Objedinjene komunikacije kao usluga

Sistem Objedinjene komunikacije kao usluga predstavlja model koji objedinjene komunikacije (UC) – kao što su ćaskanje, deljenje datoteka, telefonija i alatke za video konferencije – unosi u jedan interfejs ili platformu.

Uz objedinjene komunikacije i saradnju, preduzeća ostvaruju veću kontrolu nad tokovima posla i procesima, a zaposleni su bolje povezani. Uz rešenja objedinjene komunikacije nestaje i potreba za prelaženjem sa jedne na drugu alatku za komunikaciju, što unapređuje organizaciju, efikasnost i produktivnost na radnom mestu. 

„Objedinjene komunikacije“ odnose se na razne alatke za komunikaciju i produktivnost koje su integrisane u jednu platformu. Uobičajene alatke na platformama za objedinjene komunikacije obuhvataju VoIP telefoniju, razmenu trenutnih poruka, e-poštu, sastanke na mreži, konferencije, kao i kalendare i rasporede.

„Kao usluga“ odnosi se na model isporuke koji se koristi za usluge i softver u oblaku.  

Glavnu razliku između sistema UC i UCaaS predstavlja samo lokacija na kojoj se hostuje dobavljač objedinjenih komunikacija. Objedinjene komunikacije predstavlja širi pojam koji obuhvata UCaaS, a može se zasnivati kako na oblaku tako i lokalno. UCaaS se zasniva samo na oblaku.

Budući da se UCaaS sistemi zasnivaju na oblaku, obično ih je lakše skalirati i isplativiji su od tradicionalnih lokalnih UC sistema. Veliki broj rešenja UCaaS sistema funkcioniše u obliku mesečne ili godišnje pretplate, sa cenama koje se zasnivaju na nivoima usluga i na broju korisnika. Tradicionalne lokalne UC platforme, s druge strane, imaju veća prethodna ulaganja, uvećana za naknade za održavanje i licenciranje.

Tehnologija UC sistema koristi jedan interfejs za upravljanje komunikacijama, što omogućava timovima da neometano prelaze sa jednog na drugi kanal – od razmene poruka sa saradnicima, preko poziva klijentima, do video konferencija sa zainteresovanim stranama. Umesto korišćenja više platformi ili dobavljača za različite usluge, sistem UCaaS smanjuje potrebu za velikim brojem komunikacionih alatki koje preduzeća svakodnevno koriste u jednu platformu, čime se poboljšava saradnja i produktivnost.

Budući da UCaaS funkcioniše preko interneta, zaposleni mogu pristupiti alatkama koje su im potrebne u svakom trenutku i na skoro svakom uređaju. To znači da zaposleni mogu efikasno da rade i budu povezani na svakom mestu – u kancelariji, kod kuće ili tokom putovanja.

Umesto hostovanja UC platformi na tradicionalnoj lokalnoj mreži, UCaaS rešenja se bezbedno hostuju preko interneta. Time se otklanja potreba za održavanjem na licu mesta i za tehničkom podrškom, a UC rešenja se brže i jeftinije primenjuju – što je posebno korisno prilikom rasta preduzeća ili promena organizacionih potreba. UC rešenja zasnovana na tehnologiji oblaka bolja su i u podršci mobilne ili hibridne radne snage, što preduzećima omogućava da uštede kako na kancelarijskim tako i na putnim troškovima.

Sistem UCaaS omogućava preduzećima da poboljšaju efikasnost i produktivnost, a zaposlenima omogućava da sa svakog mesta budu povezani. Osnovne funkcije sistema UCaaS obuhvataju:

• Ćaskanje: Razmena trenutnih poruka omogućava povezivanje timovima koji se nalaze na različitim lokacijama. Ćaskanje često obuhvata funkcije kao što su pojedinačne i grupne poruke, kanali za timove i projekte, kao i ugrađene mogućnosti deljenja datoteka radi brze i praktične komunikacije.
  
  
• Glas: Telefonske usluge poput prosleđivanja poziva, konferencijskih poziva, snimanja poziva i naprednog usmeravanja poziva olakšava preduzećima brže donošenje odluka. U sistemu UCaaS, glasovne mogućnosti funkcionišu pomoću VoIP tehnologije.
  
  
• Video: Video omogućava timovima sastanke na mreži, čime se mogu ostvariti interakcije licem u lice, čak i u različitim vremenskim zonama. Funkcije za naprednu saradnju poput deljenja ekrana, snimanja i ćaskanja omogućavaju timovima da ovu osnovnu alatku iskoriste na najbolji način.
  
  
• Saradnja: Funkcije za saradnju poput kalendara i rasporeda, deljenja datoteka i alatki za upravljanje projektima olakšavaju zaposlenima da rade sa različitim funkcijama i usklađuju se sa ciljevima.

Efikasna komunikacija od suštinskog je značaja za preduzeća svih veličina, posebno zato što se sve više preduzeća prilagođava trajnom hibridnom i udaljenom modelu rada. Ipak, UCaaS ne služi samo da timovima poboljša virtuelnu saradnju – ovaj sistem pomaže preduzećima i da ostanu konkurentna na tržištima koja se neprekidno menjaju.

Neke prednosti sistema UCaaS obuhvataju:

• Smanjeni troškovi
  Budući da se UCaaS zasniva na oblaku i funkcioniše u jednom interfejsu, preduzeća imaju manje izdataka za održavanje, naknade za licenciranje i početnu instalaciju. Preduzeća mogu uštedeti kako na kancelarijskim tako i na putnim troškovima.
  
  
• Skalabilnost
  UCaaS rešenja pojednostavljuju prijem novih korisnika i olakšavaju da se sa rastom timova dodaju novi korisnici. UCaaS sistemi raspolažu i najnovijom tehnologijom za poboljšanje poslovnih procesa, čime se automatski ažuriraju sa novim bezbednosnim funkcijama, alatkama i aplikacijama.
  
  
• Poboljšana produktivnost
  Umesto da rade na više platformi, zaposleni imaju sve što im je potrebno na jednoj centralizovanoj lokaciji – što poboljšava efikasnost toka posla i upravljanje projektima. Zahvaljujući tome timovi brže napreduju i poboljšavaju kvalitet rada.
  
  
• Fleksibilnost
  Uz čitav niz komunikacionih alatki na jednoj platformi, UCaaS omogućava preduzećima da brzo reaguju na promene i prilagođavaju im se, a uz to i da brže reaguju na potrebe klijenata. UCaaS osposobljava zaposlene da rade sa skoro svakog mesta i na bilo kom uređaju sa stabilnom internet vezom.

Sa sistemom UCaaS ostvaruje se mnogo poslovnih prednosti, ali treba uzeti u obzir i neke nedostatke.

Prednosti sistema UCaaS obuhvataju:

• Brža implementacija.
  
  
• Veća pokretljivost zaposlenih.
  
  
• Smanjenje troškova.
  
  
• Bolja efikasnost toka posla.
  
  
• Uvek najsavremenija tehnologija.

Nedostaci sistema UCaaS obuhvataju:

• Zavisnost od jake internet veze.
  
  
• Ograničeni pozivi u hitnim slučajevima.
  
  
• Mogući problemi u međuoperativnosti sa postojećim hardverom.

Svaka organizacija može imati koristi od prelaska na UCaaS, ali strah od poremećaja u komunikaciji može sprečiti preduzeća da se odluče na taj korak. Da biste olakšali prelazak i obezbedili kontinuitet poslovanja, razmotrite sledeće najbolje prakse:

1. Nadgledajte aktuelni komplet alatki za komunikaciju.
   Prilikom prelaska sa zastarelog komunikacionog sistema na UCaaS platformu, važno je identifikovati sve aktuelne alatke za komunikaciju koje zaposleni koriste u timovima i sektorima. Možda ćete otkriti da se neke alatke preklapaju ili da postoje određene funkcije koje uopšte ne koristite, što će vam pomoći da u procesu prelaska na novi UCaaS sistem donesete ispravne odluke.
   
   
2. Procenite svoje potrebe.
   UCaaS sistemi obično funkcionišu po planu usluga po nivoima, tako da je od ključnog značaja znati koje funkcije su vam potrebne i gde se trenutno nalaze kritične praznine. Period procenjivanja predstavlja i priliku za prikupljanje povratnih informacija od članova tima i sticanje uvida o tome gde se tokovi posla mogu poboljšati.
   
   
3. Obavestite tim i odredite vremenski okvir za prelazak.
   Dok prelazite na UCaaS sistem, proverite da je li tim upoznat sa vremenskim okvirom za prelazak. Hoće li to biti postepeno uvođenje ili trenutni prelazak? Potrudite se da zaposleni sve vreme budu informisani kako biste obezbedili da imaju dovoljno vremena za dokumentovanje procesa, kao i da se poremećaji u poslovanju svedu na najmanju moguću meru.
   
   
4. Pristupite resursima za učenje na samom početku.
   Iako možete očekivati da tokom prelaska sa jednog na drugi komunikacioni sistem dobijete krivu učenja, pružanje podrške i resursa na samom početku olakšaće proces. Iskoristite materijal za učenje koji obezbeđuje dobavljač sistema UCaaS ili sprovedite obuku kako biste bili sigurni da zaposleni imaju sve što im je potrebno kada UCaaS sistem bude već implementiran.

Ulaganje u novu UCaaS platformu pruža mnoge prednosti kako novim tako i već osnovanim preduzećima, ali upoređivanje dobavljača i izbor onog dobavljača objedinjenih komunikacija koji će odgovarati vašim potrebama može predstavljati teškoću. Da biste pronašli najboljeg dobavljača objedinjenih komunikacija za svoje preduzeće, obavezno imajte na umu sledeće kriterijume:

1. Korisnička služba
   Da li su usluge poput ćaskanja uživo ili telefonske podrške kod dobavljača sistema UCaaS uvek dostupne? Da li ćete imati pomoć prilikom početne implementacije ili migracije objedinjenih komunikacija? Da li postoji uvođenje u tim ili kontinuirana obuka? Važan element koji treba uzeti u obzir pri pronalaženju najboljeg dobavljača objedinjenih komunikacija je poznavanje dostupne pomoći ako je potrebno rešavanje problema.
   
   
2. Bezbednost
   Kada imate udaljene i hibridne zaposlene koji rade na različitim mrežama i uređajima, važno je tražiti dobavljača sistema UCaaS koji ima sveobuhvatne bezbednosne funkcije. Pre ulaganja, razgovarajte sa predstavnikom o tome da li infrastruktura dobavljača objedinjenih komunikacija obezbeđuje šifrovanje podataka, upravljanje pretnjama, kao i dozvole i kontrole pristupa.
   
   
3. Pouzdanost
   Prilikom upoređivanja dobavljača objedinjenih komunikacija, razmotrite istoriju vremena neprekidnog rada ili zatražite dokumentaciju o performansama pouzdanosti dobavljača. Procenat vremena neprekidnog rada treba da bude viši od 99 procenata. Možete proveriti i stranice dobavljača objedinjenih komunikacija na društvenim mrežama kako biste saznali da li postoji obrazac ili istorija prekida rada.
   
   
4. Ujednačeno iskustvo korisnika
   UCaaS sistem olakšava zaposlenima rad na različitim uređajima, tako da je ujednačenost korisničkog interfejsa i iskustva korisnika od suštinskog značaja. Na taj način se zaposlenima štedi vreme i olakšava navigacija i upravljanje komunikacionim alatkama koje svakodnevno koriste. Na taj način se i IT službi olakšava pružanje podrške ukoliko je potrebno.

Usled pandemije COVID-19, mnogim preduzećima je UCaaS tehnologija postala neophodna – time što omogućava timovima da rade na daljinu i ostanu konkurentni čak i u vremenu neizvesnosti. U budućnosti, UCaaS će nastaviti da bude ključni deo digitalne transformacije preduzeća, omogućavajući timovima da poboljšavaju unutrašnje procese, angažman klijenata i prilagođavaju se novim tržištima.

UCaaS tehnologija će ostati, jer sve više preduzeća usvaja trajni hibridni ili fleksibilni model rada. Da bi se zadovoljile potrebe distribuirane radne snage, funkcije sistema UCaaS razvijaju se velikom brzinom.

Pokazatelji prisustva – koji obaveštavaju kolege kada je neko odsutan, razgovara na drugom telefonu ili je prisutan – postali su recimo ključni aspekt UCaaS platformi. Ove alatke otklanjaju ometanja i olakšavaju zaposlenima da održe ravnotežu između posla i privatnog života, jer ukazuju na to kada je neko udubljen u posao, fokusiran ili je tog dana odjavljen. Razvile su se i komponente UCaaS sistema za video i ćaskanje, sa novim funkcijama reagovanja koje podstiču na učešće u diskusijama i bolji angažman korisnika na sastancima.

Sa razvojem komunikacione tehnologije, sve više preduzeća okreće se platformama objedinjenih komunikacija zasnovanim na tehnologiji oblaka kako bi bili sigurni da su u toku sa najnovijim funkcijama i bezbednošću. Ostali trendovi koji oblikuju budućnost tehnologije poslovne komunikacije obuhvataju:

Tehnologije veštačke inteligencije i mašinskog učenja – od robota za ćaskanje i pametnih pomoćnika do uvida u podatke – nastaviće da se razvijaju na platformama objedinjenih komunikacija. U UCaaS sistemu, veštačka inteligencija može da olakša poboljšanje tokova posla automatizacijom procesa, zatim poboljšanje pristupačnosti uz mogućnosti pretvaranja govora u tekst, kao i da poveća efikasnost inteligentnim rasporedima i preporukama.

UCaaS predstavlja čist pogodak za komunikaciju među zaposlenima i njihovo povezivanje, ali može da unapredi i odnose sa klijentima. Sa razvojem tehnologije, sve više UCaaS rešenja pruža jednostavan način za poboljšanje korisničkih iskustava tako što integrišu kontakt centre ili alatke za upravljanje odnosima sa korisnicima (CRM) u platformu.

Više načina za komunikaciju i saradnju znači i dodatne ulazne tačke za bezbednosne pretnje. Kako se razvijaju komunikacione tehnologije, tako će i platforme objedinjenih komunikacija nastaviti da unapređuju infrastrukturu radi poboljšanja upravljanja pretnjama, usluga šifrovanja, kao i zaštite podataka. UCaaS može razvijati i bezbednosne dodatke imajući u vidu određene delatnosti kako bi se zadovoljile potrebe u vezi sa usaglašenošću.