תקשורת מאוחדת כשירות

UCaaS היא מודל אספקת ענן שמביא תקשורת מאוחדת כשירות (UC)—כגון כלי צ'אט, שיתוף קבצים, ועידות וידאו וטלפוניה—לתוך ממשק בודד או פלטפורמה יחידה.

באמצעות תקשורת מאוחדת כשירות ושיתוף פעולה, עסקים יכולים להשיג שליטה רבה יותר על זרימות העבודה והתהליכים שלהם, ועובדים נשארים מחוברים בצורה טובה יותר. פתרונות תקשורת מאוחדת כשירות מבטלים גם את הצורך לעבור בין כלי תקשורת מרובים, מחזקים את ארגון כוח העבודה, היעילות והפרודוקטיביות. 

”תקשורת מאוחדת כשירות” מתייחסת למגוון כלי תקשורת ופרודוקטיביות שמשולבים לתוך פלטפורמה אחת. כלים נפוצים בפלטפורמות UC כוללים טלפון VoIP, העברת הודעות מיידיות, דואר אלקטרוני, פגישות מקוונות, שיחות ועידה ולוחות שנה ותזמון.

”כשירות” מתייחס למודל האספקה שמשמשת עבור שירותי ענן ותוכנה.  

ההבדל העיקרי בין UC ל- UCaaS הוא פשוט המקום שבו מתארח ספק התקשורת מאוחדת כשירות. UC הוא מונח רחב יותר שכולל את UCaaS, ויכולה להיות הן מבוססת על ענן או להתארח באופן מקומי. UCaaS מבוססת אך ורק על ענן.

מאחר שמערכות UCaaS מבוססות על ענן, לרוב קל יותר לשנות את קנה המידה שלהן וחסכוניות יותר לעומת מערכות UC מסורתיות מקומיות. פתרונות UCaaS רבים פועלים במינוי חודשי או שנתי, כשהתמחור מבוסס על שירותים מחולקים לשכבות ועל מספר משתמשים. מנגד, פלטפורמות UC מסורתיות מקומיות, כוללות השקעה גדולה יותר מראש בנוסף לדמי תחזוקה ורישוי.

טכנולוגיית UC משתמשת בממשק יחיד כדי לנהל תקשורות, אשר מאפשר לצוותים לעבוד בצורה חלקה בין ערוצים—מהעברת הודעות עם עמיתים, לשיחה עם לקוחות, לוועידת וידאו עם בעלי עניין. במקום הצורך בריבוי פלטפורמות או ספקים עבור שירותים שונים, UCaaS מייעלת את כלי התקשורת הרבים שעסקים משתמשים בהם מדי יום, לכדי פלטפורמה אחת, שמשפרת את שיתוף הפעולה והפרודוקטיביות.

מאחר ש- UCaaS פועלת באינטרנט, עובדים יכולים לגשת לכלים שנחוצים להם כמעט בכל מכשיר בכל עת. המשמעות היא שעובדים יכולים לעבוד ביעילות ולהישאר מחוברים בכל מקום שבו הם נמצאים—במשרד, בביתם או בזמן נסיעות.

במקום לאחר פלטפורמות UC ברשת מסורית מקומית, פתרונות UCaaS מתארחים באופן בטוח באינטרנט. תכונה זו מבטלת את הצורך בתחזוקה באתר ובתמיכה טכנית, והופכת את הפריסה שלפתרונות UC למהירה וזולה יותר—שזה מועיל במיוחד כשעסק גדל או כשצרכים ארגוניים משתנים. פתרונות UC מבוססים על ענן טובים יותר גם בתמיכה במכשיר נייד או בכוח עבודה היברידי, מה שעוזר לעסקים לחסוך הוצאות משרדיות והוצאות נסיעה.

מערכת UCaaS עוזרת לעסקים לשפר את היעילות והפרודוקטיביות, ועוזרת לעובדים להישאר מחוברים מכל מקום. פונקציות חיוניות של UCaaS כוללות:

• צ'אט: העברת הודעות מיידיות עוזרת לצוותים מפוזרים להתחבר בזמן אמת. צ'אט לעתים קרובות כולל תכונות כגון העברת הודעות פרטיות או קבוצתיות, ערוצי צוות ופרויקט, ויכולות שיתוף קבצים מוטבעות עבור תקשורת מהירה ונוחה.
  
  
• ‏‏קול: שירותי טלפון, כגון העברת שיחות, שיחות ועידה, הקלטת שיחות וניתוב שיחה מתקדם, עוזרים לעסקים לקבל החלטות מהר יותר. ב- UCaaS, יכולות קוליות פועליות באמצעות טכנולוגיית VoIP.
  
  
• וידאו: וידאו מאפשר פגישות מקוונות עבור צוותים, אשר מאפשרות אינטראקציות פנים מול פנים גם בין אזורי זמן שונים. תכונות שיתוף פעולה מתקדם כגון שיתוף מסך, הקלטות וצ’אט, יכולות לעזור לצוותים להפיק את המרב מכלי חיוני זה.
  
  
• שיתוף פעולה: בזכות תכונות שיתוף פעולה כגון לוחות שנה ותזמון, שיתוף קבצים וכלי ניהול פרויקטים, קל יותר לעובדים לעבוד בין פונקציונליות וליישר קו לגבי מטרות.

תקשורת יעילה חיונית לעסקים מכל גודל, במיוחד ככל שיותר חברות מאמצות מודל עבור היברידי ומרוחק באופן קבוע. אך UCaaS עוזרת לצוותים עם מעבר לשיתוף פעולה וירטואלי—היא גם עוזרת לעסקים להישאר תחרותיים בשווקים משתנים.

חלק מהיתרונות של UCaaS כוללים:

• עלויות מופחתות
  מאחר ש- UCaaS מבוססת על ענן ופועלת בממשק אחד, חברות מוציאות פחות על תחזוקה, עמלות רישוי ועל התקנה ראשונית. עסקים חוסכים גם על הוצאות משרדיות ונסיעות.
  
  
• מדרגיות
  פתרונות UCaaS מפשטות את ההצטרפות והופכות את ההוספה של משתמשים חדשים לקלה בזמן שהצוותים גדלים. מערכות UCaaS יכללו גם את הטכנולוגיות החדשות ביותר כדי לשפר תהליכים עסקיים, לעדכן באופן אוטומטי באמצעות תכונות אבטחה, כלים ואפליקציות חדשים.
  
  
• פרודוקטיביות משופרת
  במקום לעבוד בין מספר פלטפורמות, לעובדים יש את כל מה שהם צריכים במיקום מרוכז—אשר משפר את היעילות של זרימת עבודה וניהול פרויקטים. תכונה זו עוזרת לצוותים לנוע מהר יותר ולשפר את איכות העבודה.
  
  
• גמישות
  באמצעות מגוון של כלי תקשורת בפלטפורמה אחת, UCaaS עוזרת לעסקים להגיב ולהתאים את עצמם לשינויים במהירות, בנוסף לתגובה מהירה יותר לצורכי הלקוח. UCaaS גם מעצימה עובדים לעבוד כמעט מכל מקום בכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט אמין.

UCaaS מגיעה עם יתרונות עסקיים רבים, אך ישנם גם חסרונות שכדאי להביא בחשבון.

היתרונות של UCaaS כוללים:

• פריסה מהירה יותר.
  
  
• ניידות גבוהה יותר של עובדים.
  
  
• חיסכון בעלויות.
  
  
• יעילות טובה יותר של זרימת עבודה.
  
  
• טכנולוגיה שתמיד עדכנית.

החסרונות של UCaaS כוללים:

• תלות בחיבור חזק לאינטרנט.
  
  
• שיחות חירום מוגבלות.
  
  
• בעיות אפשריות ביכולת פעולה הדדית עם חומרה קיימת.

כל ארגון יכול להפיק תועלת ממעבר למערכת UCaaS, אך החשש משיבושי תקשורת עלול למנוע מעסקים מביצוע המעבר. כדי שהמעבר יהיה חלק יותר ולהבטיח לעסקים המשכיות, יש לשקול את שיטות העבודה המומלצות הבאות:

1. ערוך ביקורת על מערום כלי התקשורת הקיימים שלך.
   בעת מעבר ממערכת תקשורת מדור קודם לפלטפורמת UCaaS, חשוב לזהות את כל כלי התקשורת הקיימים שעובדים משתמשים בהם בין צוותים ומחלקות. ייתכן שתמצא כלים חופפים או שיש תכונות מסוימות שאינך משתמש בהן כלל, אשר יעזרו לך לקבל החלטות מושכלות בשעה שאתה עובר למערכת UCaaS חדשה.
   
   
2. הערך את הצרכים שלך.
   מערכות UCaaS בדרך-כלל פועלות בתוכנית שירותים מחולקת לשכבות, כך שהכרת התכונות הנחוצות לך והיכן הפערים שלך, היא קריטית. תקופת הערכה זו היא גם הזדמנות לאסוף משוב מחברי צוות וללמוד היכן ניתן לשפר זרימות עבודה.
   
   
3. התרע בפני הצוות שלך ותן ציר זמן למעבר.
   בשעה שאתה עובר למערכת UCaaS, ודא שהצוות שלך מבין את ציר הזמן של המעבר. האם זו תהיה פריסה מדורגת או מעבר מידי? שמירה על העובדים בעניינים מבטיחה שיהיה להם מספיק זמן לתעד תהליכים ולשמור כמות מינימלית של שיבושי עסקים.
   
   
4. קבל גישה למשאבי למידה בשלב מוקדם.
   בזמן שאתה יכול לצפות לעקומת למידה בשעה שאתה מחליף מערכות תקשורת, מתן תמיכה ומשאבים בשלב מוקדם צריך לעזור להפוך את התהליך לחלק יותר. נצל את חומרי הלמידה שמספק ספק ה- UCaaS או ערוך הדרכה כדי לוודא שלעובדים יש את כל מה שהם צריכים לאחר הטמעת מערכת ה- UCaaS החדשה.

השקעה בפלטפורמת UCaaS חדשה מספקת יתרונות רבים עבור עסקים חדשים ומבוססים באופן זהה, אך השוואת ספקים ובחירת ספק ה- UC המתאים לצרכים שלך יכולות להיות מאתגרות. כדי למצוא את ספק ה- UV בטוב ביותר עבור העסק שלך, הקפד לזכור את הקריטריון הבא:

1. שירות לקוחות
   האם לספק ה- UCaaS יש תמיכה בצ’קט בשידור חי או בטלפון שזמינה תמיד? האם יהיה סיוע בהטמעה הראשונה או בהעברת ה- UC? האם יש צירוף צוות או הדרכת המשך? הכרת העזרה הזמינה במקרה שבו תצטרך לפתור בעיה היא רכיב חשוב שצריך להביא בחשבון בעת איתור ספק ה- UC הטוב ביותר.
   
   
2. אבטחה
   כאשר עובדים מרוחקים או היברידיים עובדים ברשתות ומכשירים שונים, חשוב לחפש תכונות אבטחה מקיפות בספק ה- UCaaS. לפני שתשקיע, דבר עם נציג לגבי התשתית של ספק ה- UC שכוללת הצפנת נתונים, ניהול איומים והרשאות גישה ובקרה.
   
   
3. מהימנות
   בזמן שתה משווה בין ספקי UC, הבא בחשבון את היסטוריית זמן הפעולה התקינה או בקש לראות תיעוד לגבי ביצוע המהימנות של הספק. אחוז זמן פעולה תקינה צריך להיות מעל 99 אחוז. באפשרותך גם לבדוק את דפי המדיה החברתית של ספק ה- UC כדי לראות אם יש דפוס או היסטוריה של הפסקות פעילות.
   
   
4. חוויית משתמש עקבית
   מערכת UCaaS מקלה על עובדים לעבוד במכשירים שונים, כך שישנה חשיבות קריטית ל- UI ו- UX עקביות. עקביות זו חוסכת זמן ומקלה על העובדים לנווט בין כלי התקשורת שבהם הם משתמשים מדי יום, ולנהל אותם. היא גם מקלה עבור מחלקת IT לספק תמיכה במידת הצורך.

עקב מגיפת הקורונה, טכנולוגיית UCaaS הפכה להכרח עבור חברות רבות—אשר מאפשרות לצוותים לעבוד מרחוק ולהישאר תחרותיים גם בעתות חוסר ודאות. בעתיד, UCaaS תמשיך להיות חלק חשוב ועיקרי בטרנספורמציה דיגיטלית של עסקים, לעזור לצוותים לשפר תהליכים פנימיים, מעורבות לקוחות והסתגלות לשווקים חדשים.

טכנולוגיית UCaaS לא הולכת לשום מקום מאחר שיותר חברות מאמצות מודל עבודה היברידי או גמיש באופן קבוע. כדי לענוד על הצרים של כוח עבודה מפוזר, תכונות UCaaS מתפתחות בקצב מהיר.

לדוגמה, סימני נוכחות—מאפשרים לעמיתים לדעת מתי מישהו לא נמצא, נמצא בשיחה או מציג—הפכו להיבט חשוב של פלטפורמות UCaaS. כלים אלה גם מסלקים הסחות דעת ועוזרים לעובדים לשמור על איזון בין העבודה לחיים האישיים שלהם, באופן בו הם מציינים כאשר מישהו מרוכז, ממוקד או סיים את היום. גם רכיבי וידאו וצ’אט של UCaaS התפתחו, עם תכונות תגובה חדשות שמעודדות השתתפות בדיונים ומעורבות טובה יותר של הקהל בפגישות.

בשעה שטכנולוגיית תקשורת מתפתחת, יותר עסקים הופכים לפלטפורמות UC מבוססות על ענן כדי להבטיח שהן מעודכנות בתכונות ובאבטחה העדכניים ביותר. מגמות אחרות שמעצבות את העתיד של טכנולוגיית תקשורת עסקית כוללות:

טכנולוגיות בינה מלאכותית ולמידת מכונה—החל מצ’אטבוטים ומסייעים חכמים ועד לתובנות נתונים—ימשיכו להתפתח בפלטפורמות UC. בינה מלאכותית יכולה לעזור בשיפור זרימות העבודה ב- UCaaS, על-ידי הפיכת תהליכים לאוטומטיים, שיפור הנגישות באמצעות יכולות דיבור לטקסט, וחיזוק היעילות באמצעות תזמון חכם והמלצות חכמות.

UCaaS היא זכייה בטוחה עבור תקשורת וקשר העובדים, אך היא יכולה גם לחזק את מערכות היחסים עם הלקוחות. בשעה שטכנולוגיה עסקית מתפתחת, יותר פתרונות UCaaS מספקים דרך חלקה לשפר את חוויות הלקוחות על-ידי שילוב מרכזי קשר או כלי ניהול קשרי לקוחות (CRM) בתוך הפלטפורמה.

המשמעות של דרכים נוספות לתקשר ולשתף פעולה, היא נקודות כניסה נוספות עבור איומי אבטחה. בשעה שטכנולוגיית תקשורת מתפתחות, פלטפורמות UC ימשיכו לחזק תשתית כדי ליצור שיפורים בניהול איומים, שירותי הצפנה והגנה על נתונים. UCaaS עשויה גם לפתוח הרחבות אבטחה מתוך מחשבה על תעשיות מסוימות כדי לטפל בצרכי התאימות.