Videoconferência

Desde o crescimento do trabalho remoto e híbrido, as empresas adotaram a videoconferência para conectar os funcionários, onde quer que eles trabalhem.

Quer você deseje agendar um chat com vídeo rápido e individual com um subordinado direto ou agendar uma videoconferência de final de mês mais longa com toda sua organização, o software de videoconferência é uma excelente maneira de possibilitar que sua equipe trabalhe em conjunto e permaneça em contato.

Normalmente, tudo o que você precisa para conduzir uma sessão de videoconferência é um software de webconferência, uma conexão sólida com a Internet ou WiFi e um dispositivo para a videoconferência.

Para garantir uma videoconferência bem-sucedida, é interessante ter recursos específicos para atender às suas necessidades ao trabalhar com colegas que estão espalhados pelo globo.

Os recursos das ferramentas de videoconferência devem incluir o seguinte:

• Gravação de reuniões para compartilhar com os participantes e para referência futura.
• Função de chat para se conectar aos colegas antes, durante e depois de uma sessão de conferência.
• Compartilhamento de tela para destacar as demonstrações e ajudar os participantes a acompanhar sua apresentação.
• Adição de legendas para maior clareza, inclusão e acessibilidade para todos os participantes.
• Escolha de plano de fundo ou carregue seu próprio para minimizar distrações.
• Botão de reações para se engajar rapidamente com o conteúdo ou a discussão sem interromper a chamada.
• Exibição e download da lista de presentes para consultar e fazer acompanhamento com os participantes após a sessão.

As ferramentas de videoconferência também devem possibilitar que os participantes escolham se querem usar a câmera ou o microfone.

Idealmente, esse tipo de software também ajudará você com suas habilidades de apresentação. Afinal de contas, essas habilidades são mais importantes do que nunca em um ambiente de trabalho híbrido. O Microsoft Teams tem uma função chamada Treinador de Discurso que ajuda os apresentadores a falar com mais confiança nas reuniões, fornecendo orientação e comentários sobre ritmo, uso de expressões de preenchimento e lembretes para manter contato com o público.

Durante a pandemia de Covid-19, milhões de empresas e escritórios fecharam seus espaços físicos, e pessoas do mundo todo foram forçadas a fazer quarentena em casa. O impacto da Covid nas videoconferências foi enorme: o "trabalhe onde estiver” passou de um benefício empresarial da moda para um recurso obrigatório quase da noite para o dia. De repente, empresas de todos os setores tiveram que aprender a se adaptar.

Muitos trabalhadores usaram seus computadores pessoais ou emprestaram equipamentos de seus empregadores para realizarem suas tarefas. Outras empresas deram aos funcionários salários para que comprassem equipamentos para trabalhar em casa e criaram políticas de trabalho remoto de longo prazo à medida que semanas viraram meses. As empresas adotaram ferramentas como software de videoconferência para que os trabalhadores pudessem continuar colaborando e se conectando a suas equipes distribuídas.

Em 2021, o mercado de videoconferência global valia USD$14,6 bilhões de dólares, de acordo com a Statista. A importância da videoconferência durante a Covid e seus efeitos sobre como fazemos negócios hoje ainda podem ser sentidos nos locais de trabalho.

O ambiente de trabalho híbrido moderno transformou a videoconferência de luxo em necessidade. A videoconferência fornece uma oportunidade para que as equipes se conectem e se vejam, quer seus escritórios estejam no mesmo edifício ou em um endereço completamente diferente.

No entanto, como os trabalhadores podem não estar no mesmo ambiente, é essencial estabelecer algumas melhores práticas para as chamadas virtuais. Por exemplo, você deve fazer anotações da reunião em um documento ou aplicativo digital, amplamente acessível, para manter todas as pessoas organizadas e alinhadas. Também é essencial que os participantes da reunião testem seus equipamentos e garantam de antemão seu pleno funcionamento a fim de evitar contratempos técnicos durante uma chamada em grupo.

Embora as reuniões virtuais às vezes exijam um tato adicional, elas podem ser uma ferramenta poderosa para unir sua organização e manter os negócios funcionando bem.

A Covid-19 e as oportunidades de trabalhar de casa mudaram enormemente a função da videoconferência nos negócios. E adotar a videoconferência pode desbloquear todo tipo de oportunidade para sua organização. Por exemplo:

• Você pode expandir seu pool de talentos contratando fora de sua localização imediata.
• Você será capaz de contratar mais força de trabalho alinhada ao modelo de trabalho híbrido, possibilitando horários flexíveis fora do cenário tradicional das 9h às 18h.
• Funcionários viajantes podem permanecer envolvidos e conectados com um dispositivo inteligente.
• Um ambiente de trabalho híbrido ou remoto pode atrair pessoas para trabalharem em sua empresa.

A videoconferência pode ajudar a melhorar as operações de seu negócio, ao mesmo tempo em que promove a produtividade e o fortalecimento da comunidade pela colaboração face a face em tempo real.