и дальнейших действиях, а затем создает поручения для членов команды и устанавливает сроки в интегрированных менеджерах задач.
• Динамические повестки собраний. ИИ предлагает пункты повестки собрания на основе тем прошлых встреч и информации об основных этапах проекта.
• Интеллектуальные напоминания. ИИ своевременно отправляет напоминания о сроках, дальнейших действиях и незавершенных задачах, что помогает командам планомерно двигаться к цели.

Если автоматизировать рутинные задачи с помощью ИИ, то команды смогут сосредоточиться на более важной работе. Это позволит повысить продуктивность и улучшить результаты. Например, менеджер проекта курирует запуск продукта. ИИ поможет фиксировать решения, назначать задачи и отправлять сведения о дальнейших действиях. Никому не придется вручную актуализировать эту информацию. 

Кроме того, ИИ будет отслеживать ход выполнения задач и отправлять своевременные напоминания, чтобы люди не выбивались из графика. Так при реализации проекта будет меньше задержек и стрессовых ситуаций, и команда сможет уделить больше внимания стратегическим аспектам запуска.

Эффективная коммуникация — это основа успешного взаимодействия в команде, особенно если ее участники работают в разных точках мира или разговаривают на разных языках. В Teams ИИ помогает устранять барьеры в общении, чтобы люди легко понимали друг друга.

Ниже описаны некоторые функции на базе ИИ в Teams, которые позволяют организовать среду для продуктивной коммуникации.
 

• Поддержка нескольких языков. Перевод чатов и расшифровок встреч в реальном времени делает взаимодействие с коллегами из других стран более эффективным.
• Сводки по запросу. Если кто-то опоздал или пропустил собрание, этим людям будут доступны краткие сводки. Так участники будут в курсе событий, и им не придется просматривать всю расшифровку.
• Улучшение сообщений. ИИ предлагает более четкие и профессиональные формулировки при обмене сообщениями. Это помогает точно передавать свои мысли и избегать недопонимания.

Представим, что команда специалистов по маркетингу из разных стран работает над запуском большой кампании. Сгенерированные ИИ расшифровки и сводки на разных языках помогут людям в разных часовых поясах вносить свой вклад в общее дело без лишних проблем. Все участники смогут работать согласованно, а чтобы восполнить пробелы из-за пропуска собрания не придется просматривать длинные записи.

Эти инструменты делают коммуникацию более инклюзивной. С ними участники команд будут работать продуктивно и синхронно, где бы они ни находились.

Достижение целей команды требует не только хорошо налаженной коммуникации, но и эффективных рабочих процессов. Copilot в Teams упрощает управление задачами, расстановку приоритетов и планирование. Этот инструмент помогает конвертировать сложные данные в понятные действия. 

Ниже приведены несколько примеров оптимизации рабочих процессов с помощью ИИ.

• Отслеживание задач. Задачи из заметок с собраний автоматически регистрируются, и их статус обновляется по мере того, как члены команды работают над ними.
• Умная приоритизация. Благодаря аналитике на основе данных сотрудники получают рекомендации о том, на какие задачи или сроки нужно обратить внимание в первую очередь.
• Удобное планирование. ИИ анализирует календари команд, чтобы предлагать идеальное время для собраний. Это сводит к минимуму конфликты в расписании.

ИИ помогает работать продуктивнее. Команды оперативно получают именно то, что им нужно для эффективного продвижения к поставленным целям. Например, если консалтинговая фирма работает с несколькими клиентами, инструменты на базе ИИ упростят отслеживание проектов. 

Руководителям команд не придется вручную обновлять информацию и фиксировать дальнейшие действия. Они смогут в реальном времени отслеживать ход выполнения и контролировать, чтобы основные этапы завершались вовремя и сотрудники работали эффективно.

Перспектива внедрения ИИ не должна вас пугать. Если вы сосредоточитесь на реальных проблемах и поймете, какую именно пользу ИИ принесет команде, то сможете уверенно перейти на ИИ-решения и сразу увидите результаты. Ниже рассматриваются некоторые вопросы использования ИИ-инструментов, которые вызывают беспокойство.

Несомненно, ИИ-инструменты на начальном этапе требуют финансовых вложений. Но после их внедрения сотрудники трудятся эффективнее, что приносит выгоду в долгосрочной перспективе. Автоматизация различных задач (например, создания заметок или планирования) высвобождает время для более приоритетной работы. Это повышает продуктивность и ускоряет реализацию проектов.

Хорошие ИИ-инструменты обеспечивают безопасность и защиту данных корпоративного уровня. В них есть специальные функции, например зашифрованное хранение данных и встроенные средства управления соответствием требованиям. Это помогает командам внедрять ИИ и при этом обеспечивать защиту конфиденциальной информации.

Инвестируйте в ИИ-решения, которые разработаны для беспроблемной интеграции с существующими инструментами и рабочими процессами. В таком случае сотрудникам не потребуется длительное обучение, а расшифровывать собрания, управлять задачами и планировать станет намного проще.

ИИ быстро меняет подход к работе в команде. В будущем инструменты на базе ИИ (такие как Teams) еще больше раскроют свой потенциал. Новые возможности, например прогнозная аналитика, проактивная помощь, а также более эффективная интеграция позволят командам предвидеть проблемы, оптимизировать решения и быстрее получать результаты. Организации, которые уже сейчас внедряют ИИ, получат конкурентное преимущество. Они создают для своих команд удобную цифровую среду, где сотрудники смогут продуктивно работать и развиваться.

Чтобы выбрать правильные ИИ-инструменты, вам нужно выявить уникальные потребности своей команды. Воспользуйтесь этим небольшим контрольным списком, который поможет оценить доступные варианты.
 

• Потребности. Выполнение каких задач нужно автоматизировать или оптимизировать?
• Безопасность. ИИ-инструмент защищает конфиденциальные данные?
• Совместимость. Есть возможность интегрировать ИИ-инструмент в существующие системы?
• Масштабируемость. Есть возможность масштабировать ИИ-инструмент по мере роста компании?
• Поддержка. Для ИИ-инструмента организована хорошая служба поддержки клиентов?

Teams выделяется среди других инструментов для продуктивной работы. Это решение глубоко интегрировано в экосистему Microsoft 365 и позволяет максимально эффективно использовать данные организации с учетом контекста и без рисков для безопасности. Ниже описаны основные преимущества Teams.

• Полная интеграция с Microsoft 365. Вы сможете улучшать процессы в среде, в которой команда уже работает. Copilot доступен прямо в Teams и приложениях Microsoft 365, то есть сотрудники будут использовать единый интерфейс.
• Контекстуальное применение ИИ с опорой на данные. Copilot не просто автоматизирует выполнение задач в Teams. Чтобы приносить максимальную пользу, ИИ анализирует данные организации и извлекает релевантную информацию из собраний, чатов и других источников.
• Обеспечение безопасности и соответствия требованиям корпоративного уровня. Майкрософт уделяет первостепенное внимание конфиденциальности и безопасности данных на всех уровнях. В некоторых инструментах используется стороннее хранилище, Teams же работает в пределах корпоративной инфраструктуры безопасности от Майкрософт. Вы всегда контролируете свои данные.
• Интуитивно понятный интерфейс. Copilot в Teams — это простое решение для повышения продуктивности, которое сможет освоить каждый без длительного обучения. Благодаря интеграции со знакомыми инструментами команды будут использовать ИИ прямо в рамках своих текущих рабочих процессов.
• Масштабируемость под любые нужды. Copilot подойдет как малому бизнесу, так и крупным предприятиям. Это решение легко масштабируется в соответствии с потребностями компании. ИИ-функционал адаптируется под нужды команд любого размера и приносит пользу на всех уровнях. Небольшим группам такие инструменты помогают выполнять задачи быстрее, а крупным организациям — поддерживать согласованность и эффективность работы всех отделов.

Сегодня ИИ — не просто приятное дополнение к стандартным инструментам. Это незаменимый помощник для продуктивной работы, эффективного взаимодействия и внедрения инноваций. Copilot в Teams автоматизирует выполнение рутинных задач, оптимизирует процессы и делает коммуникацию более эффективной. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на действительно важных вещах. У них появляется больше времени на работу над ключевыми проектами, и они тратят меньше сил на второстепенные дела. Если вы хотите пользоваться всеми преимуществами Teams, приобретайте подписку на Microsoft Teams премиум. С этим решением сотрудники получат доступ к полезным функциям, с которыми собрания и звонки будут эффективнее, интереснее и безопаснее. Персонализированные возможности укрепят связи, а передовые инструменты защитят конфиденциальную информацию. С Teams премиум команды точно будут работать продуктивнее, и при этом данные будут лучше защищены. Не откладывайте внедрении ИИ. Начните изучать, как с помощью ИИ в Teams преобразовать рабочие процессы в своей компании.