Trình soạn thảo tài liệu là gì?

Tạo hoặc mở tài liệu của bạn

Để bắt đầu, bạn có thể cần tạo một tài khoản với nhà cung cấp chương trình soạn thảo tài liệu mà bạn lựa chọn. Sau khi tạo tài khoản, bạn có thể đăng nhập và bắt đầu chỉnh sửa tài liệu. Một số trình soạn thảo tài liệu chỉ hỗ trợ một số định dạng tệp nhất định, nên hãy đảm bảo trình soạn thảo tài liệu bạn chọn có khả năng làm việc linh hoạt với loại tệp của tài liệu. Kiểm tra đuôi tệp* xem loại tài liệu của bạn có được hỗ trợ hay không.

 

Chỉnh sửa tài liệu của bạn

Khám phá các tính năng chỉnh sửa tài liệu đa dạng. Nếu bạn đang tạo một tài liệu mới, bạn có thể bắt đầu bằng cách định dạng văn bản, thay đổi kiểu phông chữ, màu sắc và kích thước, cũng như định dạng hàng loạt để tiết kiệm thời gian. Thực hiện kiểm tra chính tả và ngữ pháp, nhận gợi ý viết, theo dõi các thay đổi và số lượng từ, cũng như kiểm tra các vấn đề liên quan đến khả năng tiếp cận. Nhiều trình soạn thảo tài liệu cho phép bạn làm cho tài liệu trở nên sinh động và hấp dẫn hơn bằng cách chèn hình ảnh, đồ thị và biểu đồ.

 

Chia sẻ công việc của bạn với người khác

Các ứng dụng chỉnh sửa trực tuyến thực sự cho thấy thế mạnh trong mảng cộng tác. Mời bạn bè hoặc thành viên nhóm đóng góp ý kiến ​​hoặc cùng làm việc trên cùng một tài liệu. Tính năng bình luận và đề xuất giúp bạn dễ dàng ghi lại phản hồi của mọi người và theo dõi các thay đổi. Bản chất cộng tác của các nền tảng này thúc đẩy hiệu quả và tinh thần làm việc nhóm, cho dù bạn đang thực hiện dự án trên trường, báo cáo kinh doanh hay sáng tạo bài viết.

 

Lưu và xuất

Phần lớn các trình soạn thảo tài liệu đều có nhiều tùy chọn lưu và xuất khác nhau. Bạn có thể tải trực tiếp công việc của mình lên đám mây hoặc lưu một bản sao về thiết bị hoặc làm cả hai. Các tùy chọn xuất cho phép bạn tải tài liệu xuống dưới các định dạng tệp khác nhau để chia sẻ hoặc sử dụng ngoại tuyến. Dung lượng lưu trữ đám mây mang lại lợi ích là bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, từ đó đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất tài liệu do lỗi phần cứng.

Tải tài liệu lên đám mây – một tính năng phổ biến của trình soạn thảo tài liệu trực tuyến – mang lại một số lợi thế:

• Quyền truy cập linh hoạt. Làm việc trên cùng một tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet, dù đó là máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng hay điện thoại thông minh.
• Cộng tác hiệu quả. Nhiều người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa một tài liệu cùng lúc, bất kể họ ở đâu.
• Quản lý phiên bản. Việc lưu tài liệu lên đám mây thông qua ổ đĩa cá nhân hoặc ổ đĩa chung như OneDrive giúp tăng khả năng theo dõi các thay đổi, xem lại lịch sử tài liệu và khôi phục về phiên bản trước đó nếu cần.
• Sao lưu tài liệu. Dịch vụ lưu trữ trên đám mây và hệ thống quản lý nội dung như SharePoint cung cấp tính năng sao lưu tài liệu tự động, đảm bảo công việc của bạn luôn an toàn ngay cả khi máy tính bị hỏng hoặc dữ liệu bị rò rỉ.
• Bảo vệ dữ liệu và sở hữu trí tuệ. Dịch vụ lưu trữ trên đám mây giúp bạn bảo mật dữ liệu nhạy cảm bằng mã hóa và các biện pháp khác, từ đó bảo vệ tài liệu khỏi rủi ro bị truy cập trái phép.

 

Chỉnh sửa tài liệu Word trực tuyến

Sau đây là ví dụ về cách bắt đầu sử dụng nhanh một trong những ứng dụng chỉnh sửa miễn phí phổ biến nhất, là phiên bản trực tuyến của Word và đôi khi được gọi là “Word trên web”.

1. Khởi chạy Word trong trình duyệt. (Đăng nhập bằng thông tin tài khoản Microsoft của bạn nếu cần.)
2. Chọn tài liệu Word bạn muốn chỉnh sửa hoặc chọn Mới để tạo tài liệu mới.
3. Sau khi mở tài liệu, hãy chọn tab Xem lại ở dải băng trên cùng.
4.  Từ tab Xem lại, bạn có thể chọn Trình soạn thảo để truy cập vào nhiều công cụ chỉnh sửa trực tuyến như kiểm tra ngữ pháp và chính tả, để lại bình luận, theo dõi các thay đổi, cùng với công cụ hỗ trợ viết nâng cao về văn phong, tính rõ ràng hoặc súc tích. 
5. Khi làm việc trong Word, các thay đổi của bạn sẽ tự động được lưu định kỳ. Khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa, hãy chọn tab Tệp, sau đó chọn Lưu dưới dạng để lưu các thay đổi. 
6. Bạn cũng có thể cộng tác trực tiếp với người khác trong thời gian thực trên cùng một tài liệu. Tìm hiểu thêm về cách cùng nhau làm việc trong Word >

Tìm hiểu thêm về cách chỉnh sửa tài liệu Word trực tuyến >