O guia essencial para o controlo do inventário

Uma mulher com uma camisa azul e um lenço cor de laranja procura entre uma pilha de tecidos dobrados enquanto segura num tablet

À medida que a sua pequena ou média empresa cresce, o seu comércio eletrónico, a sua logística e o seu stock podem tornar-se mais complicados. Pode não ser tão fácil registar o inventário e reabastecer o stock como era há um ano atrás, pelo que terá de implementar processos e sistemas equipados para lidar com o seu novo volume de trabalho.

É aqui que entra o controlo do inventário. Porque com os controlos internos e de produção corretos, pode ter a certeza de que está a controlar os custos operacionais e, simultaneamente, a satisfazer as exigências dos seus clientes.

O que é o controlo do inventário?

O controlo de inventário, também conhecido como controlo de stocks, é o processo de gestão dos níveis de inventário da sua empresa num ou em vários locais. Basicamente, o rastreio de artigos e a garantia de que a sua empresa mantém o número ideal de peças ou produtos em stock, quer seja online, na prateleira ou em ambos. Um sistema de controlo de inventário também vigia a utilização, o armazenamento e o movimento dos seus produtos - desde a chegada ao armazém até à chegada da expedição ao cliente.

Enquanto se concentra na remoção de produtos de venda lenta e no aumento do número de vendas elevadas, irá maximizar os seus lucros, poupar tempo, recursos e dinheiro com a menor quantidade de inventário no seu armazém.

Benefícios inerentes ao controlo do inventário

O controlo das existências é o ponto fulcral da sua empresa, mas quase metade das pequenas empresas não tem controlo de existências. Embora ainda seja possível manter um elevado volume de vendas, a rentabilidade sofrerá quase imediatamente se não o tiver. Normalmente, os clientes não esperam por encomendas em atraso ou por produtos com prazos de entrega prolongados, simplesmente procuram os seus concorrentes para satisfazer as suas encomendas.

Fornece:

Controlo de qualidade. Monitorize e faça a gestão de todos os aspetos do seu stock, incluindo a qualidade, para garantir que as peças efetuam a rotação no seu armazém.
Controlo organizacional. Certifique-se de que tem produtos suficientes para cumprir todas as encomendas recebidas, bem como o stock de segurança, o stock de reserva para reduzir os itens "esgotados".
Precisão contabilística. Manter um registo preciso do seu inventário é vital para gerir os seus bens, especialmente em auditorias. Conhecer as quantidades dos seus produtos permite-lhe saber quanto do seu produto está a ser perdido, destruído ou estragado e compreender o valor do seu negócio.

A monitorização do inventário preciso significa que as encomendas são cumpridas de forma rápida e precisa, com maior eficiência e produtividade, enquanto proporcionam aos proprietários de empresas mais tempo, dinheiro e clientes que regressam, com produtos provenientes de um armazém organizado ou de uma sala de stock.

Mas para monitorizar o inventário, tem de compreender as nuances básicas do controlo e gestão.

Controlo do inventário vs. gestão do inventário vs. ativos fixos vs. gestão de armazéns

Podem parecer semelhantes, mas cada um deles ajuda a sua empresa de formas diferentes. Enquanto o controlo de existências trabalha com as existências no armazém do seu fornecedor, a gestão de existências inclui os processos de reposição e previsão. Enquanto o controlo de existências trabalha com as existências no armazém do seu fornecedor, a gestão de existências inclui os processos de reposição e previsão.

Terá também de gerir os ativos fixos, como máquinas e equipamentos, bem como os eventuais espaços de aluguer de que necessitará para ajudar na produção dos seus produtos. Conhecida como contabilidade de ativos fixos, a manutenção de um livro de registo de todos os ativos fixos utilizados para criar o seu produto - mas que não fazem parte do seu fluxo de receitas - ajuda a esclarecer todos os custos ocultos no processo de produção.

A gestão de armazéns garante que o seu inventário está bem organizado em todos os locais de armazenamento. Quando o inventário é fácil de encontrar e armazenado para otimizar o espaço, o seu pessoal pode recolher e enviar as encomendas dos clientes mais rapidamente.

Todas estas são partes integrantes da sua atividade: O controlo de inventário centra-se no presente, enquanto os ativos fixos e a gestão de inventário traçam o quadro do seu futuro. Em paralelo, o controlo do inventário será certamente melhorado quando se conseguir uma melhor gestão do inventário.

Como iniciar um sistema de controlo do inventário

Para encontrar o sistema certo, é necessário compreender os desejos e as necessidades da sua empresa. Comece por fazer três perguntas:

Que tipos de produtos e quantidades preciso de controlar?
As suas prioridades dependerão das suas necessidades - se isso significar concentrar-se em datas de validade para artigos perecíveis, peças de fornecimento limitado ou artigos sazonais, terá de planear de acordo com os fluxos e refluxos, mantendo-se atento à gestão da sua cadeia de abastecimento.
De que funcionalidades necessito para gerir o meu inventário?
Tem existências em vários armazéns ou apenas num armazém? Terá de integrar soluções empresariais digitais adicionais e de que forma isso afetará a sua empresa? Tomar nota das possibilidades atuais e futuras permite-lhe ter um sistema de controlo de inventário que durará mais do que um ou dois anos.
Qual é o meu orçamento para software de controlo de inventário?
Anote tudo o que vai precisar agora e no futuro, incluindo despesas de formação e de software. Compare esses custos com o tempo e o esforço necessários para concluir os projetos, bem como com o retorno estimado do investimento (ROI) resultante da redução das horas de trabalho, dos custos de transporte e do aumento estimado de clientes.

Depois de responder a estas perguntas, deve ser óbvio o que é importante para si na procura de um sistema de controlo de inventário. É sempre bom ter a certeza de que a sua empresa está no topo do seu jogo.

ERP como solução multifuncional

Na sua tentativa de garantir que mantém uma vantagem competitiva, um recurso semelhante que pode surgir na sua pesquisa de soluções de controlo de inventário é o planeamento de recursos empresariais (ERP). O ERP permite aos líderes gerir todos os aspetos da sua empresa numa única plataforma, incluindo não só o seu inventário, mas também outros itens como as suas finanças, planeamento, logística e operações.

Esta solução tudo-em-um pode parecer aliciante, uma vez que terá a capacidade de gerir vários sistemas, mas tem de se certificar de que funcionará para a sua equipa. Também pode parecer dispendioso, acrescentando mais tempo de formação e mão de obra à sua equipa. O software de inventário pode ser flexível e integrar-se em muitos sistemas diferentes, dando-lhe a flexibilidade de criar os seus processos para a sua organização como entender. O Dynamics 365 Business Central é uma solução empresarial essencial para ajudar a otimizar as suas operações.

Iniciar o seu crescimento com o software de controlo do inventário certo

Sabendo o que precisa para ter um negócio de sucesso, o controlo e a gestão do seu inventário serão as principais prioridades. A implementação de uma solução ERP, como o Dynamics 365 Business Central, é um passo crítico. Necessitará de uma solução que vise as armadilhas da mudança para uma solução de gestão empresarial abrangente e que, ao mesmo tempo, seja capaz de gerir múltiplas operações e planeamento.

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