Zes stappen voor het beheer van bedrijfsprocessen

Stap één: Je strategie plannen

Werk eerst samen met het beheer om een strategie voor het beheer van bedrijfsprocessen te maken die de belangrijkste bedrijfsdoelen van de organisatie ondersteunt. Bedrijven willen investeren in projecten met hoge impact en lage risico's die meetbare resultaten leveren die nauw zijn afgestemd op hun KPI's.

Bekijk bedrijfsgebieden waar de voortgang van het behalen van bedrijfsdoelstellingen is vertraagd of vastgelopen. Definieer in grote lijnen wat er mogelijk moet veranderen, en hoe, door de bijbehorende bedrijfsactiviteiten in te delen in een van de drie belangrijkste typen beheer van bedrijfsprocessen :

• Mensgerichte BPM. Een proces waarin de mens centraal staat, kent nauwelijks automatisering. Bepaalde beslissingen, goedkeuringen en andere procestaken zijn specifiek bedoeld om te worden uitgevoerd door werknemers, klanten en andere personen. In dergelijke gevallen moet BPM personen voorzien van goed ontworpen toepassingsinterfaces, meldingen en traceringsfuncties.
  
  Voorbeelden van mensgerichte BPM zijn aanwervingsprocessen waarbij HR-medewerkers samenwerken met managers om vacatures te plaatsen, kandidaten te screenen, doorverwijzingen te vragen en kandidaten te interviewen. Een ander voorbeeld is afhandeling van klantklachten door servicemedewerkers.
• Documentgerichte BPM. Processen waarbij papieren en elektronische documenten betrokken zijn, moeten met zorg worden behandeld in overeenstemming met de vereisten van het bedrijf, de sector en de regelgeving. Documentgerichte BPM maakt vaak gebruik van werkstroomautomatisering om de efficiëntie en nauwkeurigheid te bevorderen en tegelijkertijd de naleving van wet- en regelgeving te waarborgen.
  
  Voorbeelden van documentintensieve BPM zijn te vinden op juridische, financiële, inkoop- en andere afdelingen die contracten en overeenkomsten naar meerdere mensen sturen voor controle en goedkeuring. Een ander voorbeeld zijn medische organisaties die elektronische gezondheidsdossiers bijhouden.
• Integratiegerichte BPM. Deze categorie richt zich op het integreren en automatiseren van systemen, zoals toepassingen voor ERP (Enterprise Resource Management), CRM (Customer Relationship Management) en HRMS (Human Resource Management). Dankzij integratiegerichte BPM kunnen mensen snel toegang krijgen tot apps, gegevens en services via connectors en API's, waardoor gebruikersproductiviteit en -tevredenheid worden verbeterd.
  
  Voorbeelden van integratiegerichte BPM zijn marketing- en verkoopteams die onderling verbonden campagne-, leadanalyse- en CRM-hulpprogramma's gebruiken om gedetailleerde informatie over potentiële en bestaande klanten te delen.

Stap twee: Ideale processen ontwerpen en in kaart brengen

Zodra je de strategische doelstellingen duidelijk hebt gedefinieerd en steun hebt van het bedrijf, moet je elk proces dat voor verbetering in aanmerking komt analyseren en in kaart brengen. Identificeer belangrijke procesgebeurtenissen, de handmatige en geautomatiseerde taken die voor elk proces zijn vereist, de personen die ze uitvoeren, tijdlijnen en alle gebruikte technologieën. Zoek naar knelpunten en vertragingen; overbodige, onnodige taken, en gebieden die worden gekenmerkt door overmatige kosten en menselijke fouten, ontevredenheid van klanten of slechte naleving.

Vervolgens, zodra je de bestaande situatie volledig begrijpt, gebruik je de inzichten om nieuwe bedrijfsvereisten voor het proces op te stellen. Ontwerp vervolgens de ideale te bereiken situatie en breng deze in kaart. Brainstorm over verschillende manieren om problemen op te lossen. Geef ook een overzicht van metrische gegevens om de verbetering van het bedrijfsproces bij te houden. Vraag belanghebbenden bij het proces, van wie deelname cruciaal is voor het succes van het project, om te helpen bij het verzamelen van beoordelingsgegevens en om feedback op ontwerpen te geven.

In het begin van je BPM-initiatieven wil je misschien een methodologie voor de verbetering van bedrijfsprocessen gebruiken om je aanpak verder te structureren en een gemeenschappelijk doel te bereiken. Hoewel methodologieën voor het verbeteren van bedrijfsprocessen verschillende principes en technieken hebben, proberen ze allemaal verspilling te elimineren, obstakels te verwijderen, samenwerking te verbeteren en culturele verandering te stimuleren.

Veelvoorkomende methoden voor verbetering van bedrijfsprocessen zijn:

• Agile-beheer
• Kaizen
• Lean-beheer
• Six Sigma
• Total Quality Management

Profiteer ook van procesanalyse, procestoewijzing en andere software voor beheer van bedrijfsprocessen (Business Process Management Software of BPMS) om werkstromen snel te analyseren en te visualiseren. Op dezelfde manier kunnen intelligente BPMS-oplossingen (iBPMS) werkstromen verbeteren met analysemogelijkheden voor cloud, AI en big data.

Stap vier: Verbeteringen implementeren

Je kunt live nu gaan met je geoptimaliseerde proces. Begin met een proof-of-concept-oplossing waarin een kleine groep het proces test. Gebruik vervolgens hun feedback om het proces verder te ontwikkelen. Profiteer van vooraf gebouwde BPMS-sjablonen en -connectors om intuïtieve gebruikersinterfaces te ontwikkelen voor nieuwe geautomatiseerde en geïntegreerde processen.

Voordat je het proces formeel start in de gehele organisatie, moet je zorgen voor plannen en middelen voor project- en wijzigingsbeheer. Schakel teams op de juiste manier over, om initiële problemen op te lossen, operationele onderbrekingen te voorkomen en de ingebruikname te bevorderen. Rond ook de metrische gegevens af en gebruik hulpprogramma's voor business intelligence (BI) om dashboards te maken en rapporten te genereren die realtime of bijna realtime inzichten bieden.

Werk als onderdeel van je wijzigingsbeheerplan de functies en verantwoordelijkheden bij en houd trainingssessies met werknemers. Informeer betrokken klanten en leveranciers en bied ondersteuning.

Stap vijf: Metrische prestatiegegevens bewaken en volgen

In deze fase van de BPM-levenscyclus identificeert je mogelijke gebieden voor verdere wijzigingen door gegevens te bewaken voor het genereren van metrische prestatiegegevens. Afhankelijk van je doelstellingen kun je je verdiepen in verschillende aspecten van nieuwe procesverbeteringen, zoals de mate waarin:

• Een werkstroom functioneert binnen een proces.
• Een proces functioneert binnen de grotere organisatie.
• Een proces functioneert vanuit een technisch perspectief.

Praat ook met belanghebbenden om meer inzicht te krijgen in tijd- en kostenbesparingen (zowel gerealiseerde als potentiële) en knelpunten te ontdekken.

Gebruik BI-hulpprogramma's om metrische gegevens te genereren, visualiseren en erover te rapporteren, de statistieken te vergelijken met benchmarks uit de branche en evalueer hoe ze zich verhouden tot de KPI's van je organisatie. Maak opnieuw gebruik van BPMS-oplossingen om te helpen bij het verzamelen van gegevens en simulatiemodellen. Bewaak de prestaties zo regelmatig mogelijk om ervoor te zorgen dat het BPM-initiatief aan de doelstellingen blijft voldoen en de grotere bedrijfsdoelstellingen van de organisatie blijft ondersteunen.

Stap zes: Op basis van nieuwe inzichten optimaliseren

Je bewakings- en traceringsinspanningen hebben een groot aantal praktische inzichten gegenereerd. Nu is het tijd om deze informatie te gebruiken voor verdere verbetering van de bedrijfsprocessen. Door continue iteratie en innovatie, blijf je het proces en de werkstromen verfijnen om betere operationele efficiëntie te bereiken. Vaak ontdek je extra mogelijkheden voor automatisering, standaardisering en integratie.

De zoektocht naar het genereren van meer bedrijfswaarde houdt nooit op en dat geldt ook voor het bewaken en optimaliseren van processen. Bedrijfsstrategieën, marktomstandigheden en wettelijke vereisten blijven veranderen, dus zorg dat je klaar bent om je processen hierop aan te passen.

Als omstandigheden aanzienlijke updates vragen, start je de BPM-levenscyclus opnieuw. Inmiddels heeft je bedrijf zich de stadia van het beheer van bedrijfsprocessen eigen gemaakt. Leiders en belanghebbenden bij het proces kunnen samenkomen om strategieën te ontwikkelen voor nieuwe initiatieven.