Trực quan hóa rõ ràng quy trình kinh doanh
Tiêu chuẩn hóa và truyền đạt các quy trình kinh doanh quan trọng với nhóm của bạn bằng cách sử dụng Ký hiệu và mô hình hóa quy trình kinh doanh (BPMN).
Hợp lý hóa quy trình kinh doanh với sơ đồ BPMN
Tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh với sơ đồ chi tiết nhưng dễ hiểu cho tất cả các cấp độ trong tổ chức của bạn.
Ký hiệu và mô hình hóa quy trình kinh doanh (BPMN) là gì?
Ký hiệu và mô hình hóa quy trình kinh doanh (BPMN) là một cách tiêu chuẩn để thể hiện các quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối. Phương thức này được thiết kế để loại bỏ sự không rõ ràng của các đặc tả quy trình và cung cấp bối cảnh cần thiết để hoàn tất quy trình đó. Do ánh xạ quy trình thường rất phức tạp và khó hiểu, BPMN cung cấp một giải pháp phổ quát sử dụng các kỹ thuật tạo mô hình tiêu chuẩn và biểu tượng được tiêu chuẩn hóa, cho phép mọi người dễ dàng chia sẻ và đọc các mô hình quy trình. Bất kể sơ đồ BPMN kỹ thuật hay phi kỹ thuật cung cấp một cách biểu diễn trực quan và dễ hiểu về các bước liên quan trong một quy trình, đều cung cấp đầy đủ chi tiết để hỗ trợ bạn triển khai thành công. BPMN giúp bạn giao tiếp và cộng tác tốt hơn và đặc biệt hữu ích khi cố gắng tăng hiệu quả và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Các lợi ích của BPMN
Tất cả các tổ chức đều có thể hưởng lợi từ các quy trình kinh doanh được cải thiện được BPMN hỗ trợ. Với phần mềm lập mô hình quy trình kinh doanh, bạn có thể tạo sơ đồ đơn giản hoặc phức tạp – bất cứ sơ đồ nào quy trình của bạn yêu cầu. Các lưu đồ bạn tạo có thể dễ dàng được các bên liên quan nhận dạng và hiểu rõ, bất kể họ có kiến thức nền tảng về kỹ thuật hay không.
Mục đích chính của BPMN là giúp hỗ trợ quản lý quy trình kinh doanh trong toàn tổ chức với tiêu chuẩn dễ hiểu đối với tất cả người dùng. Một số lợi ích của BPMN là:
- Tìm hiểu. Khi bạn tạo sơ đồ BPMN mà tất cả các nhóm đều có thể giải mã, các quy trình làm việc phức tạp và khó hiểu sẽ trở nên dễ hiểu hơn. Điều này giúp các doanh nghiệp xác định quy trình kinh doanh của họ.
- Tiêu chuẩn hóa. Sở hữu một giải pháp tại chỗ giúp mọi người nhanh chóng chia sẻ và hiểu rõ thông tin. BPMN hoạt động như một ký hiệu tiêu chuẩn cho tất cả các cấp độ của các bên liên quan của bạn.
- Tính đơn giản. Sơ đồ là một công cụ học tập trực quan, giúp chúng trở nên dễ hiểu hơn so với văn bản tường thuật. Đây cũng là tiêu chuẩn trong ngành, do đó sẽ ít xảy ra lỗi.
- Liên lạc. BPMN giúp thu hẹp khoảng cách liên lạc giữa các nhóm, phòng ban và tổ chức khác nhau bằng cách thiết kế lưu đồ mà tất cả các cấp phòng ban có thể hiểu được.
- Cộng tác. BPMN đưa tất cả các bên liên quan vào quy trình, biến BPMN trở thành một công cụ cộng tác hiệu quả. Nhiều phòng ban có thể đánh giá lưu đồ của bạn và gần như ngay lập tức xác định quy trình kinh doanh, kết quả cho nhóm của bạn và các bước tiếp theo mà không cần nhiều chi tiết.
- Khả năng hỗ trợ. Nhờ BPMN thúc đẩy khả năng liên lạc hiệu quả giữa tất cả các phòng ban, nhân viên được hỗ trợ trong việc tạo lưu đồ thể hiện quy trình kinh doanh và các hoạt động khác của họ. Khi thành viên nhóm có thể nhanh chóng diễn giải biểu đồ của bạn, họ có thể đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt nhanh hơn.
Cách thức hoạt động của BPMN
BPMN cung cấp dòng trực quan giúp thu hẹp khoảng cách liên lạc giữa các nhóm nội bộ và bên ngoài, thể hiện các hành động cần thiết từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng. Như một tiêu chuẩn toàn cầu trong việc tạo quy trình, BPMN được duy trì tại một nguồn duy nhất.
Ban đầu được phát triển bởi Sáng kiến quản lý quy trình kinh doanh (BPMI), BPMN đã được Object Management Group (OMG) duy trì kể từ khi sáp nhập vào năm 2005. OMG hiện lưu trữ các tiêu chuẩn khác trên toàn cầu, giúp phát triển các tiêu chuẩn tích hợp doanh nghiệp cho các công nghệ và ngành khác nhau. Trong phiên bản BPMN 2.0, tên đã được thay đổi từ Ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh thành Ký hiệu và mô hình hóa quy trình kinh doanh.
Vì ưu tiên hàng đầu của BPMN là tạo ký hiệu dễ hiểu cho các mô hình quy trình trong khi diễn giải sự phức tạp vốn có của chúng, BPMN giải quyết vấn đề này bằng cách sắp xếp các khía cạnh đồ họa thành các danh mục cụ thể. Bằng cách giúp người đọc nhận ra các biểu tượng trong biểu đồ thông qua một tập hợp nhỏ các danh mục ký hiệu, họ sẽ có thể xác định các thành phần cần thiết và hiểu rõ sơ đồ trong lòng bàn tay. BPMN hoạt động để thu thập dữ liệu thích hợp và trình bày dữ liệu đó bằng đồ họa một cách chính xác và nhất quán trong tất cả các nhóm của bạn. Bạn có thể thêm thông tin và bối cảnh bổ sung vào lưu đồ mà không làm thay đổi giao diện của sơ đồ. Mỗi biểu tượng đều có một ý nghĩa hoặc ghi chú cụ thể cho một hành động.
Việc tạo sơ đồ BPMN rất đơn giản, đặc biệt là nếu bạn đã sử dụng phần mềm lập sơ đồ. Bạn sẽ cần phải hiểu rõ và triển khai các thành phần ngôn ngữ và thiết kế trực quan được sử dụng trên tất cả các sơ đồ BPMN để tạo ra cách biểu diễn trực quan cho quy trình.
Thành phần thiết kế BPMN
BPMN là một tập hợp các biểu tượng và quy tắc được sử dụng để kết nối các biểu tượng đó với mô hình quy trình kinh doanh. Ngôn ngữ BPMN được sử dụng trong các mô hình đó dựa trên lưu đồ và ký hiệu đồ họa được chia thành 5 thành phần sau đây.
Lưu đồ
Lưu đồ kết nối các thành phần giúp hình thành một quy trình.
- Sự kiện: Được mô tả dưới dạng hình tròn đại diện cho một sự kiện. Sự kiện được chia thành 3 loại: Bắt đầu báo hiệu về bước đầu tiên của quy trình, mô tả trung gian về bất kỳ sự kiện nào xảy ra giữa sự kiện đầu tiên và sự kiện cuối cùng, cũng như kết thúc báo hiệu về giai đoạn cuối của quy trình kinh doanh.
- Hoạt động: Được thể hiện trực quan dưới dạng hình chữ nhật có góc tròn, những hình này thể hiện một tác vụ do một người hoặc hệ thống thực hiện. Có 4 loại hoạt động BPMN: tác vụ, quy trình phụ, cuộc gọi và giao dịch.
- Cổng kết nối: Tín hiệu biểu tượng hình kim cương nếu một hoạt động cần đi qua một dòng quy trình khác. Một số ký hiệu cổng kết nối khác nhau tách biệt và kết nối các dòng, bao gồm độc quyền, toàn diện, song song và phức tạp.
Đối tượng đang kết nối
Các đối tượng đang kết nối tượng trưng cho cách các đối tượng được kết nối trong dòng.
- Dòng trình tự: Hiển thị thứ tự hoạt động kinh doanh với đường thẳng và mũi tên in đậm.
- Dòng thư: Thư chạy “chạy” trong các phòng ban hoặc tổ chức khác nhau, được thể hiện bằng đường nét đứt với một vòng tròn và mũi tên.
- Liên kết: Đường chấm chấm kết nối các thành phần lạ hoặc văn bản với sự kiện, hoạt động hoặc cổng kết nối.
- Liên kết dữ liệu: Những đường chấm chấm có mũi tên này thể hiện dữ liệu với các đối tượng dòng. Liên kết dữ liệu hiển thị đầu vào và đầu ra của hoạt động.
Làn chức năng
Làn chức năng là các biểu tượng đồ họa đại diện cho những người dự trong quy trình và người nào chịu trách nhiệm về phần nào.
- Vùng: Đây là những người dự quan trọng, dù là trong công ty hay bên ngoài, làm việc trong quy trình.
- Làn: Các đối tượng này hiển thị các hoạt động và dòng cho người dự, kiểm soát về trách nhiệm của họ trong quy trình. Nhiều làn có thể tạo thành một vùng duy nhất, vì một vùng được xác định theo các hành động mà nhóm đó phải hoàn thành trong quy trình.
Thành phần lạ
Một thành phần lạ giúp làm rõ thông tin được thêm vào sơ đồ mà không làm ảnh hưởng đến dòng. Các thành phần lạ được liên kết với một quy trình hoặc sự kết nối bằng kết nối liên kết.
- Chú thích văn bản: Sao chép bối cảnh cung cấp cho một phần của sơ đồ.
- Nhóm: Nhóm lô-gic của các hoạt động mà không làm thay đổi dòng của sơ đồ.
Dữ liệu
Đối tượng dữ liệu cung cấp thông tin cần thiết để tạo hoặc thực thi quy trình kinh doanh, được thể hiện dưới dạng biểu tượng tệp. Đối tượng dữ liệu cũng được coi là thành phần lạ vì chúng không làm ảnh hưởng trực tiếp đến dòng thư hoặc dòng trình tự.
- Đối tượng dữ liệu: Hiển thị dữ liệu cần thiết cho hoạt động.
- Đầu vào dữ liệu: Đầu vào dữ liệu ngoài cho toàn bộ quy trình.
- Đầu ra dữ liệu: Kết quả của dữ liệu đó trong toàn bộ quy trình.
- Kho dữ liệu: Nơi đọc hoặc ghi dữ liệu, kéo dài trong suốt quy trình.
Phiên bản lặp lại mới nhất, BPMN 2.0, được dựng trên các phiên bản trước, cung cấp tập hợp rộng hơn các biểu tượng và ký hiệu, hỗ trợ nhiều chi tiết hơn khi cần thiết.
Xây dựng sơ đồ mạng dành riêng cho người xem của bạn
Xem thêm về Visio và sơ đồ BPMN
Tiêu chuẩn hóa quy trình của bạn
Làm việc trực quan và minh họa các quy trình theo cách mà mọi người có thể hiểu với Microsoft Visio.
Luôn cập nhật về Visio
Xem các tin tức và thông báo mới nhất từ Visio trên Blog Microsoft 365 Tech Community.
Tạo sơ đồ BPMN trong Visio
Tìm hiểu cách tạo sơ đồ BPMN trong Visio cho web bằng mẫu tô Hình BPMN.
Xây dựng quy trình tuân thủ BPMN
Tìm hiểu cách tạo quy trình tuân thủ BPMN 2.0 trong ứng dụng Visio trên máy tính hoặc bắt đầu từ mẫu.
Thêm làn chức năng vào lưu đồ
Tìm hiểu cách thêm làn chức năng vào lưu đồ và thay đổi nhãn, kích cỡ hoặc vị trí tương ứng.
Xác thực sơ đồ BPMN của bạn
Kiểm tra sơ đồ Visio dựa trên tiêu chuẩn BPMN 2.0, rồi xem, bỏ qua hoặc loại bỏ mọi sự cố xác thực.
Thiết kế quy trình làm việc với Visio
Giúp quy trình của bạn trở nên sống động với Power Automate và các tính năng lưu đồ mạnh mẽ của Visio.
Tìm hiểu các biện pháp tối ưu dành cho BPMN
Đọc hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu để sử dụng BPMN trong công việc hàng ngày của bạn.
Câu hỏi thường gặp
-
BPMN được sử dụng để ghi lại trình tự các sự kiện cần thiết nhằm hoàn thành quy trình kinh doanh theo cách tiêu chuẩn và dễ hiểu.
-
Lập mô hình quy trình kinh doanh là cách biểu diễn bằng đồ họa về quy trình làm việc hoặc quy trình kinh doanh của công ty để xác định các cải tiến tiềm năng.
-
Sự khác biệt giữa BPM và BPMN là BPM mô tả cách công việc được gán để hoàn thành mục tiêu của tổ chức trong khi BPMN minh họa loại quy trình kinh doanh bất kỳ.
-
BPMN được coi là ngôn ngữ lập trình đồ họa vì mỗi biểu tượng có một trường hợp sử dụng được xác định trong một quy trình tiêu chuẩn hóa.
-
Lưu đồ là cách biểu diễn bằng đồ họa không có tiêu chuẩn, trong khi BPMN là phương pháp tiếp cận dựa trên tiêu chuẩn đối với cách biểu diễn bằng đồ họa cho các quy trình kinh doanh.
Theo dõi Microsoft 365