Zjednotená komunikácia ako služba

UCaaS je cloudový model poskytovania, ktorý spája nástroje zjednotenej komunikácie (UC) – ako sú chat, zdieľanie súborov, telefonovanie a videokonferencie – do jedného rozhrania alebo platformy.

Vďaka zjednotenej komunikácii a spolupráci získavajú podniky väčšiu kontrolu nad svojimi pracovnými postupmi a procesmi a zamestnanci zostávajú lepšie prepojení. Riešenia zjednotenej komunikácie tiež eliminujú potrebu prepínať medzi viacerými komunikačnými nástrojmi, čím zlepšujú organizáciu, efektivitu a produktivitu na pracovisku. 

„Zjednotená komunikácia“ označuje rôzne komunikačné nástroje a nástroje na zvýšenie produktivity, ktoré sú integrované do jednej platformy. Medzi bežné nástroje platforiem UC patrí telefón VoIP, okamžité správy, e-mail, online schôdze, konferencie a kalendáre a plánovanie.

„Ako služba“ sa vzťahuje na model poskytovania cloudových služieb a softvéru.  

Hlavný rozdiel medzi UC a UCaaS je jednoducho v tom, kde je poskytovateľ zjednotenej komunikácie hosťovaný. UC je širší pojem, ktorý zahŕňa UCaaS, a môže byť založený na cloude alebo hosťovaný lokálne. UCaaS je výlučne cloudová platforma.

Keďže systémy UCaaS sú založené na cloude, zvyčajne sa ľahšie škálujú a sú nákladovo efektívnejšie ako tradičné lokálne systémy UC. Mnohé riešenia UCaaS fungujú na báze mesačného alebo ročného predplatného, pričom ceny sú založené na odstupňovaných službách a počte používateľov. Na druhej strane, tradičné lokálne platformy UC sú spojené s vyššími počiatočnými investíciami a poplatkami za údržbu a licencie.

Technológia UC využíva na správu komunikácie jediné rozhranie, ktoré umožňuje tímom plynule prepínať medzi kanálmi – od posielania správ spolupracovníkom cez telefonovanie zákazníkom až po videokonferencie so zúčastnenými stranami. Namiesto potreby viacerých platforiem alebo poskytovateľov rôznych služieb UCaaS zjednodušuje množstvo komunikačných nástrojov, ktoré podniky používajú každý deň, do jednej platformy, čím zlepšuje spoluprácu a produktivitu.

Keďže UCaaS funguje cez internet, zamestnanci majú prístup k potrebným nástrojom takmer na akomkoľvek zariadení a kedykoľvek. To znamená, že môžu pracovať efektívne a zostať pripojení kdekoľvek – v kancelárii, doma alebo na cestách.

Namiesto hosťovania platforiem UC v tradičnej lokálnej sieti sú riešenia UCaaS bezpečne hosťované cez internet. Tým sa eliminuje potreba údržby a technickej podpory na mieste a nasadenie riešení UC je rýchlejšie a lacnejšie - čo je obzvlášť užitočné, keď sa podniky rozrastajú alebo sa menia organizačné potreby. Cloudové riešenia UC tiež lepšie podporujú mobilnú alebo hybridnú pracovnú silu, čo podnikom pomáha šetriť kancelárske aj cestovné náklady.

Systém UCaaS pomáha podnikom zvyšovať efektivitu a produktivitu a pomáha zamestnancom zostať v spojení odkiaľkoľvek. Medzi hlavné funkcie UCaaS patria:

• Chat: Okamžité správy pomáhajú rozptýleným tímom spájať sa v reálnom čase. Chat často obsahuje funkcie, ako sú individuálne a skupinové správy, tímové a projektové kanály a vstavané možnosti zdieľania súborov na rýchlu a pohodlnú komunikáciu.
  
  
• Hlasové funkcie: Telefónne služby, ako sú presmerovanie hovorov, konferenčné hovory, nahrávanie hovorov a pokročilé smerovanie hovorov, pomáhajú podnikom rýchlejšie sa rozhodovať. V UCaaS hlasové funkcie fungujú pomocou technológie VoIP.
  
  
• Video: Video umožňuje online schôdze tímov, vďaka čomu môžete komunikovať tvárou v tvár aj v rôznych časových pásmach. Pokročilé funkcie spolupráce, ako sú zdieľanie obrazovky, nahrávanie a chat, pomáhajú tímom využívať tento nevyhnutný nástroj na maximum.
  
  
• Spolupráca: Funkcie spolupráce, ako sú kalendáre a plánovanie, zdieľanie súborov a nástroje na riadenie projektov, uľahčujú zamestnancom spoluprácu medzi funkciami a zosúlaďovanie cieľov.

Efektívna komunikácia je nevyhnutná pre podniky akejkoľvek veľkosti, najmä keď sa čoraz viac spoločností prispôsobuje modelu trvalej hybridnej práce a práce na diaľku. UCaaS však pomáha tímom viac než len s virtuálnou spoluprácou – pomáha tiež podnikom udržať si konkurencieschopnosť na meniacich sa trhoch.

Medzi niektoré výhody UCaaS patria:

• Nižšie náklady
  Keďže UCaaS je založená na cloude a funguje v jednom rozhraní, spoločnosti vynakladajú menej prostriedkov na údržbu, licenčné poplatky a počiatočnú inštaláciu. Podniky môžu ušetriť aj na výdavkoch na kancelárske priestory a cestovanie.
  
  
• Škálovateľnosť
  Riešenia UCaaS zjednodušujú začatie používania a uľahčujú pridávanie nových používateľov, keď sa tímy rozrastajú. Systémy UCaaS budú tiež disponovať najnovšími technológiami na zlepšenie podnikových procesov a budú sa automaticky aktualizovať o nové funkcie zabezpečenia, nástroje a aplikácie.
  
  
• Vyššia produktivita
  Namiesto práce na viacerých platformách majú zamestnanci všetko, čo potrebujú, na centralizovanom mieste – čo zlepšuje efektivitu pracovných postupov a projektový manažment. To pomáha tímom postupovať rýchlejšie a zvyšovať kvalitu práce.
  
  
• Flexibilita
  Vďaka rôznym komunikačným nástrojom v jednej platforme pomáha UCaaS podnikom rýchlo reagovať na zmeny a prispôsobovať sa im a rýchlejšie reagovať na potreby zákazníkov. UCaaS tiež umožňuje zamestnancom pracovať takmer odkiaľkoľvek na akomkoľvek zariadení so spoľahlivým pripojením na internet.

UCaaS prináša mnoho obchodných výhod, ale treba zvážiť aj niektoré nevýhody.

Medzi výhody UCaaS patria:

• Rýchlejšie nasadenie.
  
  
• Väčšia mobilita pre zamestnancov.
  
  
• Úspory nákladov.
  
  
• Vyššia efektívnosť pracovných postupov.
  
  
• Neustále aktuálne technológie.

Medzi nevýhody UCaaS patria:

• Závislosť od silného internetového pripojenia.
  
  
• Obmedzené tiesňové volania.
  
  
• Možné problémy s interoperabilitou s existujúcim hardvérom.

Prechod na systém UCaaS môže byť prínosom pre každú organizáciu, ale obavy z prerušení komunikácie môžu podniky od tohto prechodu odrádzať. Na zaistenie plynulejšieho prechodu a kontinuity podnikania zvážte nasledujúce najvhodnejšie postupy:

1. Vykonajte audit svojho súčasného súboru komunikačných nástrojov.
   Pri prechode zo staršieho komunikačného systému na platformu UCaaS je dôležité identifikovať všetky súčasné komunikačné nástroje, ktoré zamestnanci používajú v rámci tímov a oddelení. Možno zistíte, že niektoré nástroje sa prekrývajú alebo že niektoré funkcie vôbec nepoužívate, čo vám pomôže robiť informované rozhodnutia pri prechode na nový systém UCaaS.
   
   
2. Vyhodnoťte svoje potreby.
   Systémy UCaaS zvyčajne fungujú na základe viacúrovňového plánu služieb, takže je veľmi dôležité vedieť, aké funkcie potrebujete a kde sú vaše súčasné medzery. Toto hodnotiace obdobie je tiež príležitosťou získať spätnú väzbu od členov tímu a zistiť, kde by sa pracovné postupy mohli zlepšiť.
   
   
3. Upozornite svoj tím a uveďte časový plán prechodu.
   Pri prechode na systém UCaaS sa uistite, že váš tím rozumie časovému plánu prechodu. Pôjde o postupné zavádzanie alebo o okamžitý prechod? Udržiavanie zamestnancov v obraze pomáha zabezpečiť, aby mali dostatok času na zdokumentovanie procesov, a obmedzuje prerušenie činnosti na minimum.
   
   
4. Získajte prístup k učebným zdrojom hneď na začiatku.
   Hoci pri prechode na iný komunikačný systém môžete očakávať, že sa budete musieť niečo učiť, včasné poskytnutie podpory a zdrojov by malo pomôcť uľahčiť tento proces. Využite vzdelávacie materiály od poskytovateľa riešenia UCaaS alebo vykonajte školenie, aby ste sa uistili, že zamestnanci majú všetko, čo budú potrebovať po implementácii nového systému UCaaS.

Investícia do novej platformy UCaaS prináša mnoho výhod pre nové aj etablované podniky, ale môže byť náročné porovnať poskytovateľov a vybrať správneho poskytovateľa zjednotenej komunikácie pre svoje potreby. Pri hľadaní najlepšieho poskytovateľa zjednotenej komunikácie pre svoju firmu majte na pamäti nasledujúce kritériá:

1. Služby zákazníkom
   Má poskytovateľ UCaaS vždy k dispozícii živý chat alebo telefonickú podporu? Bude poskytnutá pomoc pri počiatočnej implementácii alebo migrácii zjednotenej komunikácie? Bude k dispozícii úvodné alebo pokračujúce školenie pre tímy? Dôležitým prvkom pri hľadaní najlepšieho poskytovateľa zjednotenej komunikácie je vedieť, aká pomoc je k dispozícii, ak potrebujete vyriešiť problém.
   
   
2. Zabezpečenie
   Keďže vzdialení a hybridní zamestnanci pracujú na rôznych sieťach a zariadeniach, je dôležité hľadať u poskytovateľa UCaaS komplexné funkcie zabezpečenia. Pred investíciou sa poraďte so zástupcom poskytovateľa zjednotenej komunikácie o jeho infraštruktúre so šifrovaním údajov, riadení hrozieb a prístupových oprávneniach a kontrolných mechanizmoch.
   
   
3. Spoľahlivosť
   Pri porovnávaní poskytovateľov zjednotenej komunikácie zvážte históriu bezporuchovosti alebo si od nich vyžiadajte dokumentáciu o spoľahlivosti. Percento bezporuchovosti by malo byť vyššie ako 99 percent. Môžete tiež skontrolovať stránky poskytovateľov zjednotenej komunikácie na sociálnych médiách a zistiť, či sa u nich v minulosti vyskytovali výpadky.
   
   
4. Konzistentná používateľská skúsenosť
   Systém UCaaS uľahčuje zamestnancom prácu na rôznych zariadeniach, takže konzistentné používateľské rozhranie a používateľská skúsenosť sú veľmi dôležité. Šetrí to zamestnancom čas a uľahčuje im to navigáciu a spravovanie komunikačných nástrojov, ktoré používajú každý deň. IT oddelenie môže tiež v prípade potreby ľahšie poskytnúť podporu.

Z dôvodu pandémie ochorenia COVID-19 sa technológia UCaaS stala pre mnohé spoločnosti nevyhnutnosťou – umožňuje tímom pracovať na diaľku a zostať konkurencieschopnými aj v časoch neistoty. V budúcnosti bude UCaaS naďalej kľúčovou súčasťou digitálnej transformácie podnikov, pretože pomáha tímom zlepšovať interné procesy, zapájať zákazníkov a prispôsobovať sa novým trhom.

Technológia UCaaS tu zostane, pretože čoraz viac spoločností si osvojuje trvalý hybridný alebo flexibilný model práce. S cieľom uspokojiť potreby distribuovanej pracovnej sily sa funkcie UCaaS vyvíjajú rýchlym tempom.

Kľúčovým aspektom platforiem UCaaS sa stali napríklad signály prítomnosti, ktoré informujú spolupracovníkov o tom, že je niekto preč, telefonuje alebo prezentuje. Tieto nástroje tiež eliminujú rozptýlenie a pomáhajú zamestnancom udržiavať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom, pretože ukazujú, kedy sa niekto sústreďuje na prácu alebo celý deň nepracuje. Vyvinuli sa aj komponenty UCaaS pre video a chat s novými funkciami reakcií, ktoré podporujú účasť na diskusiách a lepšie zapájajú publikum do schôdzí.

S vývojom komunikačných technológií sa čoraz viac podnikov obracia na cloudové platformy zjednotenej komunikácie, aby sa uistili, že sú aktuálne a obsahujú najnovšie funkcie a možnosti zabezpečenia. Medzi ďalšie trendy, ktoré formujú budúcnosť technológií podnikovej komunikácie, patria:

Technológie umelej inteligencie a strojového učenia – od chatbotov a inteligentných asistentov až po prehľady údajov – sa budú v platformách zjednotenej komunikácie naďalej vyvíjať. V rámci UCaaS môže umelá inteligencia pomáhať zlepšovať pracovné postupy automatizáciou procesov, zlepšovať prístupnosť pomocou funkcie prevodu reči na text a zvyšovať efektivitu pomocou inteligentného plánovania a odporúčaní.

UCaaS je jasnou výhrou pre komunikáciu a spájanie zamestnancov, ale môže tiež zlepšiť vzťahy so zákazníkmi. S rozvojom podnikových technológií čoraz viac riešení UCaaS poskytuje bezproblémový spôsob zlepšovania zákazníckych skúseností integráciou kontaktných centier alebo nástrojov na riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM) do platformy.

Viac spôsobov komunikácie a spolupráce znamená ďalšie vstupné body pre bezpečnostné hrozby. S rozvojom komunikačných technológií budú platformy zjednotenej komunikácie naďalej posilňovať svoju infraštruktúru s cieľom zlepšovať správu hrozieb, šifrovacie služby a ochranu údajov. Platforma UCaaS môže tiež vyvíjať doplnky zabezpečenia s ohľadom na určité odvetvia s cieľom riešiť potreby dodržiavania predpisov.