O que é a contabilidade de ativos fixos?

O que é um ativo fixo?

Para compreender o seu processo contabilístico, deve primeiro compreender o que é um ativo fixo e como difere de outros itens no seu armazém. Um ativo fixo, também conhecido como ativo de capital, é uma peça tangível de propriedade, instalações ou equipamento (PP&E;) que se possui ou se gere com a expetativa de que ajudará continuamente a gerar rendimentos. Um ativo é fixo quando se trata de um item que a sua empresa não irá consumir, vender ou converter em dinheiro no ano civil seguinte. Os ativos fixos são diferentes dos ativos correntes, que se encontram em dinheiro ou que deverão ser convertidos em dinheiro nos próximos 12 meses.

Os ativos fixos também diferem do inventário, uma vez que o inventário está definido para ser consumido num curto espaço de tempo. O inventário pode ser dividido nas seguintes categorias:

Como o seu inventário inclui todos os seus produtos acabados, bem como os materiais de que precisa para os fazer, os ativos fixos são o que vai utilizar para criar, alojar e enviar esses produtos acabados.

Tipos de ativos fixos

As empresas investem em alguns tipos de ativos fixos. Seguem-se alguns exemplos:

A aquisição de ativos fixos implica normalmente custos adicionais. As empresas subsidiárias  ou empresas terceiras constituem aumentos significativos dos seus ativos. Por exemplo, os custos capitalizados para adquirir ou desenvolver software, bem como a conversão de dados antigos, a formação e a manutenção devem ser tidos em conta nos seus custos globais.

Compreender a contabilidade de ativos fixos

A contabilidade de ativos fixos é a manutenção de registos precisos dos registos financeiros da sua empresa sobre os seus ativos de capital. Esta descreve o ciclo de vida de um ativo em cinco fases diferentes. Após a compra inicial, o ciclo de vida de cada ativo fixo inclui, pelo menos, três das cinco fases abaixo indicadas:

1. Aquisição: Um novo ativo fixo é registado nos livros.

2. Depreciação: O seu ativo diminui periodicamente de valor, calculado segundo um determinado método.

3. Reavaliação: Uma avaliação para registar o seu justo valor de mercado atual.

4. Imparidade: Também conhecida como redução de valor, é a redução registada no valor devido a acontecimentos ou circunstâncias.

5. Alienação: Venda, desmantelamento ou outra forma de alienação de um ativo no fim da sua vida útil.

As auditorias estão também incluídas nos controlos pormenorizados dos registos contabilísticos da sua empresa após o encerramento das contas do exercício fiscal. Quer seja interno ou externo, é aqui que pode notar inconsistências ou diferenças entre as suas notas e o estado real dos seus ativos. Isto também promove a transparência dos seus ativos e dos seus livros de contabilidade se estiver a perder mais dinheiro do que o previsto.

Métodos de depreciação

A depreciação é uma parte integrante da sua contabilidade, mostrando como os seus ativos fixos irão depreciar em valor à medida que envelhecem. Existem vários métodos utilizados para calcular a depreciação. Os quatro métodos mais comuns são:

Existem diferentes métodos para obter os melhores resultados em função do tipo de ativo e do seu tempo de vida. A escolha do método de depreciação correto não é a única coisa que determinará o sucesso no final do ano fiscal.

Sugestões para melhorar a sua contabilidade de ativos fixos

Ao compreender as noções básicas da contabilidade de ativos fixos, pode implementar algumas coisas na sua estratégia para garantir que está a maximizar os seus ganhos.

1. Estabelecer um limiar de capitalização. Quando adquire um artigo pela primeira vez e os seus decisores determinam com precisão um montante fixo para capitalização, assegura que os seus livros contabilísticos são uniformemente consistentes e ajuda-o a si e à sua equipa a detetar imediatamente quaisquer erros contabilísticos.

2. Reavaliação da vida útil do equipamento. Estimar corretamente o período de tempo durante o qual pode utilizar os seus ativos fixos para o fim original ajuda muito a sua empresa a longo prazo. Uma vez que os seus livros contabilísticos e a depreciação dependem de estimativas de vida precisas, é importante reavaliar quando necessário, uma vez que podem mudar ao longo do tempo.

3. Marque os seus ativos. É essencial acompanhar e etiquetar os seus bens ao longo da sua vida útil, uma vez que muitos fatores diferentes podem afetar o seu valor. A etiquetagem ajuda a seguir os seus artigos ao longo das fases do seu ciclo de vida, bem como a evitar roubos, a eliminar extravios e a verificar estatísticas financeiras.

4. Automatize o conhecimento com o software de contabilidade de ativos fixos. Ao automatizar as suas atividades manuais para ajudar a controlar os seus dados com o software de contabilidade de ativos fixos, facilitará os seus processos. A proteção por palavra-passe também ajuda a facultar o acesso apenas às pessoas que dele necessitam e que têm formação para tal.

Para ter uma melhor hipótese de manter a transparência ao longo dos ciclos de vida, atualizar as partes interessadas necessárias sobre os potenciais problemas de manutenção, e identificar o estado dos seus ativos em qualquer momento, é crucial que a sua equipa tenha o software de contabilidade de ativos fixos adequado a funcionar.