Virtuella evenemang

Ett virtuellt evenemang är ett evenemang som äger rum online istället för på en fysisk plats. Deltagare kan medverka från sina kontor, hem eller valfri plats med tillgång till trådlöst nätverk. Allt som behövs är en mobil, surfplatta eller dator. Enskilda, grupper eller företag kan stå värd för evenemang av alla storlekar – från små, intima sammankomster till stora konferenser med massor av deltagare.

De åtta vanligaste virtuella evenemangen:

• Konferenser

Precis som fysiska konferenser, kan virtuella konferenser innehålla huvudtalare, utbildning och certifieringsmöjligheter, produktdemonstrationer och levande underhållning.

• Webbseminarier

• Utbildning

• Mässor

På samma sätt som vid traditionella mässor, kan företag och innovatörer genom virtuella mässor demonstrera sina produkter och tjänster, men med möjlighet att nåt många fler människor.

• Jobbmässor

• Fastighetsvisningar

• Sociala evenemang

• Hybridevenemang

Vilken plattform för virtuella evenemang passar dig? Med alla valmöjligheter är det lätt att känna sig to överväldigad. För att hitta en plattform som passar dig ska du beakta ditt evenemangs unika egenskaper och vad du hoppas uppnå – ett webbseminarium har andra prioriteringar och behov jämfört med en virtuell klassträff.

När du letar efter en plattform för ditt nästa (virtuella) evenemang ska du överväga följande funktioner:

1. Gräns för antal deltagare

Lämna inte potentiella deltagare i sticket genom att välja en plattform som inte kan hysa tillräckligt många deltagare. När det gäller stora evenemang, till exempel virtuella konferenser och mässor, behöver du en plattform som kan hantera en stor publik. Observera även att en del plattformare har en högre gräns för åskådare.

2. Funktioner för engagemang

Det kan även vid ett fysiskt möte vara en utmaning att engagera publiken. För ett virtuellt evenemang behöver du en plattform som uppmuntrar publikens medverkan och engagemang.

Direktchatt är en oumbärlig funktion som låter deltagare interagera och dela filer utan att störa talaren. Chatten är även användbar om det uppstår tekniska problem med evenemanget. Deltagare kan kommunicera med varandra via chatt om ljudet försvinner.

Liveundertexter är lämpliga för ökad tydlighet eller om deltagare måste stänga av ljudet. Många funktioner för livetextning kan dessutom översätta till många olika språk. Du kan även öka din publiks medverkan genom Q&A, där deltagare kan skriva frågor under evenemanget eller när talaren ber om frågor. Talaren kan besvara frågorna när de önskar, antingen privat eller riktat till alla.

3. Avancerad analys

Analys och rapportering kan hjälpa dig att få insikter om ditt evenemang. Om du anordnat ett webbseminarium, en mässa eller en konferens vill du kanske mäta evenemangets resultat, få fram användbara marknadsföringsdata eller annan information, till exempel demografi, intressen, deltagarnas engagemang med mera – information som rapportering och evenemangsanalys kan tillhandahålla.

4. Inspelning av evenemang

Evenemanget behöver inte vara över efter direktsändningen. Genom att spela in evenemanget kan du nå en större publik. Du kan erbjuda en inspelning av evenemanget till den som inte kunde delta vid direktsändningen eller som vill se det igen, använda vissa avsnitt för marknadsföring eller sociala medier eller studera inspelningen för att ta reda på vad som gick bra och vad som behöver förbättras.

5. Varumärkesanpassning

Om du använder virtuella evenemang för att öka din verksamhet är funktioner för anpassning något du behöver i plattformen. Med hjälp av funktioner för anpassning kan du skapa egna registreringssidor och e-postmallar försedda med ditt varumärke.

6. Evenemangshantering

Verktyg för evenemangshantering hjälper dig att planera och organisera ditt evenemang och både enkelt och effektivt skapa en unik upplevelse.

Leta efter funktioner som automatiserar uppgifter under hela processen, till exempel registrering, e-postbekräftelser och uppföljning, betalning, uppladdning av talares data, tillverkning av evenemangssidor, spårning, mätvärden, rapporter och enkäter. Ju mer du kan automatisera processen, desto mer tid kan du lägga på att leverera ett lyckat evenemang.

Funktioner som greenroom gör att presentatörer och värdar kan organisera sig, göra de sista förberedelserna bakom scenen samt kommunicera privat under evenemanget. Andra funktioner för evenemangshantering låter presentatörer välja vilket innehålla deltagare kan se och dela, och när de kan göra det.