Enhetlig kommunikation som en tjänst

UCaaS är en molntjänstmodell som samlar olika former av kommunikation, till exempel verktyg för chatt, fildelning, telefoni och videokonferens, i ett enda gränssnitt eller en enda plattform.

Med enhetliga kommunikationer och samarbete får företag mer kontroll över sina arbetsflöden och processer och det blir enklare för anställda att hålla kontakten. Lösningar för enhetliga kommunikationer tar också bort behovet av att växla mellan flera olika kommunikationsverktyg, vilket förbättrar organisationen, effektiviteten och produktiviteten på arbetsplatsen. 

Unified communications as a service (enhetlig kommunikation som en tjänst). UC står för ”Unified communications” (enhetlig kommunikation) och refererar till en mängd olika kommunikations- och produktivitetsverktyg som är integrerade i en plattform. Vanliga verktyg i UC-plattformar är VoIP-telefon, Snabbmed­delanden, e-post, onlinemöten, konferenser samt kalendrar och schemaläggning.

”As a service” (som en tjänst) refererar till den tjänstmodell som används för molntjänster och programvara.  

Huvudskillnaden mellan UC och UCaaS är helt enkelt var UC-leverantören finns. UC är en bredare term som innefattar UCaaS. UC kan vara både molnbaserad och lokal. UCaaS är endast molnbaserad.

Eftersom UCaaS-system är molnbaserade är de vanligtvis enklare att skala och mer kostnadseffektiva än traditionella lokala UC-system. Många UCaaS-lösningar erbjuds via månads- eller årsprenumerationer med priser som baseras på olika nivåer av tjänster och antal användare. Traditionella lokala UC-plattformar kräver en större initial investering, plus kostnader för underhåll och licensavgifter.

Med UC-teknik hanteras kommunikationen med ett enda gränssnitt så att team kan växla smidigt mellan kanaler, till exempel skicka meddelanden till medarbetare, ringa kunder och ha videokonferenser med intressenter. I stället för att ha flera plattformar eller leverantörer för olika tjänster samlar UCaaS många kommunikationsverktyg som företag använder varje dag i en plattform, vilket förbättrar samarbetet och produktiviteten.

Eftersom UCaaS fungerar via Internet har de anställda alltid åtkomst till de verktyg de behöver på nästan alla enheter. Det innebär att anställda kan arbeta effektivt och hålla kontakten var de än är – på kontoret, hemma eller på resande fot.

UC-plattformarna finns i lokala nätverk medan UCaaS-lösningarna skyddas i molnet och levereras via Internet. Därför krävs inget underhåll och ingen teknisk support på plats. Det gör att UC-lösningarna är snabbare och billigare att distribuera, vilket är särskilt värdefullt när företag växer eller när organisatoriska krav förändras. Molnbaserade UC-lösningar ger också ett bättre stöd för en mobil eller hybrid arbetsstyrka, vilket gör att företag kan sänka både kontors- och resekostnaderna.

Ett UCaaS-system hjälper företag att förbättra effektiviteten och produktiviteten, och hjälper anställda att hålla kontakten var de än är. Viktiga funktioner i UCaaS:

• Chatt: Snabbmed­delanden hjälper utspridda team att kommunicera i realtid. En chatt innehåller ofta funktioner som privata meddelanden och gruppmeddelanden, team- och projektkanaler och inbäddade fildelningsfunktioner för snabb och enkel kommunikation.
  
  
• Röst: Telefontjänster som vidarekoppling av samtal, konferenssamtal, samtalsinspelningar och avancerad samtalsdirigering hjälper företag att fatta beslut snabbare. I UCaaS används VoIP-teknik för röstfunktioner.
  
  
• Video: Med videofunktioner kan team hålla onlinemöten och interagera ansikte mot ansikte, även om de befinner sig i olika tidszoner. Avancerade samarbetsfunktioner som skärmdelning, inspelningar och chatt hjälper team att få ut mesta möjliga av det här viktiga verktyget.
  
  
• Samarbete: Med samarbetsfunktioner som kalendrar och verktyg för schemaläggning, fildelning och projekthantering är det enkelt för anställda att arbeta tvärfunktionellt och mot samma mål.

En effektiv kommunikation är viktig i alla företag oavsett storlek, särskilt som allt fler företag använder hybrid- och distansarbete. UCaaS hjälper team med mer än bara virtuellt samarbete – det hjälper även företag att behålla sin konkurrenskraft på föränderliga marknader.

Några exempel på fördelar med UCaaS:

• Minskade kostnader
  Eftersom UCaaS är molnbaserat och bara har ett gränssnitt behöver företag inte lägga lika mycket pengar på underhåll, licensavgifter och installation. Företag kan också minska kostnaderna för kontor och resor.
  
  
• Skalbarhet
  UCaaS-lösningar förenklar introduktionen och gör det enkelt att lägga till nya användare när teamen växer. UCaaS-system har också den senaste tekniken för att förbättra affärsprocesser, och de uppdateras automatiskt med de senaste säkerhetsfunktionerna, verktygen och apparna.
  
  
• Förbättrad produktivitet
  I stället för att arbeta på flera plattformar har de anställda allt de behöver på en central plats, vilket förbättrar effektiviteten i arbetsflödet och projekthanteringen. Det hjälper team att agera snabbare och förbättrar arbetskvaliteten.
  
  
• Flexibilitet
  UCaaS tillhandahåller en mängd olika kommunikationsverktyg i en plattform, vilket hjälper företag att snabbt agera och anpassa sig till förändringar, och till kundernas behov. UCaaS ger också anställda möjlighet att arbeta på alla enheter var de än befinner sig förutsatt att de har en pålitlig Internetanslutning.

UCaaS har många fördelar för företag, men det finns även några nackdelar att ta i beaktande.

Fördelar med UCaaS:

• Snabbare distribution.
  
  
• Bättre rörlighet för de anställda.
  
  
• Kostnadsbesparingar.
  
  
• Bättre effektivitet i arbetsflödet.
  
  
• Teknik som alltid är uppdaterad.

Nackdelar med UCaaS:

• Beroende av en bra Internetanslutning.
  
  
• Begränsade nödsamtal.
  
  
• Eventuella kompatibilitetsproblem med befintlig maskinvara.

Alla organisationer kan dra nytta av att flytta till ett UCaaS-system, men oron för att det ska uppstå avbrott i kommunikationen kan göra att en del företag tvekar att byta system. Metodtips för att får en smidig övergång och säkerställa affärskontinuiteten:

1. Gå igenom era aktuella kommunikationsverktyg.
   När ni övergår från ett äldre kommunikationssystem till en UCaaS-plattform är det viktigt att identifiera alla aktuella kommunikationsverktyg som personalen använder i olika team och avdelningar. Ni kanske märker att vissa verktyg överlappar varandra eller att det finns vissa funktioner som ni inte använder alls. Den här informationen hjälper er att fatta välgrundade beslut när ni flyttar till ett nytt UCaaS-system.
   
   
2. Utvärdera behoven.
   UCaaS-system erbjuder vanligtvis abonnemang med olika nivåer av tjänster så det är viktigt att du känner till behoven och vad som saknas i dagsläget. Utvärderingsperioden ger också en möjlighet att samla feedback från teammedlemmarna och få information om vad som kan förbättras i olika arbetsflöden.
   
   
3. Förvarna teamet och ge dem en tidslinje för övergången.
   Se till att teamet informeras om tidslinjen för övergången när ni flyttar till ett UCaaS-system. Blir det en stegvis distribution eller en direkt övergång? Håll de anställda informerade så att de får tillräckligt med tid att dokumentera processer och minimera avbrotten i verksamheten.
   
   
4. Börja använda utbildningsresurser i ett tidigt skede.
   Du kan förvänta dig en inlärningskurva när ni byter kommunikationssystem. Processen går smidigare om du tillhandahåller support och resurser tidigt. Utnyttja utbildningsmaterial från UCaaS-leverantören eller håll en utbildning för att säkerställa att personalen har allt de behöver när det nya UCaaS-systemet är implementerat.

Att investera i en ny UCaaS-plattform ger många fördelar för både nya och etablerade företag, men det kan vara svårt att jämföra leverantörer och välja rätt UC-leverantör för era behov. Tänk på följande kriterier när du söker efter den bästa UC-leverantören för ditt företag:

1. Kundtjänst
   Har UCaaS-leverantören en livechatt eller telefonsupport som alltid är tillgänglig? Hjälper leverantören till med implementeringen eller UC-migreringen? Erbjuds introduktion eller fortsatt utbildning? Det är viktigt att känna till vilken hjälp du kan få om du behöver felsöka ett problem när du ska välja UC-leverantör.
   
   
2. Säkerhet
   Med distans- och hybridarbetare som arbetar i olika nätverk och på olika enheter är det viktigt att UCaaS-leverantören erbjuder omfattande säkerhetsfunktioner. Innan du investerar bör du tala med en representant om UC-leverantörens infrastruktur med datakryptering, hothantering och åtkomstbehörigheter och -kontroller.
   
   
3. Tillförlitlighet
   När du jämför UC-leverantörer bör du titta på drifttidshistoriken eller be om att få se dokumentation om leverantörens funktionssäkerhet. Drifttiden bör vara över 99 procent. Du kan också kontrollera UC-leverantörernas sociala medier för att se om det finns avbrottsmönster eller -historik.
   
   
4. Enhetlig användarupplevelse
   Med ett UCaaS-system blir det enklare för anställda att arbeta på olika enheter. Därför är det viktigt med ett enhetligt användargränssnitt och en enhetlig användarupplevelse. Det sparar tid och gör det enklare för anställda att navigera i och hantera kommunikationsverktygen de använder varje dag. Det gör det även enklare för IT-personalen att tillhandahålla support om det behövs.

På grund av COVID-19-pandemin har UCaaS-tekniken blivit en nödvändighet för många företag då teamen behöver kunna arbeta på distans och upprätthålla konkurrenskraften även i osäkra tider. I framtiden kommer UCaaS fortfarande att spela en viktig roll i företagens digitala omvandling och hjälpa teamen att förbättra interna processer, kundengagemanget och anpassningen till nya marknader.

UCaaS-teknik är här för att stanna då allt fler företag använder en hybrid eller flexibel arbetsmodell. För att uppfylla behoven hos en utspridd arbetsstyrka utvecklas UCaaS-funktionerna i snabb takt.

Möjligheten att låta medarbetarna veta när någon inte är tillgänglig, i ett samtal eller är presentatör har blivit ett viktigt inslag i UCaaS-plattformarna. Dessa verktyg gör också att medarbetarna kan undvika distraktioner och upprätthålla en bra balans mellan arbete och fritid genom att ange när de behöver arbeta koncentrerat eller har checkat ut för dagen. Video- och chattdelarna i UCaaS har också utvecklats med nya reaktionsfunktioner för att uppmuntra till deltagande i diskussioner och öka deltagarnas engagemang under möten.

Allt eftersom kommunikationstekniken utvecklas väljer allt fler företag molnbaserade UC-plattformar för att säkerställa att de har de senaste funktionerna och säkerhetsuppdateringarna. Andra trender som formar framtiden för kommunikationsteknik för företag:

AI- och maskininlärningsteknik – från chattrobotar och smarta assistenter till datainsikter – fortsätter att utvecklas i UC-plattformar. Inom UCaaS kan AI bidra till att förbättra arbetsflöden genom att automatisera processer, förbättra tillgängligheten med tal till text-funktioner och öka effektiviteten med intelligent schemaläggning och rekommendationer.

UCaaS har tydliga fördelar när det gäller medarbetarnas kommunikation och kontakt, men kan även förbättra kundrelationerna. I takt med att företagsteknik utvecklas erbjuder allt fler UCaaS-lösningar ett smidigt sätt att förbättra kundupplevelsen genom att integrera kontaktcenter eller CRM-verktyg i plattformen.

Fler sätt att kommunicera och samarbeta innebär fler ingångspunkter för säkerhetshot. Kommunikationstekniken utvecklas ständigt och UC-plattformarna fortsätter att stärka infrastrukturen med bättre hothantering, krypteringstjänster och dataskydd. UCaaS kan också utveckla säkerhetstillägg med vissa branscher i åtanke för att uppfylla efterlevnadsbehov.