Tekoäly Excelissä

Tekoäly Excelissä käyttää Microsoft 365 Copilotia, jonka avulla voit työskennellä älykkäämmin ja nopeuttaa tiettyjä laskentataulukkotehtäviä, kuten sarakkeiden ja kaavojen lisääminen, taulukoiden muotoilu sekä näkemysten löytäminen datasta.

Aloita Copilot Excelissä -toimintojen käyttö tekemällä näin:  

1. Avaa olemassa oleva Excel-laskentataulukko, jonka olet tallentanut OneDrive tai SharePoint -tallennustilaasi.
2. Valitse Aloitus-välilehdeltä Copilot-kuvake avataksesi keskusteluruudun. Mikäli et löydä kuvaketta välilehdeltä, sinun täytyy ensin rekisteröityä Microsoft 365 Copilot -käyttäjäksi.
3. Valitse kehote-ehdotus tai kirjoita kehote.
4. Jos et keksi, mitä kysyä, valitse Näytä kehotteet -kuvake keskustelulaatikosta ja voit tutustua Copilot Excelissä -toimintojen eri mahdollisuuksiin.

Tietojen suodatus

Tietojen nopea suodatus on Excelin hyödyllisimpiä tekoälytyökaluja. Suurissa tietomassoissa on usein epätarkkuuksia, virheitä tai kaksoiskappaleita. Voit pyytää Copilotia Excelissä löytämään ja korjaamaan nämä ongelmat. Voit esimerkiksi pyytää Copilotia yhdenmukaistamaan tietojen tyypit ja poistamaan kaksoiskappaleet, jolloin datasi on varmasti oikeellista ja sitä on helpompi työstää.

Datasta voi olla hankalaa löytää trendejä, varsinkin kun tietomassat ovat monimutkaisia tai hyvin suuria. Excelin tekoälytoiminnot yksinkertaistavat tätä työtä analysoimalla tietosi ja korostamalla tärkeät ilmiöt tai trendit. Voit jopa pyytää Copilotia Excelissä laatimaan kaavioita tai kuvaajia, jotka tiivistävät laskentataulukkosi selkeämmin.

Kaikki kaavat eivät ole samanarvoisia – jotkut monimutkaiset kaavat voivat vaatia paljon työaikaa ja niissä ilmenee usein virheitä. Nopeuta työtäsi ja vältä virheitä pyytämällä Excelin tekoälytoimintoja ehdottamaan, mitkä kaavat sopivat parhaiten työstämääsi dataan. Mikäli sinun täytyy tehdä monimutkaisia laskutoimituksia tai yhdistellä useita funktioita, Copilot Excelissä voi opastaa sinut prosessin läpi tai laatia oikean kaavan puolestasi.

Copilot tekee toimiisi perustuvia kontekstikohtaisia suosituksia samalla, kun työskentelet Excelissä. Jos esimerkiksi olet järjestämässä tietoja luomalla Pivot-taulukkoja, Copilot voi ehdottaa vaihtoehtoisia tapoja tai oikopolkuja, jotka voivat tehostaa työnkulkuasi. Näiden ehdotusten avulla voit tehostaa ja nopeuttaa työtehtäviäsi sekä tehdä datan parissa työskentelystä intuitiivisempaa.

Copilot Excelissä ymmärtää datasi rakenteen ja sisällön, ja voi siksi automaattisesti generoida yksityiskohtaisia raportteja. Tekoäly voi myös lisätä dataasi tiivistelmiä, grafiikoita ja keskeisiä näkemyksiä – kaikki ammattimaisesti muotoiltuina. Tämä toiminto on hyödyllinen, kun haluat tuottaa esitelmiä tai jakaa löydöksiäsi muiden kanssa ilman, että sinun täytyisi koostaa tietoja käsin.

Parannettu tehokkuus

Automatisoi paljon aikaa vievät tehtävät ja paranna työtehoasi. Excelin tekoäly voi esimerkiksi automaattisesti suodattaa datasi, ehdottaa kaavoja ja generoida raportteja. Tämä helpottaa työtäsi, koska saat tehtävät nopeammin valmiiksi ja voit keskittyä tärkeämpiin yksityiskohtiin.

Ihmiset tekevät melko usein virheitä tietojen analysoinnissa ja hallinnoinnissa, mikä voi johtaa vääriin johtopäätöksiin ja päätöksiin. Voit vähentää näitä virheitä pyytämällä Copilotia Excellissä ehdottamaan kaavoja ja suorittamaan monimutkaisia laskutoimituksia.

Hyvät päätökset perustuvat hyvään tietoon. Paranna päätöksentekoasi pyytämällä Copilotia löytämään tiedoistasi olennaiset näkemykset. Excelin tekoäly voi tunnistaa ilmiöitä, trendejä ja keskeisiä tietoja, jotka eivät ihmiselle olisi itsestäänselviä.

Suurten tietomäärien käsittely voi tuntua ylivoimaiselta tai haastavalta, mutta Copilot Excelissä pystyy käsittelemään suuria datamääriä nopeasti, mikä helpottaa sinun työsi skaalaamista. Tämä skaalattavuus tarkoittaa, että voit helposti hallinnoida dataasi, olipa se kuinka mittavaa tai monimutkaista tahansa – vaikkapa tuhansia rivejä tai useita monimutkaisia taulukkoja.

Vaikket olisi Excel-asiantuntija, Copilot Excelissä on käyttäjäystävällinen ja sitä on yksinkertaista käyttää. Saat apua tehtäviisi sekä ehdotuksia ja selityksiä eri toimintoihin, kun vain kerrot mitä tarvitset tai käytät ehdotettua näytekehotetta.

Tässä esittelemme käytännön esimerkkejä, kuinka Copilot Excelissä voidaan ottaa käyttöön eri yritystilanteissa ja eri toimialoilla.
 

Tilinpäätösanalyysi

 

• Tulosennusteiden laatiminen: Voit generoida tulosennusteita hetkessä analysoimalla menneisyyden tietoja ja ennakoimalla tulevaisuuden trendejä.

• Budjettianalyysi: Laadi yksityiskohtaisia budjettianalyysejä vertaamalla toteutuneita menoja budjettimääriin, jolloin niiden erot korostuvat.

• Sijoitusten arviointi: Arvioi sijoitusmahdollisuuksia analysoimalla talouslukuja ja arvioimalla todennäköiset tuotot.

• Suorituskykymittarien (KPI) analysointi: Tarkastele markkinointidataa, jotta näet, mitkä suorituskyvyn mittarit – esimerkiksi konversiot tai asiakashankinnan kulut – näyttävät hyvältä.

• Trendianalyysi: Havaitse markkinointidatasta trendejä, kuten kausittaisia piikkejä asiakkaiden kiinnostuksessa, laatiaksesi vahvempia kampanjoita.

• Asiakassegmentointi: Voit kohdentaa markkinointisi tarkemmin, kun analysoit asiakkaiden tiedoista ostokäyttäytymistä, demografisia tietoja ja osallistumista.

• Ennakoi myyntitrendejä: Voit ennakoida tulevia myyntitrendejä analysoimalla mennyttä myyntidataa ja suunnitella siten toimintasi paremmin.

• Asiakaskäyttäytymisen analyysi: Ennusta asiakkaiden käyttäytymistä, kuten ostotapoja, laatiaksesi tarkempia myyntistrategioita.

• Tavoitteiden asettaminen: Voit asettaa realistiset myyntitavoitteet, kun analysoit ensin suorituskyvyn ja markkinaolosuhteet.

• Varastotilanteen tasapainottaminen: Ennakoi varastotilanteen tulevat tarpeet menneen myyntidatan perusteella, jotta vältät varaston tyhjenemisen ja liialliset hankinnat.

• Toimitusketjun optimointi: Löydä toimitusketjusi tehottomat kohdat.

• Kustannusten hallinta: Tarkkaile ja hallitse varastokuluja ja pidä menot kurissa.

• Työntekijöiden suorituskykyanalyysi: Löydä tehokkaimmat työntekijäsi ja kasvumahdollisuudet arvioimalla henkilöstön suorituskykydataa.

• Vaihtuvuusanalyysi: Ymmärrä trendit työntekijöiden vaihtuvuudessa, jotta HR-tiimit voivat ennakoida ongelmia henkilöstön pysyvyydessä.

• Henkilöstösuunnittelu: Arvioi tulevia henkilöstötarpeita nykyisten tietojen ja trendien perusteella.

• Opiskelijoiden suoritustrendit: Tunnista trendit opiskelijasuorituksissa ja löydä ne alueet, joilla opiskelijat menestyvät sekä ne, joilla he kompastelevat.

• Resurssien kohdistaminen: Päätä koulutusresurssien kohdentamisesta sen perusteella, kuinka usein niitä käytetään ja kuinka tehokkaita ne ovat.