Transformujte tímovú spoluprácu pomocou umelej inteligencie v službe Microsoft Teams

Na dnešnom rýchlom pracovisku sú schôdze nevyhnutné na rozhodovanie a plánovanie. Napriek tomu sa často stráca priveľa času na administratívne úlohy, napríklad na zapisovanie poznámok, sledovanie úloh a organizovanie následných činností. Tieto úlohy môžu odvádzať pozornosť od zmysluplnej práce a spomaľovať tímy.

Copilot v Teams to mení automatizáciou rutiny, aby tímy mohli venovať viac času inováciám, riešeniu problémov a dosahovaniu výsledkov.

Umelá inteligencia v tímovej spolupráci nie je iba o úspore času – znamená aj transformáciu toho, ako tímy spolupracujú. Vďaka umelej inteligencii, ktorá spracuje podrobnosti, sa tímy môžu sústrediť na vysoko účinné aktivity. Umelá inteligencia vám takto uľahčí prácu v tíme:

• Bezproblémová spolupráca – umelá inteligencia poskytuje okamžitý prístup ku konzistentným záznamom schôdzí, zabezpečuje zosúladenie a znižuje mieru nedorozumení.
• Úspora času – umelá inteligencia automatizuje administratívne úlohy a umožňuje tímom investovať viac času do stratégie a riešenia problémov.
• Vylepšené zapojenie – umelá inteligencia spravuje dokumentáciu a umožňuje členom tímu plne sa zúčastňovať diskusií.
• Vyššia presnosť – umelá inteligencia zaručuje presné písanie poznámok, priraďovanie úloh a prepisy, čím sa minimalizujú ľudské chyby a zvyšuje sa dôvera v zdieľané informácie.

Administratívne úlohy často zaberú cenné hodiny, ktoré by ste mohli venovať práci s vyššou prioritou. Vďaka funkciám umelej inteligencie v službe Teams sú tieto rutinné úlohy automatizované – tímy sa tak môžu sústrediť na aktivity s veľkým vplyvom.

Tu je niekoľko kľúčových spôsobov, ako automatizácia AI zvyšuje efektivitu:
 

• Prepis schôdze – umelá inteligencia automaticky generuje podrobné prepisy a zabezpečuje súlad a dôkladnú dokumentáciu.
• Úlohy – umelá inteligencia zisťuje rozhodnutia alebo následné činnosti, priraďuje ich členom tímu a stanovuje termíny v rámci integrovaných správcov úloh.
• Dynamické agendy – umelá inteligencia navrhuje položky agendy na základe tém minulých schôdzí a míľnikov projektu.
• Inteligentné pripomenutia – umelá inteligencia odosiela včasné pripomenutia týkajúce sa termínov, následných činností a nedokončených úloh, vďaka čomu sa tímy držia na správnej ceste.

Automatizáciou rutinných úloh umelá inteligencia umožňuje tímom sústrediť sa na dôležitejšiu prácu, čím pomáha zlepšovať ich produktivitu a výsledky. Napríklad projektový manažér, ktorý dohliada na uvedenie produktu na trh, môže použiť umelú inteligenciu na zaznamenávanie rozhodnutí, priraďovanie úloh a odosielanie pripomenutí, čím sa zbaví potreby manuálnych aktualizácií. 

Umelá inteligencia môže tiež sledovať priebeh úlohy a odosielať včasné pripomenutia, čím pomáha tímu držať sa plánu a znižuje mieru oneskorení a stresu, aby sa tím mohol sústrediť na strategické aspekty uvádzania na trh.

Efektívna komunikácia je základom úspešnej spolupráce, a to najmä v tímoch, ktoré pracujú v rôznych lokalitách alebo jazykoch. Teams využíva umelú inteligenciu na odstránenie komunikačných bariér a zabezpečenie zrozumiteľnosti pre všetkých.

Tu je niekoľko komunikačných funkcií založených na umelej inteligencii, ktoré sú k dispozícii v službe Teams:
 

• Viacjazyčná podpora – preklad chatov a prepisov schôdzí v reálnom čase zabezpečuje bezproblémovú spoluprácu medzi globálnymi tímami.
• Súhrny na požiadanie – účastníci, ktorí sa pripoja neskôr alebo úplne zmeškajú schôdzu, majú prístup k stručným súhrnom, aby mali vždy aktuálne informácie bez skúmania celých prepisov.
• Vylepšené zasielanie správ – umelá inteligencia navrhuje jasnejšie a profesionálnejšie formulovanie správ, čím pomáha zvýšiť presnosť a znížiť počet nedorozumení.

Predstavte si, že globálny marketingový tím spoločne pracuje na veľkej kampani. Vďaka viacjazyčnému prepisu a súhrnom generovaným umelou inteligenciou môžu členovia tímu v rôznych časových pásmach bez námahy prispievať, držať sa v súlade a dobehnúť zameškané schôdze bez toho, aby museli pracovať so zdĺhavými záznamami.

Tieto nástroje podporujú inkluzívnu komunikáciu a pomáhajú zabezpečiť, aby si tímy udržali produktivitu a synchronizovanosť bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú.

Na dosiahnutie cieľov tím potrebuje viac než len skvelú komunikáciu – potrebuje efektívne pracovné postupy. Copilot v Teams zjednodušuje správu, stanovenie priorít a plánovanie úloh a zložité veci podáva zrozumiteľným spôsobom. 

Tu uvádzame niekoľko príkladov toho, ako optimalizácia pracovných postupov AI vyzerá v akcii:

• Sledovanie úloh – automaticky zaznamenáva úlohy z poznámok zo schôdze a aktualizuje ich stav podľa priebehu práce členov tímu.
• Inteligentné určovanie priorít – pomocou prehľadov založených na údajoch odporúča, ktoré úlohy alebo termíny si vyžadujú okamžitú pozornosť.
• Zjednodušené plánovanie – analyzuje tímové kalendáre s cieľom navrhnúť ideálne časy na schôdze, aby sa minimalizovali konflikty v plánovaní.

Umelá inteligencia pomáha znižovať vyťaženosť a dáva tímom presne to, čo potrebujú, aby mohli efektívne napredovať. Napríklad konzultačná firma, ktorá sa stará o viacerých klientov, môže využiť nástroje umelej inteligencie na zjednodušenie sledovania projektov. 

Namiesto toho, aby sa vedúci tímov spoliehali na manuálne aktualizácie a následné činnosti, majú prehľad o priebehu v reálnom čase a zabezpečujú včasné a efektívne plnenie medzníkov.

Vyriešenie prijatia AI nemusí byť skľučujúce. Ak budete riešiť skutočné výzvy a zameriate sa na to, ako umelá inteligencia tímu priamo prospieva, môžete zmenu urobiť s istotou a okamžite uvidíte jej vplyv. Tu uvádzame niekoľko bežných obáv a to, ako ich dokážu vyriešiť nástroje na zvýšenie produktivity založené na umelej inteligencii:

Hoci nástroje AI vyžadujú počiatočnú investíciu, efektívnosť, ktorú vytvárajú, prináša dlhodobú hodnotu. Automatizáciou úloh, ako je zapisovanie poznámok a plánovanie, uvoľníte čas na prácu s vyššou prioritou, zvýšite produktivitu a zrýchlite dodávanie projektov.

Najlepšie nástroje AI sa dodávajú s podnikovým zabezpečením a ochranou údajov. Funkcie ako ukladanie šifrovaných údajov a vstavané kontroly súladu pomáhajú tímom prijať AI s istotou, a zároveň chrániť citlivé informácie.

Riešenia AI, do ktorých sa oplatí investovať, sú navrhnuté tak, aby sa bezproblémovo integrovali s existujúcimi nástrojmi a pracovnými postupmi. Vyžadujú minimálne školenie a posilňujú tímy zjednodušením úloh, ako je prepis, správa úloh a plánovanie, a to bez náročného učenia sa.

Umelá inteligencia rýchlo mení prácu v tíme a budúcnosť je ešte sľubnejšia s nástrojmi založenými na umelej inteligencii, napríklad Teams. Nové funkcie, ako sú napríklad prediktívna analýza, proaktívny koučing a inteligentnejšie integrácie, umožnia tímom predvídať výzvy, optimalizovať rozhodnutia a dosahovať rýchlejšie výsledky. Organizácie, ktoré myslia do budúcnosti a už teraz využívajú umelú inteligenciu, získajú konkurenčnú výhodu – ich tímy dokážu prosperovať na čoraz viac digitálnom pracovisku.

Ak chcete vybrať správne nástroje AI, musíte rozumieť jedinečným potrebám tímu. Začnite vyhodnocovať svoje možnosti pomocou tohto rýchleho kontrolného zoznamu:
 

• Potreby – aké úlohy potrebujete automatizovať alebo vylepšiť?
• Zabezpečenie – chráni nástroj citlivé údaje?
• Kompatibilita – bude sa integrovať s existujúcimi systémami?
• Škálovateľnosť – dokáže rásť s podnikom?
• Podpora – Má dobrú podporu pre zákazníkov?

Teams vyniká nad ostatnými nástrojmi produktivity vďaka svojej hlbokej integrácii v rámci ekosystému služby Microsoft 365 v kombinácii so schopnosťou využiť plný výkon údajov vašej organizácie bezpečne a v kontexte. Odlišuje sa týmto:

• Bezproblémová integrácia so službou Microsoft 365 – vylepšite pracovné postupy tam, kde tím už pracuje. Copilot funguje priamo v rámci Teams a v aplikáciách Microsoft 365, pričom ponúka úplne jednotné prostredie.
• Kontextuálna AI, ktorá používa vaše údaje – Copilot neslúži iba na automatizáciu úloh v službe Teams. Inteligentne pracuje s údajmi organizácie, získava relevantné informácie zo schôdzí, chatov a ďalšie informácie, aby poskytol čo najväčšiu hodnotu.
• Podnikové zabezpečenie a dodržiavanie súladu – Microsoft uprednostňuje ochranu osobných údajov a zabezpečenie na každej úrovni. Na rozdiel od niektorých nástrojov, ktoré sa spoliehajú na úložisko tretích strán, Teams funguje v rámci podnikového zabezpečenia od spoločnosti Microsoft. Údaje ostanú pod vašou kontrolou.
• Intuitívna používateľská skúsenosť – Copilot v Teams je navrhnutý tak, aby sa dal ľahko používať a bol prístupný, a zvyšuje produktivitu bez náročného učenia sa. Vďaka jeho integrácii so známymi nástrojmi môžu tímy využívať umelú inteligenciu bez narušenia existujúcich pracovných postupov.
• Škálovateľnosť pre všetkých – bez ohľadu na to, či ste malý podnik alebo veľký podnik, Copilot sa bez námahy prispôsobí vašim potrebám. Jeho funkcie AI sa prispôsobia každej veľkosti tímu a poskytujú hodnotu na každej úrovni – pomáhajú malým tímom postupovať rýchlejšie a umožňujú veľkým organizáciám udržať si zosúladenie a efektivitu v rámci všetkých oddelení.

Umelá inteligencia už nie je módna záležitosť – je nenahraditeľným spoločníkom na podporu produktivity, spolupráce a inovácií. Copilot v Teams pomáha zamestnancom sústrediť sa na tie skutočne dôležité veci vďaka automatizácii rutinných úloh, zjednodušeniu procesov a zlepšeniu komunikácie. Výsledkom je viac času na zmysluplnú prácu a menej energie vynaloženej na detaily. Ak chcete získať čo najväčšie výhody, vyskúšajte Microsoft Teams Premium. S verziou Premium váš tím získa prístup k výkonným funkciám, vďaka ktorým budú schôdze a hovory inteligentnejšie, pútavejšie a zabezpečenejšie. Od prispôsobených skúseností na posilnenie spojení až po pokročilé nástroje na ochranu citlivých informácií – Teams Premium zaistí inteligentnejšiu a zabezpečenejšiu prácu v tíme. Nečakajte – preskúmajte hneď, ako môže umelá inteligencia v službe Teams zmeniť vaše pracovné postupy už dnes.