O que são ferramentas e software de automatização do fluxo de trabalho?

Definição de software de automatização de fluxos de trabalho

O software de automatização do fluxo de trabalho otimiza as tarefas tradicionalmente manuais e fastidiosas para ajudar as empresas a poupar tempo, reduzir o risco de erro humano e impulsionar a produtividade no local de trabalho. Ao automatizar processos, permite que as equipas se concentrem em projetos com impacto elevado em vez de tarefas repetitivas-e dá visibilidade aos fluxos de trabalho para ajudar a identificar áreas de oportunidade.

A automatização do fluxo de trabalho ajuda as empresas a aperfeiçoar os seus processos de várias formas:

Tarefas de automatização e acionamento.
Melhorar a eficiência e a produtividade.
Identificar as áreas para melhorias de processos.
Gerir fluxos de trabalho e monitorizar o desempenho.
Definir lembretes.
Manter equipas sincronizadas.
Recolher informações acionáveis.
Otimizar a utilização de recursos.

O software de automatização de fluxo de trabalho funciona com base em origens de dados e num conjunto de regras para manipular esses dados, imitando a inteligência humana. Estas ferramentas de fluxo de trabalho seguem tipicamente "declarações se/então", trabalhando numa regra de, "se A acontece, então, faça B". Este sistema lógico baseado em regras especifica as ações que devem seguir-se a um evento - o que poupa tempo e dinheiro e reduz o risco de erros humanos.

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Tipos de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho

Desde a introdução de dados até à criação de oportunidades potenciais e à gestão contabilística, as ferramentas de automatização do fluxo de trabalho são concebidas para reduzir o trabalho e otimizar os processos. Isto ajuda a maximizar o tempo e os recursos da empresa, permitindo que os colaboradores se concentrem em projetos de impacto elevado que, muitas vezes, requerem mais resolução de problemas e pensamento criativo - algo que nem o melhor software de automatização do fluxo de trabalho será capaz de substituir.

O software de automatização do fluxo de trabalho é uma peça-chave da gestão de processos empresariais (BPM) e existem várias ferramentas para otimizar as funções principais da sua organização e otimizar as tarefas manuais. Alguns tipos de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho incluem:

Gestão de projetos

Talvez o tipo mais reconhecido de ferramenta de automatização do fluxo de trabalho, as aplicações de gestão de projetos ajudam a ligar pessoas, dados e outros recursos para otimizar processos. Estes tipos de ferramentas melhoram a colaboração e ajudam a definir, gerir e melhorar a entrega de trabalho em várias equipas. Ao manter a visibilidade do projeto elevada e a comunicação aberta, os processos acabam por ser executados de forma mais suave e eficiente.

Vendas e marketing

As ferramentas de fluxo de trabalho de vendas e marketing facilitam a gestão dos dados de clientes e potenciais clientes. As melhores aplicações utilizam análises incorporadas para ajudar a encontrar ineficiências e acelerar os processos em vários canais - desde o e-mail e SMS até às redes sociais. Estas ferramentas de automatização não se limitam a repetir sempre a mesma tarefa. Na verdade, muitas criam fluxos de trabalho para enviar conteúdos de marketing personalizados com base no comportamento dos clientes.

Suporte ao cliente

As ferramentas de fluxo de trabalho de apoio ao cliente ajudam a atribuir automaticamente os pedidos de assistência aos agentes, a enviar respostas automáticas a perguntas comuns e a identificar automaticamente os pedidos com base na pergunta enviada. Com a automatização do fluxo de trabalho do apoio ao cliente, as empresas podem resolver mais rapidamente os problemas dos clientes, libertando os agentes em tempo real para questões mais complicadas.

Finanças

As ferramentas de automatização do fluxo de trabalho financeiro ajudam as empresas a manter os processos financeiros organizados, em conformidade e consistentes. Estes tipos de fluxos de trabalho podem ajudar nas operações diárias, como aprovações de orçamentos, faturação, pedidos de compra e despesas e entradas contabilísticas.

Recursos humanos

As ferramentas de fluxo de trabalho nos recursos humanos ajudam a automatizar a documentação e a reduzir a supervisão administrativa, reduzindo o risco de erro e fornecendo um melhor suporte aos colaboradores. Este tipo de ferramentas pode ajudar na gestão de novos colaboradores, folhas de horas, publicações de vagas de emprego e pedidos de folga, oferecendo aos profissionais de RH mais tempo para se concentrarem em tarefas de elevado valor.

Quais são os benefícios que a automatização de fluxos de trabalho pode proporcionar à sua organização?

Quer esteja a procurar automatizar processos nas finanças, marketing ou TI, o software de automatização do fluxo de trabalho alivia o peso das tarefas manuais e poupa às empresas tempo, recursos e dinheiro significativos. Estas ferramentas de fluxo de trabalho não só aceleram os processos para a sua equipa, como também ajudam a libertar tempo para o trabalho mais importante e orientam a tomada de decisões futura, funcionando como parte de uma solução de software de gestão de processos empresariais mais ampla.

Benefícios das ferramentas de automatização do fluxo de trabalho

Menos erros

A introdução manual de dados é fastidiosa e abre espaço para pequenos erros humanos que podem ter um grande impacto na sua organização, desde imprecisões contabilísticas a faturas incorretas. O software de fluxo de trabalho, por outro lado, utiliza dados centralizados e em tempo real para executar tarefas administrativas, reduzindo o risco de erros dispendiosos .
Simplificação de processos

As ferramentas de automatização do fluxo de trabalho aumentam a visibilidade dos processos, reduzindo os estrangulamentos e mantendo os projetos no caminho certo. Dado que as tarefas simples e de seguimento podem ser atribuídas automaticamente, o desempenho é mais fácil de monitorizar e gerir, o que minimiza os atrasos no processo.
Produtividade melhorada

Quando as tarefas manuais e fastidiosas são automatizadas, as equipas têm mais tempo e recursos para se concentrarem em projetos de impacto elevado. Muitas aplicações de automatização do fluxo de trabalho também melhoram a colaboração geral, pelo que se perde menos tempo a monitorizar informações, a solicitar aprovações ou em comunicações cíclicas de seguimento.
Melhor comunicação

Os fluxos de trabalho concebidos de forma clara e as notificações automatizadas ajudam os colaboradores a manterem-se em sintonia e a compreenderem as suas funções num projeto. Também facilita a colaboração multifuncional e melhora a gestão contabilística das tarefas, garantindo que todos estão a trabalhar para o mesmo objetivo.
Informações mais aprofundadas

Os relatórios em tempo real com melhor visualização são um dos principais benefícios da automatização do fluxo de trabalho. Utilizar a análise de dados nos processos significa que as organizações podem captar métricas de desempenho, identificar áreas de oportunidades e tomar decisões mais informadas sobre as suas operações.

Como escolher as melhores ferramentas de automatização de fluxos de trabalho para as necessidades do seu negócio

Ao escolher a melhor ferramenta de automatização do fluxo de trabalho para a sua organização, é importante analisar primeiro os seus processos atuais, identificar estrangulamentos e compreender quais as equipas que irão utilizar as ferramentas. Assim que tiver uma melhor compreensão das necessidades do seu negócio, procure as seguintes funcionalidades ao comparar diferentes soluções:

Uma interface intuitiva e navegação simples.
IA e aprendizagem automática para processamento inteligente de documentos (IDP).
Integrações perfeitas com ferramentas de terceiros e aplicações que usa diariamente.
Fluxos de trabalho personalizáveis.
Operacionalidade baseada na nuvem.
Análise de dados e relatórios em tempo real.
Segurança e proteção de dados melhorada.
Escalabilidade para evolução das necessidades do negócio.

Exemplos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho em utilização

O tempo gasto em processos simples como responder a e-mails, criar tarefas ou copiar dados de uma origem para outra pode rapidamente adicionar. Mas com a definição de fluxos de trabalho automatizados, as empresas podem aumentar drasticamente a eficiência e adicionar valor às operações principais - desde o marketing e as finanças até aos recursos humanos.

Alguns exemplos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho em ação incluem:

Envio de seguimento e respostas automatizados após o preenchimento de um formulário de contacto pelo cliente.
Envio de sequências de e-mail de fomentação de oportunidades potenciais após o acionamento de um evento.
Faturação automática de clientes para pagamentos mensais.
Criação de SLA para garantir respostas atempadas a problemas urgentes.
Reembolso das despesas dos colaboradores.
Envio de lembretes para datas-limite e aprovações.
Atribuição automática de tarefas e projetos aos membros da equipa.
Inclusão de novos colaboradores.
Aprovação de pedidos de férias.

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Saiba mais

As ferramentas e o software de automatização do fluxo de trabalho otimizam as tarefas tradicionalmente manuais e fastidiosas com uma lógica baseada em regras, ajudando as empresas a poupar tempo, a reduzir o risco de erro humano e a impulsionar a produtividade no local de trabalho.
Existem vários tipos de ferramentas de automatização para otimizar as funções principais da sua organização e otimizar as tarefas manuais. Estas incluem ferramentas de fluxo de trabalho para gestão de projectos, marketing e vendas, apoio ao cliente, finanças e recursos humanos.
A automatização do fluxo de trabalho ajuda as empresas a poupar tempo, recursos e dinheiro. Os benefícios da automatização do fluxo de trabalho incluem menos erros de introdução de dados, otimização de processos, maior produtividade, melhor comunicação e colaboração, e informações empresariais mais aprofundadas.
O processamento inteligente de documentos utiliza IA e aprendizagem automática para processar documentos, extraindo informações relevantes de dados não estruturados ou semi-estruturados e transformando-os em formatos utilizáveis para outras aplicações ou análises empresariais. O processamento automatizado de documentos é uma versão simplificada deste processo. Captura, extrai e arquiva dados, convertendo-os num sistema empresarial interno ou numa folha de cálculo; no entanto, normalmente não envolve a classificação, validação ou análise de documentos para uma aprendizagem mais profunda.
As ferramentas de automatização do fluxo de trabalho aumentam drasticamente a eficiência e adicionam valor às operações principais. Alguns exemplos de automatização do fluxo de trabalho em utilização incluem a automatização de seguimentos e respostas, a criação e atribuição de tarefas, o envio de faturas mensais ou mesmo a aprovação de pedidos de férias .

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