Az üzletifolyamat-kezelés hat lépése

Első lépés: A stratégia megtervezése

Először is a vezetőséggel együttműködve hozzon létre egy olyan üzletifolyamat-kezelési stratégiát, amely támogatja a szervezet alapvető üzleti céljait. A vállalatok olyan nagy hatású, alacsony kockázatú projektekbe szeretnek beruházni, amelyek mérhető, a KPI-kkel összhangban lévő eredményeket biztosítanak.

Tekintse át azokat az üzleti területeket, ahol a vállalati célkitűzések teljesítésének előrehaladása lelassult vagy elakadt. Határozza meg nagy vonalakban, hogy mit kell potenciálisan megváltoztatni – és hogyan – azáltal, hogy a kapcsolódó üzleti tevékenységeket az üzletifolyamat-kezelés három fő típusába sorolja:

• Emberközpontú BPM. Az automatizálás nagymértékű hiánya miatt az emberközpontú folyamatok az emberek körül forognak. Bizonyos döntések, jóváhagyások és egyéb folyamatok egyedi feladatot jelentenek az alkalmazottak, az ügyfelek és más személyek számára. Ezekben az esetekben a BPM-nek jól megtervezett alkalmazásfelületeket, valamint értesítési és nyomon követési funkciókat kell biztosítania a felhasználóknak.
  
  Az emberközpontú BPM-példák közé tartoznak azok a munkaerő-felvételi folyamatok, amelyekben a HR-munkatársak a vezetőkkel együttműködve álláslehetőségeket tesznek közzé, szűrik a jelölteket, közvetítőket kérnek fel, és jelentkezőket hallgatnak meg. Egy másik példa az ügyfélszolgálati munkatársak által kezelt ügyfélpanaszok.
• Dokumentumközpontú BPM. A papíralapú és az elektronikus dokumentumokat tartalmazó folyamatokat körültekintően, a vállalat, az iparág és a jogszabályi követelményeknek megfelelően kell kezelni. A dokumentumközpontú BPM gyakran használja a munkafolyamat-automatizálást a hatékonyság és a pontosság elősegítésére, miközben biztosítja az előírásoknak való megfelelést.
  
  A dokumentumigényes BPM-re azokban a jogi, pénzügyi, vásárlási és egyéb részlegekben találhatók példák, amelyek a szerződéseket és a megállapodásokat több személyhez irányítják át felülvizsgálatra és aláírásra. Egy másik példa az egészségügyi szervezetek, amelyek elektronikus egészségügyi rekordokat kezelnek.
• Integrációközpontú BPM. Ez a kategória olyan rendszerek integrálására és automatizálására összpontosít, mint a vállalati erőforrás-kezelés (ERP), az ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM) és az emberierőforrás-kezelés (HRMS). Az integrációközpontú BPM lehetővé teszi, hogy a felhasználók összekötőkkel és API-kkal gyorsan elérhessék az alkalmazásokat, az adatokat és a szolgáltatásokat, ami növeli a felhasználók termelékenységét és elégedettségét.
  
  Az Integrációközpontú BPM-re jó példák azok a marketing- és értékesítési csapatok, amelyek összekapcsolt kampányt, érdeklődőelemzést és CRM-eszközöket használnak a potenciális és meglévő ügyfelek részletes információinak megosztásához.

Második lépés: Az ideális folyamatok megtervezése és feltérképezése

Miután egyértelműen meghatározta a stratégiai célkitűzéseket, és megkapta az üzletág támogatását, elemezze térképezze fel a fejlesztendő folyamatokat. Azonosítsa a legfontosabb folyamateseményeket, az egyes műveletekhez szükséges manuális és automatizált feladatokat, az azokat végrehajtó személyeket, az ütemterveket és a használt technológiákat. Keresse meg a szűk keresztmetszeteket, a késéseket; a redundáns, szükségtelen feladatokat; valamint a túlzott költségekkel és emberi hibákkal, az ügyfelek elégedetlenségével vagy az előírásoknak való meg nem feleléssel jellemezhető területeket.

Majd ha már teljes mértékben tisztában van a cég aktuális állapotával, az elemzések segítségével kialakíthatja a folyamattal szemben támasztott új üzleti követelményeket. Ezután tervezze meg és képezze le az ideális állapotot. Gyűjtse össze a problémák megoldására szolgáló különböző ötleteket. Vázolja fel az üzleti folyamatok javulásának nyomon követésére szolgáló mérőszámokat is. Kérje meg a folyamat azon résztvevőit, akiknek a részvétele kritikus fontosságú a projekt sikeréhez, hogy segítsenek összegyűjteni az értékelési adatokat, és küldjenek visszajelzést a tervekről.

A BPM-kezdeményezések korai szakaszában előfordulhat, hogy a vállalata üzletifolyamat-fejlesztési módszertant szeretne alkalmazni a megközelítés további strukturálásához és a közös céltudatosság kialakításához. Bár az üzletifolyamat-fejlesztés módszertana különböző alapelveket és technikákat alkalmaz, ezek mindegyike a veszteség megszüntetését, az akadályok eltávolítását, az együttműködés javítását és a kulturális változás elősegítését célozza.

A leggyakoribb üzletifolyamat-fejlesztési módszerek a következők:

• Agilis menedzsment
• Kaizen
• Lean menedzsment
• Six Sigma
• Teljes körű minőségirányítás

Emellett kihasználhatja a folyamatbányászati, a folyamatleképezési és más További információ a Microsoft Power Automate üzletifolyamat-kezelési szoftverről (B P M S)üzletifolyamat-kezelési szoftverek (BPMS) előnyeit a munkafolyamatok gyors elemzése és megjelenítése céljából. Hasonlóképpen, az intelligens BPMS-megoldások (iBPMS) is segíthetnek a munkafolyamatok fejlesztésében a felhőbeli, az AI- és a Big Data-elemzési képességek révén.

Negyedik lépés: Negyedik lépés: a fejlesztések megvalósítása

Készen áll arra, hogy az optimalizált folyamatot élőben is kipróbálja. Kezdje egy megvalósíthatósági vizsgálattal, amelyben egy kis csoport teszteli a folyamatot. Ezután a visszajelzéseik alapján ennek megfelelően fejlessze tovább a folyamatot. A BPMS előre elkészített sablonjainak és összekötőinek használatával intuitív felhasználói felületeket fejleszthet az újonnan automatizált és integrált folyamatok számára.

Mielőtt formálisan elindítaná a folyamatot a teljes szervezetben, helyezzen üzembe terveket és erőforrásokat projekt- és változáskezelési célból. Fokozatosan vonja be a csapatokat a kezdeti hibák elsimítása, a működési zavarok elkerülése és a bevezetés megkönnyítése érdekében. Emellett véglegesítse a metrikákat, és üzletiintelligencia-eszközökkel hozzon létre irányítópultokat olyan jelentéseket, amelyek valós idejű vagy közel valós idejű elemzéseket biztosítanak.

A változáskezelési terv részeként frissítse a munkaköröket és a hozzájuk tartozó felelősségeket, valamint szervezzen képzéseket az alkalmazottaknak.. Értesítse az érintett ügyfeleket és szállítókat, és nyújtson támogatást.

Ötödik lépés: A teljesítménymutatók nyomon követése és ellenőrzése

A BPM életciklusának ebben a fázisában a teljesítménymetrikák előállításához szükséges adatok figyelésével azonosíthatja a lehetséges módosítási területeket. A célkitűzésektől függően az új folyamatok hatékonyságának különböző aspektusait tekintheti át, például a következőket:

• Mennyire jól működik egy munkafolyamat-funkció egy adott folyamaton belül.
• Mennyire jól működik egy folyamat a teljes szervezeten belül.
• Mennyire jól működik egy folyamat műszaki szempontból.

Konzultáljon az érdekeltekkel is, hogy további információkat szerezzen mind a megvalósult, mind a lehetséges idő- és pénzmegtakarításokról, valamint hogy azonosítsa az esetleges szűk keresztmetszeteket.

A BI-eszközökkel metrikákat hozhat létre, jeleníthet meg és jelenthet, összehasonlíthatja a statisztikákat az iparági teljesítménytesztekkel, és kiértékelheti, hogyan mérik fel azokat a szervezet KPI-jeivel. Használja a BPMS-megoldásokat, amelyek segítséget nyújtanak az adatgyűjtéshez és a szimulációs modellezéshez. Monitorozza a teljesítményt a lehető legrendszeresebben, annak érdekében, hogy a BPM-kezdeményezés továbbra is megfeleljen a céljainak, és támogassa a szervezet általános üzleti céljait.

6. lépés: Optimalizálás az új információk alapján

A monitorozási és nyomon követési erőfeszítések számos gyakorlatban hasznosítható megállapítást eredményeztek. Itt az ideje, hogy ez az információ az üzleti folyamatok fejlesztésének megkettőzésére szolgáljon. A folyamatos iteráció és innováció révén tovább finomíthatja a folyamatot és annak munkafolyamatait, hogy új működési hatékonyságot érjen el. Gyakran további lehetőségeket tárhat fel az automatizálásra, a szabványosításra és az integrációra.

A nagyobb üzleti érték létrehozására vonatkozó küldetés soha nem ér véget, és a folyamatok monitorozása és a tevékenységek optimalizálása sem. Az üzleti stratégiák, a piactéri feltételek és a szabályozási követelmények folyamatosan változnak, ezért készen kell állnia arra, hogy a folyamatokat ezekre reagálva módosítsa.

Ha a körülmények jelentős frissítéseket igényelnek, indítsa újra a BPM életciklusát. A vállalata mostanra saját maga hozta létre az üzleti folyamatok felügyeletének fázisait. A vezetők és a folyamatokban érdekeltek összejöhetnek, hogy új kezdeményezésekkel kapcsolatos stratégiát dolgozzanak ki.