Cẩm nang triển khai Microsoft 365 Copilot

Hướng dẫn từng bước dành cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp

Chào mừng bạn đến với Microsoft 365 Copilot

Các tổ chức trong nhiều ngành đã chuyển từ việc thảo luận sang triển khai AI ở quy mô lớn. Cẩm nang này, được đúc kết từ những thông tin chuyên sâu của Chương trình tiếp cận sớm Microsoft 365 Copilot, cung cấp cho bạn các bước thực tế để nhanh chóng trở thành tổ chức sử dụng AI, đẩy nhanh quá trình sử dụng và tương tác, cũng như theo dõi tiến độ và tác động. Cẩm nang này trả lời các câu hỏi chính, bao gồm:

Ai sẽ là người nhận giấy phép sử dụng Copilot đầu tiên?
Mảng nào trong doanh nghiệp có thể tối ưu năng suất tốt nhất?
Làm thế nào để giúp nhân viên bắt đầu dùng nhanh chóng?
Vì sao nên tạo đà áp dụng Copilot ngay từ đầu?
Khi nào doanh nghiệp sẽ thấy kết quả rõ rệt?
Có những cách nào để đo lường hiệu quả?

Chuẩn bị sẵn sàng – chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn dùng AI

Bước 1: Xem lại cài đặt dữ liệu và biện pháp bảo mật

Microsoft 365 Copilot kế thừa quyền bảo mật và dữ liệu Microsoft 365 của bạn, vì vậy, việc áp dụng các biện pháp quản lý nội dung và quản trị dữ liệu vững chắc trước khi bắt đầu triển khai là điều cần thiết. Hợp tác với các trưởng nhóm CNTT để xem xét các chính sách hiện tại và khuyến khích đội nhóm tuân thủ các biện pháp quản lý nội dung tốt nhất hiện có.

Bước 2: Thận trọng trong việc chỉ định giấy phép

Tập trung giấy phép vào một số lĩnh vực nhất định của doanh nghiệp bạn để bắt đầu. Tìm hiểu xem ai đang là người sử dụng ứng dụng Microsoft 365 nhiều nhất, xác định các trường hợp sử dụng Copilot cụ thể và cấp giấy phép cho toàn bộ nhóm để mọi người có thể học hỏi lẫn nhau.

Bước 3: Thành lập hội đồng AI

Hội đồng AI của bạn sẽ là nguồn đưa ra phản hồi chính và giúp thúc đẩy quá trình tiếp nhận. Hội đồng này nên bao gồm một người hỗ trợ quản trị trong đội ngũ điều hành cũng như đại diện từ bộ phận CNTT, nhóm quản lý thay đổi và nhóm quản lý rủi ro.

Bước 4: Giúp mọi người hình thành thói quen làm việc mới

Có nhiều quan điểm khác nhau về AI – vì vậy, điều quan trọng là phải cung cấp hỗ trợ, nội dung đào tạo và truyền thông rõ ràng để giúp chuyển đổi quy trình làm việc và tư duy sang một tương lai công việc dựa trên AI. Đồng thời, cũng quan trọng không kém là kiểm soát kỳ vọng về những gì Copilot có thể và không thể làm, cũng như biết khi nào nên dùng khả năng của AI và khi nào cần dựa vào chuyên môn con người.

Triển khai và gắn kết – tăng tốc hoạt động sử dụng và tương tác

Bước 5: Xây dựng cộng đồng người dùng Copilot

Tạo động lực thông qua việc học hỏi lẫn nhau. Cộng đồng người dùng giúp mọi người học hỏi từ những người đã triển khai Copilot thành công và cung cấp những mẹo thực tế cho từng vai trò cụ thể.

Bước 6: Xác định những nhà tiên phong về Copilot và những người dùng sớm

Những người dùng tiên phong đóng vai trò quan trọng trong việc truyền cảm hứng và cho thấy giá trị thực tế của Copilot trong công việc hằng ngày. Để tìm ra những người tiên phong này, hãy tìm trong hội đồng AI hoặc cộng đồng người dùng sẵn có, nhờ quản lý đề xuất một đại diện cho từng nhóm hoặc sử dụng Bảng tổng quan Microsoft Copilot.

Bước 7: Biến đào tạo liên tục thành tiêu chuẩn

Việc sử dụng Copilot thường xuyên giúp công cụ này trở thành một phần tự nhiên trong quy trình làm việc của mọi người. Hãy công bố nhiều nguồn tài nguyên, tài liệu hướng dẫn và chương trình đào tạo để thúc đẩy văn hóa học hỏi liên tục trong tổ chức.

Tạo ra tác động – theo dõi tiến độ và kết quả kinh doanh

Bước 8: Đo lường tác động trên Bảng tổng quan Microsoft Copilot

Đo lường mức sử dụng và áp dụng ở mỗi giai đoạn triển khai với dữ liệu thời gian thực. Bạn sẽ có thể xem những thông tin như ứng dụng nào đang được Copilot sử dụng nhiều nhất và thậm chí là số lượng người dùng Copilot tích cực trên toàn doanh nghiệp.

Bước 9: Tổ chức các buổi họp định kỳ với hội đồng AI của bạn

Hãy kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mục tiêu AI của bạn. Thảo luận về những gì đang hoạt động hiệu quả, các cơ hội tiềm năng và thách thức liên quan đến cách làm việc mới này.

Bước 10: Chia sẻ công khai các thành tựu đạt được

Hãy nhớ ghi nhận các cột mốc quan trọng. Những câu chuyện thành công đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy mức độ tiếp nhận Copilot, tạo sự gắn kết với các bên liên quan và đảm bảo tổ chức khai thác tối đa giá trị của Copilot.

Nâng cao và tối ưu hóa việc tích hợp AI trong toàn doanh nghiệp của bạn

Bước 11: Cá nhân hóa Copilot cho doanh nghiệp của bạn

Nâng cao Copilot bằng các tác nhân được tạo sẵn để cải thiện các quy trình và luồng công việc, hoặc xây dựng tác nhân của riêng bạn bằng Copilot Studio để lấp đầy khoảng cách. Copilot dễ dàng kết nối với các hệ thống bên ngoài Microsoft 365 để hỗ trợ bạn tận dụng tối đa AI.

Bước 12: Tối ưu hóa các trợ lý ảo Copilot cho từng vai trò

Mở rộng khả năng của Copilot để phục vụ từng vai trò riêng biệt thông qua các trợ lý ảo dựng sẵn cho những nhiệm vụ và chức năng cụ thể – như bán hàng, dịch vụ, tài chính – giúp bạn không phải xây dựng lại từ đầu.

Copilot

Các gói và giá

Khám phá cách Copilot có thể giúp mọi người thực hiện công việc hiệu quả hơn. Thêm Copilot vào gói Microsoft 365 của bạn hoặc mua cả hai nếu bạn mới bắt đầu.

Dành cho tổ chức lớn Dành cho doanh nghiệp