1. Создайте график проекта
Используя навыки управления проектами, вы разделите свой проект на фазы и создадите отдельные задачи в рамках этих фаз. Далее вы будете управлять этими фазами, а не проектом в целом. Вы также оцените продолжительность каждой фазы, определив основные задачи, которые вам необходимо выполнить в рамках каждой фазы, с помощью контрольных точек. Собрав все это воедино, вы сможете составить карту задач, этапов и вех, чтобы построить временную шкалу проекта.
2. Определите необходимые ресурсы и бюджет
Распределение ресурсов является неотъемлемой частью этого процесса, поскольку каждой задаче будут назначены необходимые ресурсы, и эти ресурсы будут управляться в рамках задачи. После того как вы составите график, вам нужно будет определить ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи.
Каждый проект будет иметь свой собственный набор необходимых ресурсов и будет отличаться от проекта к проекту. Типы ресурсов:
Люди: Любые члены команды, которые вносят свой вклад в проект.
Оборудование: Любые типы инструментов или программного обеспечения, которые вам понадобятся для создания ресурсов от идеи до реализации проекта. Обязательно учтите, что специальное оборудование требует значительных затрат времени и денег.
Материалы: Расходные материалы, которые вам понадобятся — от канцелярских принадлежностей до бензина для автомобилей.
Объекты: Здания и рабочие помещения, где будет работать ваша команда.
Бюджет: Деньги, которые вам понадобятся для покупки любого из вышеперечисленных ресурсов.
Управляя своим проектом и его последующим бюджетом, вы будете отслеживать расходы в рамках бухгалтерского учета проекта , чтобы оставаться в курсе событий и не тратить больше денег, чем выделено на задачу.
3. Найдите доступные ресурсы
Теперь вам нужно найти и запросить ресурсы, чтобы уложиться в установленные сроки. Сюда входит все: от сбора оборудования и материалов до поиска членов команды, готовых к работе. Хотя этим ресурсам разрешено работать над несколькими проектами одновременно, вам необходимо осознавать их возможности.
4. Назначьте и распределите ресурсы
После того, как вы нашли необходимые ресурсы, вам нужно будет добавить их в проект. Обязательно предусмотрите все возможные проблемы, которые могут задержать завершение проекта. Эти проблемы могут варьироваться от проблем с программным обеспечением до смены заинтересованных сторон и смещения организационных приоритетов. Вот некоторые распространенные проблемы, с которыми может столкнуться ваша команда при попытке выполнить проект в срок:
Доступность ресурсов
Изменения в объеме проекта
Различия в местоположении и часовых поясах
Задержки выполнения процессов и задач
Хотя некоторые из этих проблем имеют большее влияние, чем другие, все они могут замедлить реализацию проекта. Но, к счастью, во многих случаях у вас будет возможность заранее определить и спланировать планы действий в чрезвычайных ситуациях и соответствующие методы, которые можно будет применить, если что-то из этого произойдет в ходе вашего проекта.
5. Следите за реализацией проекта
Это может показаться простым, но с этого момента любое изменение может повлиять на весь график проекта, поэтому обязательно запланируйте время соответствующим образом. Обратите внимание на:
Перегруженность и усталость членов команды.
Незапланированные отпуска или больничные.
Отложенные задачи, которые приведут к значительным задержкам в выполнении зависимых задач.
Изменения в целях и задачах бизнеса.
Некоторые инструменты, такие как программное обеспечение для автоматизации профессиональных услуг (PSA) , предлагают возможности для автоматизации трудоемких административных задач, таких как учет рабочего времени, управление проектами, выставление счетов и многое другое.
6. Выберите технику для решения проблем с отставанием от графика
Редко когда удается выполнить все изначально запланированные задачи и завершить проект в точные сроки. В зависимости от даты сдачи вашего проекта у вас может быть некоторая гибкость в выборе времени завершения определенных задач. Если вы отстаете от графика, вы можете воспользоваться двумя методами: сглаживанием ресурсов и выравниванием ресурсов.
Выравнивание ресурсов хорошо работает, когда у вас ограниченные или общие ресурсы, но у вас есть возможность продлить свой график. Сглаживание ресурсов — лучший способ оптимизировать имеющиеся у вас ресурсы, но при этом у вас есть крайний срок, который нельзя продлить.
Выбор наиболее подходящей техники будет зависеть от того, насколько гибким будет ваш график. Какую бы методику вы ни выбрали, вам нужно убедиться, что ваш инструмент управления столь же гибок, как и вы сами.
