Чи знайома вам ця ситуація? Ви спокійно працюєте, аж раптом з’являється таке повідомлення: "Розмір файлу, який ви намагаєтеся надіслати, перевищує ліміт для електронних листів". На щастя, існують інші варіанти надсилання великих файлів.
Розгляньмо інші способи надсилання великих файлів, щоб ви вибрали найкращих із них.
Більшість інтернет-провайдерів і постачальників послуг електронної пошти обмежують розміри файлів, які можна передавати або надсилати електронною поштою. Ці обмеження не дають величезним обсягам даних сповільнювати роботу їхніх служб. Кожен постачальник установлює свої обмеження на розмір файлів.
Іноді можливість передавання великих файлів можна придбати. Наприклад, деякі постачальники послуг корпоративної електронної пошти дозволяють надсилати файли обсягом до 150 МБ, що значно перевищує стандартний ліміт. Однак не обов’язково підвищувати рівень облікового запису електронної пошти, щоб надсилати великі файли. Для цього існують інші способи.
Хоча хмарне сховище часто вважається інструментом для зберігання й захисту файлів, воно також чудово підходить, щоб надсилати великі документи й медіафайли та обмінюватися ними. Ви можете передати до хмарного сховища файли будь-якого розміру та надати до них спільний доступ через посилання.
Якщо ви працюєте над документом або електронною таблицею, то у верхній частині екрана побачите кнопку спільного доступу. Коли ви натиснете цю кнопку, згенерується посилання, яке можна надіслати електронною поштою, у чаті або через SMS.
Якщо ви переглядаєте вміст папки в хмарному сховищі, клацніть файл правою кнопкою миші, щоб відкрити спадне меню з параметром спільного доступу. Спільний доступ можна надати навіть до всього вмісту папки.
Платформи для спілкування та співпраці пропонують можливості робочого чату, проведення відеонарад і зберігання файлів. Ці системи часто інтегруються з хмарним сховищем і полегшують надсилання файлів через чат.
Такі сайти дають змогу передавати великі файли, а потім надсилати одержувачу посилання для їх завантаження. На деяких сайтах ця послуга доступна безкоштовно, а деякі вимагають оформити передплату.
Перш ніж використовувати ці сайти, перевірте, які протоколи безпеки реалізовано на них. Імовірно, вони не мають надійних протоколів конфіденційності й безпеки. Саме тому для обміну файлами найкраще використовувати хмарне сховище.
Хмарне сховище має набагато більше переваг, ніж інші способи. Нижче перераховано деякі з них.
Усі ми час від часу помиляємося, але ви також можете убезпечити себе від цих помилок. Якщо одержувач видалить ваш файл, ви можете відновити його з кошика. Якщо ж ваш файл буде випадково змінено, завдяки журналу версій можна відновити його до початкового стану.
Для всіх файлів, які зберігаються в хмарному сховищі, створюються резервні копії. Тому в разі втрати, крадіжки або несправності пристрою, ви однаково зможете отримати доступ до своїх файлів.
Імовірно, ви надаєте спільний доступ до великого файлу з певної причини. Найчастіше вам потрібно працювати над ним спільно з іншою особою. Можливість спільної роботи – це основна перевага хмарного сховища. Ви можете надавати колегам спільний доступ до великих файлів. А вони, зі свого боку, можуть пропонувати або вносити зміни до нього в режимі реального часу. Ви можете навіть відстежувати зміни, щоб бачити, які елементи додають або видаляють інші користувачі.
Використовуючи хмарне сховище, ви зможете заощадити обсяг пам’яті на своєму пристрої та не перевищувати квоту в обліковому записі електронної пошти.
У більшості служб хмарного сховища можна використовувати як безкоштовний, так і платний план. Навіщо витрачати додаткові кошти, щоб перейти на платну версію поштового хостингу або придбати додаткові послуги на сайті передавання даних, якщо у вас уже є план передплати?
Надсилати великі файли електронною поштою може бути не зовсім зручно. Для цих потреб чудово підійде швидке, безпечне й багатофункціональне хмарне сховище.
Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.
Підпишіться на Microsoft 365