Có bao giờ bạn đột nhiên dừng lại khi gặp nội dung email như sau: “Tệp bạn đang tìm cách gửi vượt quá giới hạn kích cỡ cho email.” Rất may, giờ đã có các tùy chọn khác để gửi tệp lớn.
Hãy cùng khám phá các cách khác để gửi tệp lớnvà giúp bạn quyết định tùy chọn nào tốt nhất.
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) và nhà cung cấp email giới hạn kích cỡ tệp bạn có thể tải lên hoặc gửi qua email. Những giới hạn này ngăn lượng lớn dữ liệu làm chậm dịch vụ của họ. Mỗi nhà cung cấp lại có giới hạn về kích cỡ khác nhau.
Đôi khi, bạn có thể mua khả năng truyền các tệp lớn hơn. Ví dụ: Một số nhà cung cấp email doanh nghiệp cho phép bạn gửi tệp có dung lượng lên đến 150 MB, vượt xa giới hạn thông thường. Tuy nhiên, bạn không cần phải nâng cấp tài khoản email của mình để gửi tệp lớn. Có các phương pháp khác để gửi tệp đính kèm lớn mà không yêu cầu bạn thay đổi mức dịch vụ.
Mặc dù dịch vụ lưu trữ trên đám mây thường được coi là một công cụ để lưu trữ và bảo vệ tệp, nhưng đây cũng là công cụ tuyệt vời để gửi hoặc chia sẻ các tài liệu và phương tiện lớn. Sau khi tải lên dịch vụ lưu trữ trên đám mây, bạn có thể chia sẻ tệp bằng một liên kết đơn giản, bất kể kích cỡ tệp.
Nếu đang làm việc trong tài liệu hoặc bảng tính, bạn có thể thấy nút chia sẻ ở góc trên. Hãy bấm vào nút đó để tạo liên kết mà bạn có thể gửi qua email, cuộc trò chuyện hoặc tin nhắn văn bản.
Nếu đang xem các tệp trên đám mây của mình trong một thư mục, bạn có thể bấm chuột phải vào một tệp để hiển thị tùy chọn chia sẻ. Thậm chí bạn có thể chia sẻ toàn bộ thư mục.
Nền tảng giao tiếp và cộng tác kết hợp trò chuyện tại nơi làm việc, cuộc họp video và dịch vụ lưu trữ tệp. Các hệ thống này thường được tích hợp với dịch vụ lưu trữ trên đám mây và giúp bạn dễ dàng gửi tệp qua cuộc trò chuyện.
Thông qua các site truyền tệp, bạn có thể tải một tệp lớn lên, rồi gửi liên kết đến ai đó có thể tải tệp xuống. Một số site cung cấp dịch vụ này miễn phí, những site khác thì yêu cầu đăng ký.
Trước khi sử dụng các site như thế này, hãy xem xét giao thức bảo mật mà họ sử dụng. Thường thì các site này không có các giao thức bảo mật hoặc quyền riêng tư mạnh mẽ. Do đó, tốt nhất bạn nên sử dụng nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trên đám mây của mình để chia sẻ tệp.
Dịch vụ lưu trữ trên đám mây có nhiều lợi ích hơn hẳn so với các phương pháp khác, bao gồm:
Bạn cũng có thể bảo vệ mình khỏi những sai sót do con người. Nếu người nhận xóa tệp của bạn, bạn có thể yêu cầu lấy lại tệp từ thùng rác. Nếu họ vô tình sửa đổi tệp của bạn, bạn có thể khôi phục bản nháp trước đó bằng lịch sử phiên bản tích hợp sẵn.
Tất cả các tệp bạn giữ trong dịch vụ lưu trữ trên đám mây đều được sao lưu. Nếu máy tính của bạn bị mất, bị đánh cắp hoặc gặp sự cố, bạn sẽ vẫn có dữ liệu của mình.
Có thể có lý do khiến bạn chia sẻ tệp lớn. Trong hầu hết các trường hợp, bạn muốn cùng làm việc trên tệp với ai đó. Khả năng cộng tác là lợi ích hàng đầu của dịch vụ lưu trữ trên đám mây. Bạn có thể chia sẻ tệp lớn với đồng nghiệp. Sau đó, họ có thể đề xuất hoặc thực hiện chỉnh sửa trong thời gian thực. Bạn còn có thể theo dõi các thay đổi để xem những mục người khác thêm và xóa.
Việc sử dụng dịch vụ lưu trữ trên đám mây sẽ tốn ít dung lượng cục bộ trên thiết bị của bạn hơn và tốn ít dung lượng trong hạn mức email được phân bổ của bạn hơn.
Hầu hết các dịch vụ lưu trữ trên đám mây đều cung cấp gói miễn phí và gói trả phí. Nếu bạn đang sử dụng gói đăng ký, tại sao phải trả thêm tiền để nâng cấp dịch vụ email hoặc mua dịch vụ từ site truyền tệp?
Việc gửi các tệp lớn bằng email có thể là một trải nghiệm khó chịu. Rất may, dịch vụ lưu trữ trên đám mây là một phương pháp nhanh chóng, bảo mật và nhiều tính năng để gửi tệp lớn.
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365