Seks trinn for administrasjon av forretningsprosesser

Trinn én: Planlegg strategien

Først samarbeider du med ledelsen for å opprette en strategi for administrasjon av forretningsprosesser som støtter organisasjonens viktigste forretningsmål. Selskaper ønsker å investere i prosjekter med stor innvirkning og lav risiko som gir målbare resultater tett tilpasset deres nøkkelindikatorer.

Se på forretningsområder der fremdriften for å nå bedriftens målsettinger har stanset eller stoppet opp. Definer overordnet hva som potensielt må endres – og hvordan – ved å kategorisere de tilknyttede forretningsaktivitetene i en av de tre hovedtypene for administrasjon av forretningsprosesser:

• Menneskefokusert administrasjon av forretningsprosesser. I stor grad uten automatisering dreier en menneskesentrert prosess seg om mennesker. Visse beslutninger, godkjenninger og andre prosessoppgaver er unikt ment for ansatte, kunder og andre personer å utføre. I disse tilfellene bør administrasjon av forretningsprosesser gi enkeltpersoner støtte gjennom veldesignede programgrensesnitt samt funksjoner for varsling og sporing.
  
  Eksempler på menneskesentrert administrasjon av forretningsprosesser inkluderer ansettelsesprosesser der HR-ansatte samarbeider med ledere om å publisere stillingsutlysninger, vurdere kandidater, be om anbefalinger og gjennomføre intervjuer. Et annet eksempel er prosesser for kundeklager som håndteres av servicerepresentanter.
• Dokumentfokusert administrasjon av forretningsprosesser. Prosesser som involverer papir- og elektroniske dokumenter, må håndteres med forsiktighet og i samsvar med selskapets, bransjen og forskriftsmessige krav. Dokumentsentrert administrasjon av forretningsprosesser bruker ofte arbeidsflytautomatisering for å fremme effektivitet og nøyaktighet samtidig som samsvar opprettholdes.
  
  Eksempler på dokumentintensiv administrasjon av forretningsprosesser finnes i juridiske avdelinger, økonomi, innkjøp og andre avdelinger der kontrakter og avtaler sendes til flere personer for gjennomgang og godkjenning. Et annet eksempel er medisinske organisasjoner som administrerer elektroniske pasientjournaler.
• Integrasjonsentrert administrasjon av forretningsprosesser. Denne kategorien fokuserer på integrering og automatisering av systemer, for eksempel verktøy for ressursplanlegging (ERP), kunderelasjonssystemer (CRM) og HR-administrasjonssystemer (HRMS). Integrasjonsentrert administrasjon av forretningsprosesser gjør det mulig for brukere å raskt få tilgang til programmer, data og tjenester gjennom koblinger og API-er, noe som øker produktivitet og brukertilfredshet.
  
  Eksempler på integrasjonsentrert administrasjon av forretningsprosesser inkluderer markedsførings- og salgsteam som bruker sammenkoblede verktøy for kampanjer, kundeemneanalyse og kunderelasjonssystemer (CRM) for å dele detaljert informasjon om potensielle og eksisterende kunder.

Trinn to: Utforme og tilordne ideelle prosesser

Når du har klart definert strategiske mål og har støtte fra bedriften, kan du analysere og kartlegge hver prosess som er rettet mot forbedring. Identifiser viktige prosesshendelser, de manuelle og automatiserte oppgavene som kreves for hver av dem, personene som utfører dem, tidslinjer og alle teknologier som brukes. Se etter flaskehalser og forsinkelser, overflødige, unødvendige oppgaver; og områder som er forårsaket av store kostnader og menneskelige feil, misfornøyde kunder eller manglende kompatibilitet.

Deretter, når du har full forståelse av den nåværende tilstanden, bruk innsikten til å fastsette nye forretningskrav for prosessen. Deretter designer og kartlegger du en optimal fremtidig tilstand. Idédugnad på ulike måter for å løse problemer. Disponer måledata for å spore forbedringer i forretningsprosesser. Be prosesseiere, hvis deltakelse er avgjørende for prosjektets suksess, om å bidra med vurderingsdata og gi tilbakemelding på design.

Tidlig i initiativene for administrasjon av forretningsprosesser kan selskapet ditt vurdere å innføre en metode for forbedring av forretningsprosesser for å strukturere tilnærmingen ytterligere og fremme en felles forståelse av formålet. Selv om metoder for forbedring av forretningsprosesser har ulike prinsipper og teknikker, har de alle som mål å eliminere sløsing, fjerne hindringer, forbedre samarbeid og fremme kulturell endring.

Vanlige metoder for forretningsprosessforbedring omfatter følgende:

• Smidig ledelse
• Kaizen
• Lean-ledelse
• Six Sigma
• Helhetlig kvalitetsledelse

Dra også nytte av prosesstømming, prosesskartlegging og annen programvare for administrasjon av forretningsprosesser (BPMS) for raskt å analysere og visualisere arbeidsflyter. På samme måte kan intelligente løsninger for administrasjon av forretningsprosesser (iBPMS) bidra til å forbedre arbeidsflyter med skyteknologi, kunstig intelligens og analyse av stordata.

Trinn fire: Implementer forbedringer

Du er klar til å ta i bruk den optimaliserte prosessen. Start med en konseptbekreftelse der en liten gruppe tester prosessen. Deretter bruker du tilbakemeldingene deres til å videreutvikle prosessen deretter. Dra nytte av forhåndsbygde maler og koblinger i programvare for administrasjon av forretningsprosesser (BPMS) for å utvikle intuitive brukergrensesnitt for nylig automatiserte og integrerte prosesser.

Før du formelt lanserer prosessen i den større organisasjonen, sørg for å ha planer og ressurser på plass for prosjekt- og endringsstyring. Overfør teamene på en hensiktsmessig måte for å jevne ut innledende utfordringer, unngå driftsavbrudd og fremme innføring. Fullfør også nøkkelindikatorene, og bruk programvare for forretningsanalyse (BI) til å bygge instrumentbord og generere rapporter som gir sanntids- eller tilnærmet sanntidsinnsikt.

Som en del av endringsstyringsplanen bør du oppdatere jobbroller og ansvarsområder, samt holde opplæringsøkter for ansatte. Varsle berørte kunder og leverandører og tilby kundestøtte.

Trinn fem: Overvåk og spor måledata for ytelse

I denne fasen av livssyklusen for administrasjon av forretningsprosesser bør du identifisere potensielle forbedringsområder ved å overvåke data for å generere ytelsesindikatorer. Avhengig av målene dine kan du undersøke ulike aspekter ved effektiviteten til den nye prosessen, for eksempel hvor godt:

• En arbeidsflyt fungerer i en prosess.
• En prosess fungerer i den større organisasjonen.
• En prosess fungerer fra et teknisk perspektiv.

Snakk også med interessenter for å finne ut mer om tids- og kostnadsbesparelser – både realiserte og potensielle – og oppdag flaskehalser.

Bruk programvare for forretningsanalyse til å generere, visualisere og rapportere nøkkelindikatorer, sammenligne statistikken med bransjestandarder og vurdere hvordan de samsvarer med organisasjonens nøkkelindikatorer. Dra nok en gang nytte av løsninger for administrasjon av forretningsprosesser (BPMS) for å bistå med datainnsamling og simuleringsmodellering. Overvåk ytelsen så ofte som mulig for å sikre at initiativet for administrasjon av forretningsprosesser fortsetter å møte sine mål og støtter organisasjonens større forretningsmål.

Trinn seks: Optimaliser basert på ny innsikt

Overvåkings- og sporingsarbeidet har generert en rekke handlingsrettede innsikter. Nå er tiden inne for å bruke denne informasjonen til å dobbelte ned på forbedring av forretningsprosesser. Gjennom kontinuerlig iterasjon og innovasjon kan du fortsette å forbedre prosessen og arbeidsflytene for å oppnå ny driftseffektivitet. Du vil ofte avdekke flere muligheter for automatisering, standardisering og integrering.

Oppdraget for å generere større forretningsverdi slutter aldri, og heller ikke prosessovervåking og optimalisering av aktiviteter. Forretningsstrategier, markedsbetingelser og regulatoriske krav endres kontinuerlig, så vær klar til å tilpasse prosessene dine som respons.

Hvis omstendigheter krever betydelige oppdateringer, starter du BPM-livssyklusen på nytt. Nå har bedriften gjort fasene av administrasjon av forretningsprosesser til sin egen. Ledere og prosessinteressenter kan komme sammen for å planlegge nye initiativer.