Чи впроваджено у вас процес керування змінами? Упровадження нового інструменту потребує планування та підготовки. Подумайте, чи є у вас організаційна підтримка змін, спільне бачення результату, матеріально-технічна та кадрова підтримка, а також спосіб моніторингу впливу змін.
Чи є крива швидкого навчання? Однією з найважливіших причин для будь-якої нової служби є легкість у використанні. Надішліть запит на демонстрацію інструментів, які вас цікавлять, і знайдіть такі елементи, як інтуїтивно зрозумілі інтерфейси та проста навігація.
Як ваші команди найкраще спілкуються? Чи вважають за краще вони користуватися виключно чатом і багатоканальними засобами обміну повідомленнями, чи також спілкуються за допомогою електронної пошти та інструментів керування проєктами?
Над якими типами проєктів співпрацюють ваші команди? Для різних галузей потрібно використовувати різні інструменти для співпраці. Наприклад, маркетинговій фірмі потрібні інші інструменти, ніж виробничій компанії. Переконайтеся, що ви розумієте діапазон галузевих проєктів, над якими працюватимуть ваші команди.
Скільком користувачам потрібно співпрацювати? Невеликі команди спілкуються, обмінюються інформацією та надають оновлення про хід роботи інакше, ніж великі команди. Виберіть потрібні інструменти для співпраці залежно від розміру команди та організації.
Бажаєте використовувати кілька інструментів або універсальну платформу? Виконайте аудит поточних інструментів. Коли ви визначите всі наявні технології для співпраці, вирішіть, чи потрібно додавати нові інструменти або заміняти старі, щоб максимізувати переваги спільної роботи в масштабах всієї компанії.
Чи важлива інтеграція та сумісність? Якщо ви знайшли інструмент, який ідеально підходить для виконання однієї задачі, подумайте, чи легко він інтегрується з іншими програмами та програмним забезпеченням. Також переконайтеся, що засіб сумісний з усіма типами файлів, які використовує ваша команда.
Чи є безпека найвищим пріоритетом? Інструменти для співпраці дуже різняться, коли мова йде про можливості безпеки. Розгляньте ті, що мають політики, які контролюють авторизацію доступу до нарад, спільний доступ до файлів, чату та зовнішнього доступу. Крім того, деякі інструменти пропонують наскрізні шифрування, а інші – ключі, які зберігаються клієнтами.
Скільки ви готові витратити? При виборі інструменту для спільної роботи вартість є ключовим фактором. Деякі з них безкоштовні, а інші мають тарифні плани на місяць, рік або кількість користувачів. Крім того, якщо необхідно налаштувати інструмент, може стягуватися додаткова вартість.
У вас є час і бюджет на навчання? Навчання вашої команди інструментам для спільної роботи є дуже важливим. Пам’ятайте, щоб інструменти для спільної роботи працювали, вони повинні бути легко адаптовані всіма учасниками команди. Вибравши рішення, знайдіть час, щоб навчити команди та почати повільно переходити на нове програмне забезпечення або інструмент.
Підпишіться на Microsoft 365