Jouw essentiële handleiding voor voorraadcontrole

Een vrouw in een blauw shirt en oranje sjaal doorzoekt een stapel opgevouwen stoffen terwijl ze een tablet vasthoudt

Naarmate je kleine tot middelgrote bedrijf groeit, worden je e-commerce, logistiek en voorraad wellicht steeds ingewikkelder. Het is misschien niet meer zo eenvoudig om de voorraad op te nemen en aan te vullen als een jaar geleden, dus je zult processen en systemen moeten implementeren die de nieuwe workload kunnen verwerken.

Hier komt voorraadcontrole om de hoek kijken. Met de juiste mogelijkheden voor intern en productiebeheer kun je er namelijk zeker van zijn dat je de operationele kosten onder controle houdt terwijl je toch aan de eisen van klanten voldoet.

Wat is voorraadcontrole?

Voorraadcontrole, ook bekend als inventarisbeheer, is het proces van het beheren van de voorraadniveaus van je bedrijf op één of meerdere locaties. Het komt erop neer dat je items bijhoudt en ervoor zorgt dat je bedrijf het optimale aantal onderdelen of producten op voorraad houdt, of dat nu online is, op de plank, of beide. Een voorraadcontrolesysteem houdt ook het gebruik, de opslag en de verplaatsing van je producten in de gaten, vanaf de aankomst in het magazijn tot de bezorging bij de klant.

Terwijl je je richt op het afstoten van slechtverkopende producten en het vergroten van het aantal goedlopende items, maximaliseer je de winst en bespaar je tijd, middelen en geld met de kleinste hoeveelheid voorraad in je magazijn.

De voordelen van voorraadcontrole

Het beheren van je voorraad is het ultieme principe van je bedrijf, maar toch heeft bijna de helft van de kleine bedrijven geen voorraadcontrole. Hoewel het best mogelijk is om een hoog verkoopvolume te behouden, zal de winstgevendheid er bijna onmiddellijk onder lijden als je de voorraad niet bijhoudt. Klanten zullen meestal niet wachten op nabestellingen of producten met langere levertijden, ze gaan gewoon naar je concurrenten om hun bestellingen te plaatsen.

Het biedt:

Kwaliteitscontrole. Volg en beheer alles aspecten van je voorraad, waaronder de kwaliteit, om ervoor te zorgen dat artikelen in je magazijn roteren.
Organisatiecontrole. Zorg dat je genoeg producten hebt om elke order af te handelen en over een veiligheidsvoorraad beschikt: een buffer om te voorkomen dat producten uitverkocht raken.
Nauwkeurige boekhouding. Het bijhouden van een nauwkeurige registratie van je inventaris is essentieel voor het beheren van je assets, met name bij controles. Als je je productaantallen kent, kunt je weten hoeveel van je product verloren is gegaan, is vernietigd of is bedorven en begrijp je de waarde van je onderneming beter.

Een nauwkeurige tracering van de voorraad betekent dat orders snel en nauwkeurig worden afgehandeld, met een hogere efficiëntie en productiviteit, terwijl bedrijfseigenaren meer tijd, geld en terugkerende klanten krijgen; waarbij de producten allemaal afkomstig zijn uit een georganiseerde opslag- of voorraadruimte.

Maar om je voorraad bij te houden, moet je de grondbeginselen van controle en beheer begrijpen.

Voorraadcontrole versus voorraadbeheer versus vaste activa versus magazijnbeheer

Deze lijken misschien op elkaar, maar ze helpen je bedrijf op verschillende manieren. Hoewel voorraadcontrole werkt met de voorraad in het magazijn van je leverancier, omvat voorraadbeheer de processen voor aanvulling en prognoses. Het zorgt ervoor dat je altijd de juiste voorraad hebt, op het juiste moment en met het juiste aantal producten.

Je zult ook vaste activa zoals machines en apparatuur moeten beheren, evenals de eventuele gehuurde ruimtes die je nodig hebt om te helpen bij de productie van je producten. Dit staat ook bekend als accounting van vaste activa, dit is het bijhouden van een grootboek van alle vaste activa die worden gebruikt om je product te maken, maar die niet daadwerkelijk deel uitmaken van je omzetstroom. Het verheldert alle verborgen kosten in het productieproces.

Magazijnbeheer zorgt ervoor dat je voorraad goed georganiseerd is op alle opslaglocaties. Wanneer voorraad eenvoudig te vinden en opgeslagen is om ruimte te optimaliseren, kunnen je medewerkers sneller klantorders picken en verzenden.

Dit zijn allemaal integrale onderdelen van je bedrijf: Voorraadcontrole richt zich op het heden, terwijl vaste activa en voorraadbeheer een beeld schetsen van je toekomst. Wanneer je een betere voorraadcontrole doorvoert, zal je voorraadbeheer zeker ook verbeteren.

Hoe je aan de slag gaat met een voorraadcontrolesysteem

Als je het juiste systeem wilt vinden, moet je de wensen en behoeften van je bedrijf begrijpen. Stel eerst drie vragen:

Welke soorten producten en hoeveelheden moet ik bijhouden?
Je prioriteiten zijn afhankelijk van je behoeften. Als dat betekent dat je je moet richten op houdbaarheidsdatums voor bederfelijke producten, beperkte voorraden of seizoensartikelen, dan zul je op basis van schommelingen in de voorraad moeten plannen, en daarnaast een oogje houden op je toeleveringsketenbeheer.
Welke functies heb ik nodig om mijn voorraad te beheren?
Heb je voorraad in meerdere magazijnen of slechts één voorraadruimte? Zul je aanvullende digitale bedrijfsoplossingen moeten integreren? En welke invloed heeft dit op je bedrijf? Als je rekening houdt met huidige en toekomstige mogelijkheden, bereid je jezelf voor op een voorraadcontrolesysteem dat langer dan een jaar of twee meegaat.
Wat is mijn budget voor software voor voorraadcontrole?
Schrijf alles op wat je nu en in de toekomst nodig hebt, inclusief kosten voor training en software. Vergelijk deze kosten met de tijd en moeite die het kost om projecten af te ronden en met het geschatte rendement op investering (ROI) door minder manuren, lagere transportkosten en een geschatte toename van het aantal klanten.

Nadat je deze vragen hebt beantwoord, moet het duidelijk zijn wat voor jou belangrijk is bij het vinden van een voorraadcontrolesysteem. Je wilt er zeker van zijn dat je bedrijf altijd op topniveau presteert.

ERP als totaaloplossing

Bij je zoektocht naar oplossingen voor voorraadcontrole is een soortgelijke resource die mogelijk naar voren komt om je concurrentievoordeel te behouden ERP (Enterprise Resource Planning). Met ERP kunnen leiders alle aspecten van hun bedrijf op één platform beheren, waaronder niet alleen je voorraad, maar ook andere zaken zoals je financiën, planning, logistiek en bedrijfsvoering.

Deze alles-in-één oplossing kan aanlokkelijk lijken, omdat je de mogelijkheid hebt om meerdere systemen te beheren, maar je moet ervoor zorgen dat het werkt voor jouw team. Het kan ook duur lijken, omdat je team extra trainingstijd en mankracht nodig heeft. Voorraadsoftware kan flexibel zijn en in veel verschillende systemen worden geïntegreerd, waardoor je de ruimte hebt om je processen voor je organisatie naar eigen inzicht in te richten. Dynamics 365 Business Central fungeert als een essentiële bedrijfsoplossing om je activiteiten te optimaliseren.

Je groei in gang zetten met de juiste software voor voorraadcontrole

Als je weet wat je nodig hebt om een succesvol bedrijf te runnen, zullen voorraadcontrole en -beheer topprioriteiten voor je zijn. Het implementeren van een ERP-oplossing, zoals Dynamics 365 Business Central, is een cruciale stap. Je hebt er een nodig die de valkuilen van de overstap naar een allesomvattende oplossing voor bedrijfsbeheer aanpakt en tegelijkertijd meerdere activiteiten en planningen aankan.

Meer informatie