Wat is vaste activaboekhouding?

Wat zijn vaste activa?

Als je je boekhoudproces wilt begrijpen, moet je eerst begrijpen wat een vaste asset is en hoe deze verschilt van andere items in je magazijn. Een vast activum, ook wel een kapitaalactivum genoemd, is een tastbaar stuk eigendom, fabriek of apparatuur (PP&E;) dat je bezit of beheert met de verwachting dat het voortdurend helpt bij het genereren van inkomsten. Een asset wordt vast wanneer het een item is dat je bedrijf niet binnen het volgende kalenderjaar zal verbruiken, verkopen of converteren naar contant geld. Vaste activa verschillen van de huidige activa, die in contanten zijn of in de komende 12 maanden moeten worden omgezet in contanten.

Vaste activa verschillen ook van je inventaris, omdat de voorraad zo is ingesteld dat deze binnen een korte periode wordt verbruikt. Inventaris kan worden onderverdeeld in de volgende categorieën:

Je voorraad bevat zowel eindproducten als de materialen die nodig zijn om die te vervaardigen. Vaste activa zijn datgene wat je gebruikt om die eindproducten te maken, op te slaan en te verzenden.

Typen vaste activa

Bedrijven investeren in een aantal soorten vaste activa. Een aantal voorbeelden:

Er zijn meestal extra kosten betrokken bij het kopen van vaste activa. Dochterondernemingen of externe bedrijven fungeren als aanzienlijke toenamen in je activa. Zo moeten bijvoorbeeld de gecapitaliseerde kosten voor het kopen of ontwikkelen van software, evenals de conversie van oudere gegevens, training en onderhoud worden meegerekend in je totale kosten.

Boekhouding van vaste activa begrijpen

Vaste activaboekhouding is de nauwkeurige administratie van de financiële administratie van je bedrijf over je kapitaalactiva. Hier wordt de levenscyclus van een asset in vijf verschillende fasen beschreven. Na de eerste aankoop bevat de levenscyclus van elke vaste asset ten minste drie van de vijf onderstaande fasen:

1. Aanschaf: Een nieuw vast activum wordt vastgelegd.

2. Afschrijving: Je activum wordt periodiek minder waard. Voor de berekening hiervan worden bepaalde methoden gebruikt.

3. Herwaardering: Een beoordeling om de huidige reële marktwaarde vast te leggen.

4. Waardevermindering: De geregistreerde afname in waarde als gevolg van gebeurtenissen of omstandigheden. Ook bekend als afwaardering.

5. Afstoting: Het verkopen, vernietigen of anderszins afdanken van een activum aan het einde van de levensduur.

Controles zijn ook opgenomen in de gedetailleerde controles van de accountingrecords van je bedrijf na het sluiten van de boeken voor het fiscale jaar. Of je nu intern of extern bent, hier zie je mogelijk inconsistenties of verschillen tussen je notities en de werkelijke status van je assets. Dit bevordert ook de transparantie van je activa en boekhoudboeken als je meer geld verliest dan verwacht.

Afschrijvingsmethoden

Afschrijving is een integraal onderdeel van je boekhouding, dat laat zien hoe je vaste activa worden afgeschaft in waarde naarmate ze ouder worden. Er zijn verschillende methoden die worden gebruikt om de afschrijving te berekenen. De vier meest voorkomende methoden zijn:

Er zijn verschillende methoden voor het leveren van de beste resultaten, afhankelijk van het type asset en de levensduur. Het kiezen van de juiste afschrijvingsmethode is niet het enige dat bepaalt hoe succesvol je aan het einde van het boekjaar bent.

Tips voor het verbeteren van de boekhouding van vaste activa

Als je een goed begrip hebt van de basisbeginselen van boekhouding van vaste activa, kun je verschillende dingen in je strategie implementeren om er zeker van te zijn dat je je inkomsten maximaliseert.

1. Een drempelwaarde voor capitalisatie instellen. Wanneer je een item voor de eerste keer koopt en je besluitvormers nauwkeurig een vast bedrag voor activering bepalen, weet je zeker dat de boekhouding uniform consistent is en help je jezelf en je team direct eventuele boekhoudkundige fouten te signaleren.

2. Levensduur van apparatuur opnieuw evalueren. Het correct schatten van de tijdsduur die je kunt gebruiken om je vaste activa voor hun oorspronkelijke doel te gebruiken, helpt je bedrijf op de lange termijn aanzienlijk. Omdat je accountingboeken en afschrijvingen afhankelijk zijn van nauwkeurige schattingen van de levensduur, is het belangrijk om opnieuw te evalueren wanneer dat nodig is, omdat dit na verloop van tijd kan veranderen.

3. Label je activa. Het is essentieel om je activa gedurende hun levensduur bij te houden en te labelen, omdat veel verschillende factoren hun waarde kunnen beïnvloeden. Labelen helpt bij het bijhouden van je items in de fasen van hun levenscyclus, evenals het voorkomen van diefstal, het elimineren van misplaatsing en het controleren van financiële statistieken.

4. Automatiseer inzicht met software voor vaste activa-accounting. Door je handmatige activiteiten te automatiseren om je gegevens bij te houden met software voor vaste activa, worden je processen eenvoudiger. Wachtwoordbeveiliging helpt ook om alleen toegang te bieden aan personen die er behoefte aan hebben en hiervoor zijn getraind.

Het is cruciaal dat je team over de juiste boekhoudsoftware voor vaste activa beschikt, voor de beste kans op transparantie tijdens levenscycli, om de benodigde belanghebbenden te informeren over potentiële onderhoudskwesties en om de status van activa op elk gewenst moment te kunnen controleren.