Что такое основные средства?
Чтобы понять процесс бухгалтерского учета, сначала нужно понять, что такое основные средства и чем они отличаются от других предметов на вашем складе. Основные средства (их также называют основными фондами, а также необоротными или капитальными активами) — это материальные активы, недвижимое имущество, здания и оборудование, которыми вы владеете или управляете, ожидая, что они будут постоянно приносить вам доход. Актив считается капитальным, если ваш бизнес его не будет его потреблять, продавать или преобразовывать в наличные деньги в течение следующего календарного года. Основные средства отличаются от текущих (оборотных) активов, которые представлены в виде наличных денег или подлежат преобразованию в наличные деньги в течение следующих 12 месяцев.
Фиксированные активы также отличаются от запасов, поскольку запасы предназначены для потребления в течение короткого времени. Запасы можно разделить на следующие категории:
- Сырье
- Готовые товары для продажи
- Товары и услуги в процессе
- Материалы для эксплуатации, ремонта и обслуживания
Запасы включают все готовые товары, а также материалы, необходимые для производства товаров. Основные средства — то, что вы будете использовать для создания, складирования и поставки готовых товаров.
Типы основных средств
Коммерческие компании вкладывают средства в разные типы основных средств. Вот примеры:
- Здания и помещения
- Компьютерное оборудование и программное обеспечение
- Мебель и принадлежности
- Производственное оборудование
- Транспортные средства
При приобретении основных средств обычно возникают дополнительные затраты. Дочерние компании или сторонние организации являются источником резкого увеличения средств. Например, капитализированные затраты на приобретение или разработку программного обеспечения, а также на преобразование устаревших данных, обучение и обслуживание, необходимо учитывать в общих затратах.
Понимание учета основных средств
Учет основных средств — это точное ведение финансовых записей вашего бизнеса, касающихся ваших основных средств. При этом жизненный цикл всех средств разделяется на пять этапов. После первоначальной покупки жизненный цикл всех основных средств включает по крайней мере три из пяти перечисленных ниже этапов:
Приобретение: новый объект основных средств вносится в книги учета.
Амортизация: стоимость основных средств периодически снижается; величина амортизации вычисляется определенным методом.
Переоценка: это оценка в соответствии с текущей реальной рыночной стоимостью.
Обесценение: зафиксированное снижение стоимости в силу определенных обстоятельств или событий. Также называется списанием.
Утилизация: продажа, сдача на переработку или другая форма утилизации актива в конце срока его эксплуатации.
После закрытия книг учета в конце финансового кода также проводится аудит в порядке подробной проверки данных бухгалтерского учета. Аудит (внутренний или внешний) помогает выявить несоответствия или различия между записанными данными и фактическим состоянием активов. При этом повышается прозрачность активов и книг учета, если ваши траты начинают превышать запланированные.
Методы амортизации
Амортизация — неотъемлемая часть учета, она показывает, насколько будет снижаться стоимость основных средств по мере их устаревания. Существуют различные методы вычисления амортизации. Четыре наиболее распространенных метода:
- Двойная амортизация убывающего баланса: это ускоренная амортизация, при которой расходы выше в первые несколько лет, а затем снижаются. Такой метод дает возможность использовать оборудование, которое со временем устаревает.
- Линейная амортизация: каждый код применяется одинаковая величина амортизации.
- "Сумма годовых цифр" (кумулятивная амортизация): этот метод позволяет списывать больше в первые годы и списывать меньше в последующие годы путем вычисления количества лет.
- Единицы производства: ежегодно изменяющиеся амортизационные отчисления на основе объема производства: такой метод позволяет бизнесу сравнивать фактические результаты амортизации по мере ее осуществления.
Это разные методы для получения наилучших результатов в зависимости от типа активов и от срока существования. Выбор правильного метода амортизации — не единственное, от чего зависит успешность вашего бизнеса.
Советы по повышению эффективности учета основных средств
Опираясь на понимание основ учета основных средств, можно скорректировать стратегию, чтобы добиться повышения прибыли.
Установка порога для капитализации. При первом приобретении товара и определении руководством фиксированной суммы для капитализации необходимо обеспечить согласованность книг учета. Это поможет сразу обнаружить все ошибки учета.
Переоценка срока эксплуатации оборудования. Правильная оценка срока, в течение которого можно будет использовать основные средства по их первоначальному назначению, поможет вашей компании в долгосрочной перспективе. Учет и амортизация зависят от точной оценки сроков, поэтому важно проводить переоценку в необходимых случаях, так как срок эксплуатации может изменяться со временем.
Пометка активов. Важно отслеживать и помечать активы в течение всего срока использования, поскольку на их стоимость могут влиять разные факторы. Пометки помогают отслеживать активы в течение их жизненного цикла, предотвращать кражу их и неправильное размещение, а также проверять финансовую статистику.
Автоматизация аналитики с помощью программного обеспечения для учета основных средств. Автоматизация выполняемых вручную действий с помощью программы для учета основных средств поможет упростить процессы. Благодаря защите паролем доступ предоставляется только тем, кому он нужен, и только при наличии нужной квалификации.
Важно, чтобы ваша команда использовало правильное программное решение по учету основных средств: только в этом случае обеспечивается прозрачность в течение всего жизненного цикла, оповещение заинтересованных лиц о возможных проблемах обслуживания и проверка состояния активов в любой заданный момент времени.