Bạn có đang áp dụng quy trình quản lý thay đổi không? Việc triển khai một công cụ mới cần lập kế hoạch và chuẩn bị. Cân nhắc xem bạn có được hỗ trợ từ tổ chức về thay đổi, tầm nhìn chung về kết quả, hỗ trợ về mặt hậu cần và nhân viên, cũng như cách theo dõi tác động của thay đổi hay không.
Có con đường học tập nhanh không? Một trong những cân nhắc quan trọng nhất đối với bất kỳ dịch vụ mới nào là tính dễ sử dụng. Yêu cầu bản demo các công cụ mà bạn quan tâm và tìm kiếm những thứ như giao diện trực quan và điều hướng đơn giản.
Làm cách nào để đội nhóm của bạn giao tiếp tốt nhất? Họ muốn sử dụng các công cụ nhắn tin đa kênh và trò chuyện riêng hay họ cũng giao tiếp bằng các công cụ quản lý dự án và email?
Đội nhóm của bạn cộng tác trên những loại dự án nào? Các ngành khác nhau cần các công cụ cộng tác khác nhau. Ví dụ, một công ty tiếp thị cần các công cụ khác với công ty sản xuất. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ phạm vi dự án cụ thể của ngành mà đội nhóm của bạn sẽ thực hiện.
Cần có bao nhiêu người cộng tác? Các đội nhóm nhỏ giao tiếp, chia sẻ thông tin và cung cấp các bản cập nhật tiến độ khác với các nhóm lớn. Chọn công cụ cộng tác phù hợp dựa trên quy mô đội nhóm và tổ chức.
Bạn muốn sử dụng nhiều công cụ hay một nền tảng tất cả trong một? Thực hiện kiểm tra trên các công cụ hiện tại của bạn. Sau khi bạn xác định tất cả các công nghệ cộng tác mà mình đã có sẵn, hãy quyết định xem bạn muốn thêm công cụ mới hay thay thế công cụ cũ để tối đa lợi ích của hoạt động cộng tác trong toàn công ty.
Khả năng tích hợp và tính tương thích có quan trọng không? Nếu bạn tìm thấy một công cụ phù hợp để thực hiện một việc, hãy cân nhắc xem công cụ đó có tích hợp liền mạch với các ứng dụng và phần mềm khác hay không. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng công cụ đó tương thích với tất cả các loại tệp mà đội nhóm của bạn sử dụng.
Bảo mật có phải là ưu tiên hàng đầu không? Khi nói đến khả năng bảo mật, các công cụ cộng tác rất khác nhau. Cân nhắc những công cụ có chính sách kiểm soát quyền truy nhập cuộc họp, chia sẻ tệp và quyền truy nhập từ bên ngoài. Ngoài ra, một số công cụ còn cung cấp mã hóa đầu cuối trong khi một số công cụ khác cung cấp khóa do khách hàng nắm giữ.
Bạn muốn chi tiêu bao nhiêu? Khi chọn công cụ cộng tác, chi phí là yếu tố quan trọng. Một số công cụ miễn phí trong khi những công cụ khác có các gói tính phí hàng tháng, hàng năm hoặc theo số lượng người dùng. Ngoài ra, nếu cần tùy chỉnh công cụ, có thể tốn thêm chi phí.
Bạn có thời gian và ngân sách để đào tạo không? Việc đào tạo đội nhóm của bạn về các công cụ cộng tác là điều cần thiết. Hãy nhớ rằng để các công cụ cộng tác hoạt động, tất cả các thành viên nhóm phải dễ dàng sử dụng được chúng. Sau khi bạn quyết định giải pháp, hãy dành thời gian để đào tạo đội nhóm và bắt đầu chuyển dần sang phần mềm hoặc công cụ mới.
Theo dõi Microsoft 365