1. Skapa en tidslinje för projektet
Med hjälp av projektledningsfärdigheter delar du upp projektet i faser och bygger upp enskilda uppgifter inom dessa faser. Nästa steg är att hantera dessa faser, snarare än projektet som helhet. Du kommer också att uppskatta längden på varje fas genom att identifiera de viktigaste uppgifterna du behöver utföra inom varje fas med milstolpar. När du har satt ihop allt detta kommer du att kartlägga uppgifterna, faserna och milstolparna för att bygga en projektplan.
2. Identifiera viktiga resurser och skapa en budget
Resursallokering är en viktig del av den här processen eftersom varje aktivitet tilldelas de resurser som behövs och dessa resurser hanteras i aktiviteten. När du har slutfört din tidslinje behöver du identifiera de resurser som krävs för att slutföra varje uppgift.
Varje projekt ska tilldelas de resurser som behövs, och vilka de är varierar från projekt till projekt. Följande typer av resurser kan finnas:
Personer: Alla teammedlemmar som bidrar till arbetet i projektet.
Utrustning: Alla typer av verktyg eller programvara du behöver för att producera resurser från idé till projektleverans. Se också till att ta hänsyn till att specialutrustning kräver en betydande investering av tid och pengar.
Material: Förbrukningsartiklar som du kommer behöva. Sådana kan omfatta allt från kontorsmaterial till bensin för de fordon som behöver användas.
Lokaler: Byggnader och arbetsplatser där teamet ska arbeta.
Budget: De pengar du behöver för att köpa in resurserna ovan.
Allteftersom du hanterar projektet och budgeten kan du spåra utgifterna i din projektredovisning , så att de är uppdaterade och att den budget som satts upp för respektive uppgift inte överskrids.
3. Nominera tillgängliga resurser
Nu behöver du hitta och begära de resurser som krävs för att möta dina tidsgränser. Det handlar om allt från att samla in utrustning och förnödenheter till att hitta medarbetare som är tillgängliga för att arbeta. Även om dessa resurser får arbeta med flera projekt samtidigt, måste du vara medveten om deras kapacitet.
4. Tilldela och fördela resurser
När du har hittat dina resurser måste du lägga till dem i projektet. Se till att du planerar för eventuella utmaningar som kan försena slutförandet av projektet. Sådana utmaningar kan vara allt från mjukvaruproblem till förändringar i intressenter eller förändringar i organisatoriska prioriteringar. Här är några vanliga utmaningar som ditt team kan stöta på när de försöker leverera ett projekt i tid:
Resurstillgänglighet
Ändringar av projektets omfattning
Olika platser och tidszoner
Förseningar i processer och uppgifter
Några av de här problemen är allvarligare än andra, men de kan alla innebära att projektet tar längre tid att genomföra än planerat. Men tack och lov kan du faktiskt ta fram reservplaner och tillhörande teknik för dem, så att du enklare kan hantera dem om de skulle inträffa under projektets gång.
5. Följ upp projektplanen
Det kan tyckas vara en enkel sak, men en enda ändring kan påverka tidsplanen för hela projektet. Se därför till att du har goda tidsmarginaler. Se upp för följande:
Utarbetade och överutnyttjade teammedlemmar.
Oplanerade semestrar eller sjukledighet.
Uppgifter som försenas och som orsakar att även beroende uppgifter försenas betydligt.
Ändrade affärsmål.
Vissa verktyg som programvara för professionella tjänster (PSA) omfattar funktioner som automatiserar tidskrävande och administrativa uppgifter, till exempel tidsuppföljning, projekthantering, fakturering med mera.
6. Välj en teknik som klarar eventuella hinder på vägen
Det är sällan du hinner med alla uppgifter som ursprungligen planerades och slutför projektet på exakt utsatt datum. Beroende på projektets leveransdatum kan du ha viss flexibilitet när du kan slutföra vissa aktiviteter. Det finns två tekniker som du kan använda om du hamnar efter i tidsplanen: resursoptimering och resursutjämning.
Resursutjämning fungerar bra när du har begränsade eller delade resurser, men du har möjlighet att utöka tidslinjen. Resursoptimering är bäst för att optimera de resurser du har tillgängliga, men du har en tidsgräns som inte kan förlängas.
Vilken teknik som fungerar bäst beror på hur flexibel din tidslinje kommer att vara. Oavsett vilken teknik du väljer måste du se till att ditt hanteringsverktyg är lika flexibelt som du är.
Följ Dynamics 365