Mi az a tárgyi eszköz?
Ahhoz, hogy megértse a nyilvántartási folyamatot, először is tisztában kell lennie azzal, hogy mi a tárgyi eszköz, és miben különbözik a raktárában lévő többi eszköztől. A tárgyi eszköz, más néven tőkeeszköz, az ingatlan, üzem vagy berendezés (PP&E;) olyan tárgyi eszköze, amelynek Ön a tulajdonosa vagy kezelője, és amelytől azt várja, hogy folyamatosan jövedelmet fog generálni. Egy eszköz akkor tekintendő tárgyi eszköznek, ha olyan tétel, amelyet a vállalkozás a következő naptári éven belül nem fog felhasználni, eladni vagy készpénzre váltani. A tárgyi eszközök eltérnek a forgóeszközöktől, amelyek készpénzként szerepelnek, vagy amelyeket a következő 12 hónapon belül készpénzzé kívánnak tenni.
A tárgyi eszközök a készlettől is különböznek, mivel a készlet rövid időn belül felhasználásra kerül. A készlet a következő kategóriákba sorolható:
- Nyersanyagok
- Értékesítésre kész termékek
- Folyamatban lévő termékek és szolgáltatások
- Üzemeltetési, javítási és karbantartási anyagok
Mivel a készlet tartalmazza az összes készterméket, valamint az azok előállításához szükséges anyagokat, a tárgyi eszközök azok, amelyeket a késztermékek előállításához, elhelyezéséhez és szállításához használ.
A tárgyi eszközök típusai
A vállalkozások többféle tárgyi eszközbe fektetnek be. Néhány példa:
- Épületek és létesítmények
- Számítógépes berendezések és szoftverek
- Bútorok és berendezési tárgyak
- Gépek
- Járművek
A tárgyi eszközök beszerzése általában többletköltségekkel jár. A leányvállalatok vagy külső cégek jelentős növekedést biztosíthatnak az eszközei tekintetében. Például a szoftverek beszerzésének vagy fejlesztésének tőkefedezeti költségeit, valamint a régebbi adatok átalakítását, a képzést és a karbantartást is bele kell számítani az összköltségbe.
A tárgyi eszközök nyilvántartásának ismertetése
A tárgyi eszközök nyilvántartása a vállalkozás pénzügyi adatainak pontos vezetését jelenti a tőkeeszközökről. Ez egy eszköz életciklusát részletezi öt különböző fázisban. A kezdeti beszerzést követően minden tárgyi eszköz életciklusa az alábbi öt szakaszból legalább hármat magában foglal:
Beszerzés: Egy új tárgyi eszköz kerül a könyvelésbe.
Értékcsökkenés: Az eszköz értéke periodikusan csökken, egy adott módszer szerint kiszámítva.
Átértékelés: Értékelés a jelenlegi valós piaci érték rögzítésére.
Értékvesztés: Más néven leértékelődés, amely az események vagy körülmények miatt bekövetkezett, nyilvántartott értékcsökkenést jelenti.
Megsemmisítés: Az eszköz eladása, selejtezése vagy más módon történő eltávolítása az élettartamának végén.
Az auditálás magában foglalja a vállalat könyvelési nyilvántartásainak részletes ellenőrzését is a pénzügyi év könyvelésének lezárása után. Akár belső, akár külső, ez az a pont, ahol ellentmondásokat vagy eltéréseket észlelhet a jegyzetei és az eszközök tényleges állapota között. Ez azt is elősegíti, hogy átláthatóvá váljanak az eszközei és a pénzügyi nyilvántartásai, ha a tervezettnél több pénzt veszít.
Értékcsökkentési módszerek
Az értékcsökkenés a nyilvántartás szerves része, amely megmutatja, hogy a befektetett eszközök értéke hogyan csökken az idő múlásával. Az értékcsökkenés kiszámításához különböző módszerek használhatók. A négy leggyakoribb módszer a következő:
- Kettős csökkenő egyenleg: Gyorsított értékcsökkenés, amelynél a kiadás az első néhány évben nagyobb, majd később kisebb, lehetővé teszi, hogy az idővel esetleg elavulttá váló berendezéseket használhassa.
- Egyenes: Minden évben azonos összegű értékcsökkenés.
- Az évek számjegyeinek összege (SYD): Ez a módszer lehetővé teszi, hogy a korábbi években többet, a későbbi években pedig kevesebbet számoljon el az évek számának kiszámításával.
- Termelési egységek: Az évente változó értékcsökkenési költség a teljesítmény alapján, amely lehetővé teszi, hogy a vállalkozás összhangba kerülhessen a ténylegesen felmerülő értékcsökkenési költséggel.
Az eszköz típusától és élettartamától függően különböző módszerekkel lehet a legjobb eredményeket elérni. Nem csak a megfelelő értékcsökkenési módszer kiválasztása határozza meg, hogy mennyire lesz sikeres az üzleti év végén.
Tippek a tárgyi eszközök könyvelésének javításához
A tárgyi eszköz nyilvántartási alapjainak megértése kapcsán van néhány dolog, amit beépíthet a stratégiájába, hogy biztosítsa a bevételei maximalizálását.
Határozzon meg egy tőkésítési küszöbértéket. Amikor először vásárol egy eszközt, és a döntéshozók pontosan meghatároznak egy fix összeget a tőkésítéshez, biztosítsa, hogy a számviteli könyvei egységesen következetesek legyenek, és így segítsenek Önnek és csapatának azonnal észrevenni az esetleges nyilvántartási hibákat.
A berendezések élettartamának újraértékelése. Ha helyesen becsüli meg, hogy mennyi ideig tudja a tárgyi eszközeit eredeti céljukra használni, az hosszú távon nagyban segíti vállalkozását. Mivel a számviteli nyilvántartás és az értékcsökkenés a pontos élettartam-becslésekre támaszkodik, fontos, hogy szükség esetén átértékelje ezeket, mivel idővel változhatnak.
Címkézze fel eszközeit. Alapvető fontosságú, hogy az eszközöket egész élettartamuk alatt nyomon kövesse és címkézze, mivel számos különböző tényező befolyásolhatja az értéküket. A címkézés segít nyomon követni az eszközöket életciklusuk minden szakaszában, valamint megakadályozza a lopást, kiküszöböli a helytelen elhelyezést és biztosítja a pénzügyi statisztikák ellenőrzését.
Automatizálja az elemzést a tárgyi eszközöket nyilvántartó szoftverrel. A manuális tevékenységek automatizálásával a tárgyi eszközök nyilvántartási szoftverrel történő nyomon követése segíti az adatok rögzítését, és megkönnyíti a folyamatokat. A jelszóvédelem segít abban is, hogy csak azok férjenek hozzá, akiknek szükségük van rá, és akiket erre kiképeztek.
Ahhoz, hogy a lehető legnagyobb eséllyel őrizhesse meg az átláthatóságot az életciklusok során, értesíthesse a szükséges résztvevőket a lehetséges karbantartási problémákról, és hogy az eszközök állapotát bármikor figyelhesse, elengedhetetlen, hogy a csapata rendelkezzen a megfelelő tárgyi eszközök nyilvántartására alkalmas szoftverrel.
A Dynamics 365 követése