Detta är projektredovisning

Två personer som tittar på en bärbar dator och antas diskutera projektredovisning

Många företag överskrider sin projektbudget på grund av bristande kommunikation mellan nyckelteamen och ledningen, vilket leder till förseningar och ofullständiga projekt. För att se till att projektet inte bara ligger på rätt spår utan även på budget under livscykeln måste du hålla reda på allt som köpts och betalats under dess varaktighet. Genom att främja projektredovisning tar teamet rätt hänsyn till sin tid, beskriver projektledningsarbetet och ser till att du når alla dina kortsiktiga och långsiktiga affärsmål.

Vad är projektredovisning?

Projektredovisning är en skattehanteringspraxis som spårar de fördelar och kostnader som är kopplade till ett projekt. Den här typen av bokföring kallas även för projektkostnadsredovisning och gör det möjligt för företag att utvärdera framtida ekonomiska effekter av ett projekt samt hur de planerar projekt för att uppfylla parametrarna för din skyldighet.

Ett företags lönsamhet är beroende av korrekt projektredovisning. I takt med att verksamheten växer kan projektredovisning vara ett värdefullt verktyg för effektiv projektledning genom att ge en detaljerad vy över projektets framsteg.

Fördelarna med redovisningar av projektkostnader

Oavsett hur liten din budget är, så påverkar det din ekonomi både internt och externt att lägga till projektredovisning i processen. Implementering av projektredovisning i arbetsflödet medför fördelar för din verksamhet och effektiviserar projekthanteringen.

Bland fördelarna finns:

Uppdateringar i realtid av projektets framsteg och lönsamhet
Förbättrad övergripande ekonomihantering
Insyn i projektbudgeten
Förbättrad resurshantering
Värdefulla insikter för framtida projekt

Den här typen av redovisning hjälper dig och ditt team att hantera riskhantering och hur du allokerar resurser effektivt för exakt projekthantering överlag.

Projektredovisningsprocessen

När du startar ett projekt är det bäst att lägga till redovisning i processen så snart som möjligt för att se till att du uppfyller alla projektmål i tid utan att gå över budgeten. Projektredovisning kan delas in i två olika projekttyper: intern och extern. Interna projekt fokuserar på utgifter som används för dig och dina interna team. Externt består av finanser kring omständigheter som händelser eller tjänster som utförs för kunden.

När du har beslutat hur du vill klassificera ditt projekt kommer organisationens revisorer att strukturera och bryta ned processen i sex områden:

Inledning. Bestäm vem som är ansvarig för respektive uppgift, samt när och hur dessa resurser och pengar för var och en av dem ska fördelas.
Budget. Bekräfta att din budget är uppdelad i kategorier eller grupper. Här är där ett verktyg som ett program för automatisering av professionella tjänster (PSA) kan erbjuda möjligheter att automatisera tunga, administrativa uppgifter och definiera din initiala basbudget.
Administration. Bearbeta och registrera transaktioner genom att spåra ekonomiska utfästelser och fakturering samt generera rapporter om hur lönsamt projektet är.
Körning. I detta skede av processen tilldelar dina projektledare kostnader, möjlig intäkt och mått för ekonomisk framgång för ditt projekt. Du behöver dessa KPI:er (Key Performance Indicators) för att notera var du har gjort framsteg och justera därefter.
Underhåll. Granska och hantera de data du har samlat in under processen. På så sätt kan du säkerställa att projektet och uppgifterna uppnått önskat resultat, samtidigt som du kan åtgärda eventuella ekonomiska inkonsekvenser.
Analyser. Utvärdera de redovisningsdata du regelbundet får så att du kan fatta korrekta beslut för verksamheten och ställa om när det behövs.

När du granskar processen kan du välja en viss metod och upptäcka att den inte passar in i projektets omfattning. Du kan också se en överlappning i hur du hanterar dina finansiella metoder genom antingen projektredovisning eller ekonomisk redovisning.

Projektredovisning kontra ekonomisk redovisning

Dessa två typer av redovisning kan verka utbytbara, men de har faktiskt två helt olika slutmål. Skillnaderna mellan projektredovisning och ekonomisk redovisning är:

Metodik: Finansiell redovisning erbjuder två allmänna metoder: kostnadsredovisning och periodiserad redovisning. I projektredovisning spelar det egentligen ingen roll vilken metod du väljer eftersom det inte påverkar processen.
Tidsram: Vid normal ekonomisk redovisning följer man transaktioner månad för månad, men vid projektredovisning visas varje transaktion som gjorts under hela projektets gång – från början till slut, oavsett hur lång tid det handlar om.
Kostnad: Finansiell redovisning bryter ner kostnader i stora, övergripande kategorier som kundfordringar. Inom projektredovisning kan du dela upp utgifter i vissa delar och tilldela en kostnad till vissa projektaktiviteter.
Att tänka på: Alla verksamhetens utgifter tas med i den allmänna ekonomiska redovisningen, men vid projektredovisning tas bara de kostnader med som är förknippande med projektleveransen.

Projektredovisning är mer fokuserat på transaktioner relaterade till ett visst projekt, medan ekonomisk redovisning tar ett fågelperspektiv på alla företagsekonomier. Nu när du har fastställt skillnaderna måste du veta när du ska använda projektredovisning.

När behöver du projektredovisning?

Projektredovisning kan användas av flera olika orsaker. Flera instanser när du bör tänka på att budgetera projektet är:

När nya produkter och tjänster skapas
Vid vanliga engångsprojekt
Vid projekt som faller utanför ditt eget område
Du behöver fastställa hur pengar ska fördelas och användas mellan olika projekt
Vid jämförande projektanalyser

När du är beredd att förenkla din redovisning och samtidigt vill öka ansvarstagande för alla projektbetalningar, kan det vara dags att komplettera din process med ett nytt verktyg.

Budget och organisera utgifter med Dynamics 365 Project Operations

När du skapar ditt team och organiserar aktuella och framtida projekt behöver du programvara som kan vara lika flexibel och fokuserad som ditt team. Genom att hålla koll på dina slutprodukter och utgifter per uppgift kan du snabbt och enkelt beräkna dina intäkter. Du kan också försäkra dig om att alla resurser för projektet har tagits med i skrivning och analyserats.

Med Dynamics 365 Project Operations kan ditt team använda projektkostnader och effektivisera verksamheten. Med en samlad vy över alla dina försäljnings- och finansdata kan du snabbt anpassa dig till förändringar på marknadsplatsen och fokusera om organisationens mål när det behövs.

Mer information