Bez obzira vaše mesto rada, kada znate ko šta radi i gde se uklapa, svi će bolje obavljati posao. Organizacioni grafikon pruža svima kratak pogled na način na koji je preduzeće strukturirano, bilo da je u pitanju već osnovana kancelarija, preduzeće u osnivanju, proizvodni pogon ili nešto drugo.
Kako izraditi najbolji organizacioni grafikon za preduzeće
Šta je organizacioni grafikon?
Velika je verovatnoća da ste ga već videli. Organizacioni grafikoni, poznati i kao organizacioni grafovi ili organogrami, sadrže okvire, oblike ili fotografije koji predstavljaju osobe i pozicije. Mogu da sadrže i kontakt informacije, veze ka stranicama, ikone i ilustracije.
Kada su povezani linijama, ti okviri obrazuju grafikon koji prikazuje unutrašnju strukturu organizacije. Grafikon prikazuje ko kome podnosi izveštaj, gde se nalaze odeljenja i na koji način su sektori povezani.
Čemu služi organizacioni grafikon?
Organizacioni grafikoni omogućavaju novozaposlenim osobama ili volonterima da se brzo upoznaju sa preduzećem tako što im pomažu u postavljanju imena i lica u uloge i dužnosti. Čak i zaposleni sa dužim radnim stažom, sektori za ljudske resurse i vlasnici preduzeća mogu imati koristi od lako dostupnih organizacionih grafikona.
Evo šta pružaju:
- Prikazuju unutrašnju strukturu i hijerarhiju
- Omogućavaju zaposlenima da dobro procene kome treba prijaviti i kome se obratiti ukoliko dođe do problema
- Pomažu u razjašnjavanju uloga i dužnosti
- Olakšavaju držanje kontakt informacija zaposlenih na jednom praktičnom mestu
- Omogućavaju osobama zaduženim za upravljanje da vide koliko u kom sektoru ima zaposlenih i kako najbolje rasporediti osoblje i druge resurse
- Pružaju osoblju uvid u kanale za unapređenja
Jedan organogram ne može sve da postigne. Hajde da pogledamo tipove organizacionih grafikona koje preduzeća najčešće koriste.
Koja su četiri tipa organizacionih struktura?
Tip organizacionog grafikona koji koristite zavisiće od ciljne grupe, organizacije i informacija koje želite da saopštite. Možda će vam za čitavo preduzeće biti potreban samo jedan uzorak grafikona, a možda i više njih za nekoliko ciljnih grupa ili odeljenja.
Iako se svaki tip organizacionog grafikona može menjati i uređivati, većina preduzeća koristi organizacione grafikone koji spadaju u jednu od ove četiri kategorije:
1. Funkcionalna hijerarhija odozgo nadole
Najbolji za prikazivanje tradicionalne poslovne strukture je hijerarhijski grafikon koji počinje tako što na vrhu oslovljava nekog od izvršnih rukovodilaca (C-Suite), a zatim se razdvaja na sektore ili odeljenja. U okviru svakog odeljenja možete navesti više rukovodstvo, rukovodioce srednjeg nivoa, više osoblje, osoblje srednjeg nivoa i mlađe članove osoblja. Na kraju, hijerarhijski grafikon izgleda kao piramida, a svako odeljenje stiže do izvršnog direktora.
NAPOMENA: Hijerarhijski organizacioni grafikoni su obično lako razumljivi. Ali kada se lanac rukovođenja sastoji od više slojeva, može delovati teško da shvatite kada i sa kim treba da se povežete, posebno ako se javi problem ili neko ima novu ideju.
2. Deobni organizacioni grafikon
Ovaj obrazac je siguran izbor ako je vaše preduzeće organizovano duž linija proizvoda ili geografskih regiona. Ukoliko se te linije razlikuju, deobni organizacioni grafikon je odličan način da se to jasno prikaže. Kao i hijerarhijski organizacioni grafikon, deobni grafikon počinje sa predsednikom ili izvršnim direktorom, ali umesto podele na odeljenja sa zajedničkim resursima, deli se na oblasti poslovanja (LOB). Grafikon obuhvata svaki sektor u određenim oblastima poslovanja (LOB), kao što su službe za ljudske resurse, računovodstvo, pravne službe, kao i osobe ili pozicije u tim sektorima.
NAPOMENA: Budući da ovakve organizacije često imaju suvišne sektore u okviru svakog odeljenja, deobna struktura može dovesti do prenatrpanosti osobljem i nepotrebnih režijskih troškova.
3. Organizacioni grafikon matrice
Isprobajte Visio besplatno 1 mesec
Nakon besplatnog probnog perioda od jednog meseca naplaćivaće vam se važeća naknada za pretplatu. Potrebna je kreditna kartica. Otkažite je u bilo kom trenutku da biste sprečili buduće naplate.
Ovaj tip organograma obično se primenjuje na preduzeća sa timovima ili članovima tima koji imaju više od jednog rukovodioca. Na primer, u novinskoj agenciji izveštač može da pokriva lokalne, kao i finansijske vesti, što znači da bi imao dva rukovodioca. Drugi primer je da grafički dizajner kod dobavljača energije podnosi izveštaje rukovodiocu grafičkog dizajna. Međutim, budući da on ili ona radi na projektima za odeljenje obnovljive energije, u tom slučaju dizajner može da komunicira i sa nekim iz tog tima.
NAPOMENA: Kada članovi tima rade u različitim sektorima, organizacije obično mogu da pronađu kreativnije načine za rešavanje problema. Tako se stvara okruženje za bolju saradnju. Međutim, kada timovi ili članovi tima imaju više od jednog nadzornika, može doći do povećanja zbunjenosti i nerazumevanja.
4. Ravni organizacioni grafikon
Ravne ili „horizontalne“ organizacione grafikone koji obično imaju dva nivoa: administrativni službenici i radnici, skoro isključivo koriste mala preduzeća. U okviru grafikona, pune linije pokazuju glavni lanac rukovođenja, dok isprekidane linije pokazuju pomoćne linije ovlašćenja. Na papiru, preduzeća sa ravnom organizacionom strukturom mogu biti nalik na malu vatrogasnu jedinicu koja ima šefa, tri kapetana i nekoliko vatrogasaca koji rade pod rukovodstvom kapetana. Drugi primer može biti nadzornik ili šef sektora sa nekoliko zaposlenih koji su njemu ili njoj direktno podređeni.
NAPOMENA: U ravnoj strukturi, nadzornici i njihovi timovi često imaju bliske odnose i zajednički donose odluke. Zaposleni obično imaju više odgovornosti i samostalnosti nego u drugim organizacionim strukturama. To znači da je izgradnja poverenja od ključnog značaja – kao i timski rad. Ipak, budući da je matrica tako kompaktna, ukoliko ima neslaganja među zaposlenima, ona mogu biti još izraženija zbog jednostavne činjenice da je tim tako mali.
Pravljenje organizacionih grafikona pomoću softvera
Softver za organizacione grafikone pojednostavljuje pravljenje novih i reviziju starih organograma. Hajde da pogledamo kako se kreira organizacioni grafikon na mreži pomoću najpopularnijih raspoloživih softverskih opcija.
Organizacioni grafikoni u programu PowerPoint
PowerPoint je možda dizajniran kao alatka za prezentacije, ali ga možete koristiti i za razvoj organizacionih grafikona. Da biste počeli sa radom:
- Otvorite novi PowerPoint dokument
- Idite na karticu „Umetanje“ i izaberite opciju SmartArt
- Krećite se do grupe „Hijerarhija“ i izaberite predložak organizacionog grafikona koji vam je potreban
- Kliknite na oblike da biste dodali tekst
- Po potrebi dodajte još oblika (ili osoba)
Kada sve unesete, možete početi sa ponovnom organizacijom organizacionog grafikona u programu PowerPoint. Jednostavno se vratite na karticu „SmartArt alatke za dizajn“ i koristite tastere „Podigni/Spusti“ za vertikalno pomeranje oblika. Koristite tastere „Pomeri Gore/Dole“ za horizontalno pomeranje oblika.
Organizacioni grafikoni u programu Word
Možda nije tradicionalan način za kreiranje organizacionih grafikona, ali Microsoft Word može omogućiti dizajniranje osnovnih dijagrama koji pokazuju kako funkcioniše vaša organizacija. Da biste kreirali organizacioni grafikon u programu Word, sve što treba da uradite je sledeće:
- Idite na karticu „Umetanje“ i izaberite opciju SmartArt.
- Idite na grupu „Hijerarhija“ i odaberite predložak organizacionog grafikona koji želite da koristite.
- Zatim ćete videti meni sa oblicima koji predstavljaju osobe. Samo unesite tekst koji će predstavljati svaku osobu u grafikonu.
- Ako u predložak organizacionog grafikona treba da dodate oblike, izaberite karticu „SmartArt alatke za dizajn“, a zatim izaberite opciju „Dodaj oblik“.
- Da biste naveli nekoga u organizacionom grafikonu, izaberite ime osobe u dijalogu „Tekst“. Pritisnite taster Tab da biste tu osobu pomerili nagore ili kombinaciju tastera Shift + Tab za pomeranje nadole. Druga mogućnost je da upravljate hijerarhijama na kartici za SmartArt dizajn.
Boje, fontove i veličinu možete prilagođavati na karticama „SmartArt alatke za dizajn“ i „Format“.
Organizacioni grafikoni u dodatku Visio za Excel
Visio je vizuelna alatka za prevlačenje i otpuštanje podloge koja ljudima omogućava da kreiraju organizacione grafikone, ali ima i sposobnost povezivanja sa podacima u postojećim Excel datotekama ili aktivnim direktorijumima kako biste lakše automatski kreirali organizacione grafikone. Kada kombinujete te dve mogućnosti, možete kreirati upečatljive organizacione grafikone za preduzeća bilo koje veličine. Da biste počeli sa radom, otvorite Visio i izaberite opciju „Detaljan vodič za organizacioni grafikon“, a zatim:
- Izaberite opciju „Informacije već uskladištene u datoteci ili bazi podataka“
- Odgovorite na pitanja ako vam program zatraži
- Ako želite, uvezite slike
- Izaberite opciju „Završi“
Pored uvoza informacija u organizacioni grafikon iz programa Excel, informacije možete dodati i direktno u Detaljan vodič za organizacioni grafikon.
Više saveta za organizacioni grafikon
Čak i kada koristite softver za organizacioni grafikon, organogrami se brzo mogu pretvoriti u zamućene oblike i reči. Ipak, uz malo rada na dizajnu, mogu na odgovarajući način privući pažnju ljudi. Dakle, kada usavršavate grafikon, pokušajte da postignete sledeće:
- Odredite odgovarajuću veličinu. Ako je grafikon prevelik, biće pretrpan podacima. Ako umesto jednog treba da kreirate tri grafikona, učinite to. Na taj način će korisnici moći da dobiju pregled organizacione strukture, a zatim detaljnije analiziraju sektore i odeljenja, kada za to budu spremni. Samo proverite da li sve što ste uneli vodi nazad do najvišeg nivoa organizacije.
- Dosledno koristite oblike i boje. Kada koristite isti oblik za nadzornike, drugi oblik za osoblje srednjeg nivoa a treći za mlađe zaposlene, ljudi će lakše razumeti grafikon. Takođe, koristite jednu boju za svako odeljenje u preduzeću.
- Dodajte relevantne informacije. Obavezno dodajte detalje o osoblju, kao što su kontakt informacije, lokacija, klijenti ili posebne poslovne veštine. Na taj način, ako je nekome potrebna pomoć, iz informacija će videti ko šta radi i gde.
- Prikažite pomoćnike na bočnoj traci ispod rukovodioca. Ovaj stil oblikovanja omogućava da se označi uloga pomoćnika, a istovremeno jasno pokazuje da su ti zaposleni direktno podređeni rukovodiocu. Pruža ljudima informacije i oko toga kome da se obrate ako im je potrebno da uspostave kontakt sa rukovodiocem.
- Obratite pažnju na rastojanje. Održavajte jednaku udaljenost između polja. Grafikon će se lakše tumačiti i izgledaće profesionalnije.
Kada završite izradu grafikona, neka ga pogleda neko ko dobro poznaje organizaciju (kao i neko ko je ne poznaje). Na taj način možete proveriti ne samo da li je tačna, već i da li je osobama na svakom nivou jasna i informativna. Možete saznati više o kreiranju organizacionih grafikona pomoću softvera i predložaka uz ovaj detaljan vodič.
Tim usluge Microsoft 365 fokusira se na deljenje resursa kako bi vam pomogao da pokrenete, vodite i razvijete preduzeće.
Prvi koraci uz Visio
Vizuelizujte i komunicirajte ideje, informacije i procese sa praktično bilo kog mesta, na bilo kom uređaju, uz pomoć usluge Visio.
Srodan sadržaj
Poslovna tehnologija
Šest prednosti tehnologije generativni AI za mala preduzeća
Poslovna produktivnost
Kako koristiti veštačku inteligenciju za postizanje bolje produktivnosti i efikasnosti na poslu
Poslovna tehnologija
Veštačka inteligencija i produktivnost: Kako koristiti alatke veštačke inteligencije za poboljšanje iskustva zaposlenih
Poslovna produktivnost
Vodič za agilni DevOps za mala i srednja preduzeća
Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.
Pratite Microsoft 365