AI trong Excel

AI trong Excel sử dụng Microsoft 365 Copilot để giúp bạn làm việc thông minh hơn bằng cách đẩy nhanh một số tác vụ trong bảng tính, như thêm cột và công thức, định dạng bảng và đưa ra thông tin chuyên sâu về dữ liệu của bạn.

Để bắt đầu với Copilot trong Excel, hãy làm theo các bước sau:  

1. Mở một bảng tính Excel hiện có được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint.
2. Từ tab Trang chủ, chọn biểu tượng Copilot để mở ngăn trò chuyện. Nếu không thấy biểu tượng, trước tiên bạn cần đăng ký Microsoft 365 Copilot.
3. Chọn một trong các yêu cầu được gợi ý hoặc nhập yêu cầu của riêng bạn.
4. Nếu bạn chưa biết nên hỏi gì, hãy chọn biểu tượng Xem yêu cầu trong hộp trò chuyện để khám phá các tính năng của Copilot trong Excel.

Dọn sạch dữ liệu

Một trong những công cụ AI hữu ích nhất trong Excel là khả năng dọn sạch dữ liệu nhanh chóng. Tập dữ liệu lớn thường có những điểm không nhất quán, lỗi hoặc trùng lặp. Hãy yêu cầu Copilot trong Excel giúp tự động phát hiện và khắc phục những vấn đề này. Ví dụ: Bạn có thể yêu cầu Copilot chuẩn hóa định dạng dữ liệu và loại bỏ các mục trùng lặp, giúp dữ liệu của bạn chính xác hơn và dễ xử lý hơn.

Việc nhận diện xu hướng trong dữ liệu có thể khó khăn, đặc biệt là khi bạn xử lý những tập dữ liệu phức tạp hoặc có quy mô lớn. AI cho Excel giúp đơn giản hóa quy trình này bằng cách phân tích dữ liệu và làm nổi bật các mẫu hình hoặc xu hướng quan trọng. Bạn cũng có thể yêu cầu Copilot trong Excel tạo biểu đồ hoặc đồ thị để tóm tắt bảng tính một cách rõ ràng hơn.

Không phải tất cả các công thức đều được tạo ra như nhau – một số công thức phức tạp có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Hãy yêu cầu AI trong Excel gợi ý công thức phù hợp dựa trên dữ liệu bạn đang xử lý để đẩy nhanh tốc độ và giảm bớt sai sót. Nếu bạn cần thực hiện các phép tính phức tạp hoặc kết hợp nhiều hàm, Copilot trong Excel có thể hướng dẫn bạn thực hiện toàn bộ quy trình hoặc tạo công thức phù hợp cho bạn.

Khi bạn làm việc trong Excel, Copilot cung cấp các đề xuất phù hợp theo ngữ cảnh dựa trên hành động của bạn. Ví dụ: Nếu bạn đang sắp xếp dữ liệu hoặc tạo PivotTable, Copilot có thể gợi ý các phương pháp thay thế hoặc lối tắt giúp cải thiện quy trình làm việc của bạn. Những gợi ý này giúp hợp lý hoá quy trình và làm cho việc xử lý dữ liệu trở nên trực quan hơn.

Copilot trong Excel có thể tự động tạo báo cáo chi tiết khi nắm rõ cấu trúc và nội dung dữ liệu của bạn. AI còn có thể đưa vào các bản tóm tắt, hình ảnh trực quan và thông tin chuyên sâu quan trọng dựa trên dữ liệu của bạn – tất cả đều được định dạng chuyên nghiệp. Tính năng này rất hữu ích khi bạn cần nhanh chóng tạo bản trình bày hoặc chia sẻ kết quả phát hiện với người khác mà không cần tổng hợp thông tin thủ công.

Nâng cao hiệu quả

Tự động hóa các tác vụ tốn nhiều thời gian để nâng cao hiệu quả làm việc. Ví dụ: AI trong Excel có thể tự động dọn sạch dữ liệu, gợi ý công thức và tạo báo cáo. Nhờ đó, công việc trở nên dễ dàng hơn, giúp bạn hoàn thành tác vụ nhanh hơn và có thể tập trung vào những chi tiết quan trọng hơn.

Việc mọi người vô tình gây ra lỗi trong phân tích và quản lý dữ liệu là điều không hiếm gặp, điều này dẫn đến những kết luận và quyết định không chính xác. Copilot trong Excel có thể giúp giảm bớt các lỗi này bằng cách gợi ý các công thức và thực hiện các phép tính phức tạp.

Có dữ liệu chính xác thì mới có những quyết định đúng đắn. Hãy nâng cao khả năng ra quyết định bằng cách yêu cầu Copilot cung cấp thông tin chuyên sâu dựa trên dữ liệu của bạn. AI trong Excel có thể xác định các mẫu hình, xu hướng và thông tin quan trọng mà bạn có thể không nhận thấy ngay lập tức.

Việc xử lý tập dữ liệu lớn có thể khiến bạn bị quá tải và gặp nhiều thách thức, nhưng Copilot trong Excel giúp bạn dễ dàng điều chỉnh quy mô công việc bằng cách xử lý nhanh chóng một lượng lớn dữ liệu. Khả năng mở rộng này giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu dù lớn hay phức tạp đến mấy – chẳng hạn như hàng nghìn hàng hoặc nhiều trang tính phức tạp.

Ngay cả khi bạn không phải chuyên gia Excel, Copilot trong Excel vẫn giúp bạn dễ dàng sử dụng nhờ thiết kế thân thiện người dùng. Chỉ cần mô tả nhu cầu của bạn hoặc chọn yêu cầu mẫu hiện có, Copilot sẽ hỗ trợ thực hiện tác vụ, đưa ra gợi ý và giải thích về các hàm khác nhau.

Dưới đây là một số ví dụ thực tế về cách sử dụng Copilot trong Excel trong các tình huống kinh doanh và ngành nghề khác nhau.
 

Phân tích tài chính

 

• Tạo dự báo tài chính: Tạo dự báo tài chính tức thì bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử và dự đoán xu hướng trong tương lai.

• Phân tích ngân sách: Tạo phân tích ngân sách chi tiết bằng cách so sánh chi tiêu thực tế với số tiền đã lập ngân sách để làm nổi bật sự khác biệt.

• Đánh giá đầu tư: Đánh giá các cơ hội đầu tư bằng cách phân tích các chỉ số tài chính và dự đoán lợi nhuận tiềm năng.

• Phân tích chỉ số hiệu suất then chốt (KPI): Xem lại dữ liệu tiếp thị để biết KPI nào, chẳng hạn như tỷ lệ chuyển đổi và chi phí thu hút khách hàng, đang đạt mục tiêu.

• Phân tích xu hướng: Phát hiện xu hướng trong dữ liệu tiếp thị, chẳng hạn như mối quan tâm của khách hàng tăng đột biến theo mùa, để giúp các chiến dịch đạt hiệu quả cao hơn.

• Chia phân khúc khách hàng: Phân tích dữ liệu khách hàng dựa trên hành vi mua hàng, thông tin nhân khẩu và mức độ tương tác, giúp nhắm mục tiêu chính xác hơn cho hoạt động tiếp thị.

• Dự đoán xu hướng bán hàng: Phân tích dữ liệu bán hàng trước đây để dự đoán xu hướng bán hàng trong tương lai, giúp bạn lên kế hoạch hiệu quả hơn.

• Phân tích hành vi khách hàng: Dự báo hành vi khách hàng, chẳng hạn như mẫu hình mua hàng, để có các chiến lược bán hàng chính xác hơn.

• Thiết lập hạn ngạch: Đặt ra hạn ngạch bán hàng thực tế bằng cách phân tích dữ liệu hiệu suất và điều kiện thị trường.

• Đáp ứng yêu cầu hàng tồn kho: Dự đoán nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai dựa trên dữ liệu bán hàng trước đây để tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng hóa.

• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Phân tích dữ liệu chuỗi cung ứng để tìm các điểm kém hiệu quả.

• Quản lý chi phí: Giám sát và quản lý chi phí hàng tồn kho để duy trì mức chi tiêu hợp lý.

• Phân tích hiệu suất nhân viên: Đánh giá dữ liệu hiệu suất nhân viên để xác định những người có thành tích hàng đầu và tìm ra cơ hội phát triển.

• Phân tích tỷ lệ nghỉ việc: Hiểu rõ xu hướng nghỉ việc của nhân viên, giúp bộ phận nhân sự chủ động giải quyết vấn đề giữ chân nhân viên.

• Lập kế hoạch về lực lượng lao động: Ước tính nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên dữ liệu và xu hướng hiện tại.

• Xu hướng thành tích của học viên: Xác định xu hướng trong thành tích để hiểu rõ những khía cạnh mà học viên đạt kết quả tốt hoặc gặp khó khăn.

• Phân bổ tài nguyên: Quyết định cách sử dụng tài nguyên giáo dục hiệu quả nhất bằng cách phân tích tần suất sử dụng và mức độ hiệu quả của những tài nguyên đó.