Comunicações unificadas como serviço

UCaaS é um modelo de entrega de nuvem que reúne comunicações unificadas (UC), como ferramentas de chat, partilha de ficheiros, telefonia e videoconferência, numa só interface ou plataforma.

Com comunicações unificadas e colaboração, as empresas ganham mais controlo dos seus fluxos de trabalho e processos, e os colaboradores mantêm uma melhor interação. As soluções de comunicações unificadas também eliminam a necessidade de alternar entre várias ferramentas de comunicação, o que aumenta a organização, a eficiência e a produtividade do local de trabalho. 

“Comunicações unificadas” refere-se a uma variedade de ferramentas de comunicação e produtividade que são integradas numa plataforma. Ferramentas comuns em UC incluem telefone VoIP, mensagens instantâneas, e-mail, reuniões online, conferências e calendários e agendamento.

“Como serviço” refere-se ao modelo de entrega utilizado para serviços cloud e software.  

A principal diferença entre UC e UCaaS é simplesmente onde o fornecedor de comunicações unificadas está alojado. UC é um termo mais geral, que inclui UCaaS, e podem ser baseadas na nuvem ou alojadas no local. UCaaS é apenas baseada na nuvem.

Uma vez que os sistemas de UCaaS são baseados na nuvem, são normalmente mais fáceis de dimensionar e mais económicos que os sistemas de UC no local tradicionais. Muitas soluções de UCaaS operam numa subscrição mensal ou anual, com preços baseados em serviços em camadas e número de utilizadores. As plataformas de UC no local tradicionais, por outro lado, têm um maior investimento adiantado, além de custos de manutenção e licenciamento.

A tecnologia de UC utiliza uma interface única para gerir comunicações, o que permite às equipas alternar facilmente entre canais, desde trocar mensagens com colegas a fazer chamadas com clientes e videoconferências com intervenientes. Em vez de precisar de várias plataformas ou fornecedores para diferentes serviços, UCaaS otimiza as muitas ferramentas de comunicação que as empresas utilizam todos os dias num só plataforma, melhorando a colaboração e a produtividade.

Uma vez que UCaaS funciona através da Internet, os colaboradores podem aceder às ferramentas de que precisam em quase qualquer dispositivo a qualquer momento. Isto significa que os colaboradores podem trabalhar eficientemente e manter-se ligados onde quer que estejam: num escritório, em casa ou em viajem.

Em vez de alojar plataformas de UC numa rede no local tradicional, as soluções de UCaaS são alojadas em segurança através da Internet. Isto elimina a necessidade de manutenção e suporte técnico no local e torna as soluções de UC mais rápidas e baratas de implementar, o que é especialmente útil à medida que as empresas crescem e as necessidades organizacionais mudam. As soluções de UC baseadas na nuvem também são melhores a suportar uma equipa de trabalhadores itinerante ou híbrida, o que ajuda as empresas a poupar em custos de escritório e viagens.

Um sistema de UCaaS ajuda as empresas a melhorar a eficiência e a produtividade e ajuda os colaboradores a manterem-se ligados a partir que qualquer lugar. As funções essenciais do UCaaS incluem:

• Chat: Mensagens instantâneas ajudam equipas dispersas a interagir em tempo real. Chat inclui muitas vezes funcionalidades como mensagens individuais e de grupo, canais de equipa e projeto e capacidades de partilha de ficheiros incorporadas para uma comunicação rápida e conveniente.
  
  
• Voz: Serviços de telefone como reencaminhamento de chamadas, chamadas de conferência, gravações0 da chamadas e encaminhamento ajudam as empresas a tomar decisões mais rápido. No UCaaS, as capacidades de voz funcionam com tecnologia VoIP.
  
  
• Vídeo: Vídeo permite reuniões online para equipas, o que permite interações cara a cara, mesmo entre fusos horários. Funcionalidades de colaboração avançada, como partilha de ecrã, gravações e chat, ajudam as equipas a tirar o máximo partido desta ferramenta essencial.
  
  
• Colaboração: Funcionalidades de colaboração, como calendários e agendamento, partilha de ficheiros e ferramentas de gestão de projetos, facilitam o trabalho multidisciplinar e o alinhamento de objetivos por parte dos colaboradores.

Comunicação eficaz é essencial para empresas de qualquer tamanho, especialmente à medida que mais empresas se adaptam a um modelo de trabalho remoto e híbrido permanente. Mas o UCaaS ajuda as equipas com mais do que apenas colaboração virtual, também ajuda as empresas a manterem-se competitivas em mercados em evolução.

Algumas vantagens do UCaaS incluem:

• Custos reduzidos
  Uma vez que o UCaaS é baseado na nuvem e funciona numa interface, as empresas gastam menos em manutenção, taxas de licenciamento e instalação inicial. As empresas também podem poupar em custos de escritório e viagens.
  
  
• Escalabilidade
  As soluções de UCaaS simplificam a inclusão e facilitam a adição de novos utilizadores à medida que as equipas crescem. Os sistemas de UCaaS também terão a tecnologia mais recente para melhorar processos empresariais, atualizando automaticamente com novas funcionalidades de segurança, ferramentas e aplicações.
  
  
• Produtividade melhorada
  Em vez de trabalhar em várias plataformas, os colaboradores têm tudo o que precisam num local centralizado, o que melhora a eficiência de fluxos de trabalho e a gestão de projetos. Isto ajuda as equipas a trabalhar melhor e mais rápido.
  
  
• Flexibilidade
  Com uma variedade de ferramentas de comunicação numa plataforma, o UCaaS ajuda as empresas a reagir e a ajustar-se a mudanças rapidamente, além de responder a necessidades de clientes mais depressa. O UCaaS também capacita os colaboradores a trabalhar de quase qualquer lugar em qualquer dispositivo com uma ligação à Internet fiável.

O UCaaS traz muitos benefícios empresariais, mas também há algumas desvantagens a considerar.

As vantagens do UCaaS incluem:

• Implementação rápida.
  
  
• Maior mobilidade para colaboradores.
  
  
• Poupança de custos.
  
  
• Melhor eficiência de fluxos de trabalho.
  
  
• Tecnologia sempre atualizada.

As desvantagens de um UCaaS incluem:

• Dependência de uma forte ligação à Internet.
  
  
• Chamadas de emergência limitadas.
  
  
• Possíveis problemas de interoperabilidade com hardware existente.

Todas as organizações podem beneficiar da mudança para um sistema de UCaaS, mas o medo de interrupções na comunicação pode estar a fazer as empresas hesitar. Para tornar a transição mais fácil e garantir a continuidade do negócio, considere as seguintes melhores práticas:

1. Audite a sua pilha de ferramentas de comunicação atual.
   Ao fazer a transição de um sistema de comunicações legado para uma plataforma de UCaaS, é importante identificar todas as ferramentas de comunicação atuais que os colaboradores utilizam nos vários departamentos e equipas. Pode encontrar sobreposição de ferramentas ou algumas funcionalidades que não utiliza de todo, o que ajuda a tomar decisões informadas à medida que muda para um novo sistema de UCaaS.
   
   
2. Avalie as suas necessidades.
   Os sistemas de UCaaS operam normalmente num plano de serviços em camadas, pelo que saber de que funcionalidades precisa e onde estão as suas lacunas atuais é fundamental. O período de avaliação é também uma oportunidade de recolher feedback de membros da equipa e descobrir onde os fluxos de trabalho podem ser melhorados.
   
   
3. Alerte a sua equipa e dê uma linha cronológica de transição.
   À medida que muda para um sistema de UCaaS, certifique-se de que a sua equipa compreende a linha cronológica da mudança. Será uma implementação faseada ou uma transição imediata? Manter os colaboradores informados ajuda a garantir que têm tempo suficiente para documentar processos e minimizar a interrupção do negócio.
   
   
4. Aceda aos recursos de aprendizagem cedo.
   Embora seja de se esperar uma curva de aprendizagem com a mudança de sistemas de comunicações, fornecer suporte e recursos cedo pode ajudar a tornar o processo mais fácil. Tire partido dos materiais de aprendizagem oferecidos pelo fornecedor de UCaaS ou organize uma formação para garantir que os colaboradores têm tudo o que precisam assim que o novo sistema de UCaaS for implementado.

Investir numa nova plataforma de UCaaS oferece muitas vantagens tanto para empresas novas como para empresas estabelecidas, mas pode ser difícil comparar fornecedores e selecionar o fornecedor de UC certo para as suas necessidades. Para encontrar o melhor fornecedor de UC para a sua empresa, certifique-se de que se lembra dos seguintes critérios:

1. Apoio ao cliente
   O fornecedor de UCaaS tem suporte por chat em tempo real ou telefone sempre disponível? Haverá assistência na implementação inicial ou na migração de UC? Há inclusão da equipa ou formação contínua? Saber que tipo de ajuda está disponível se precisar de resolver um problema é um elemento importante a considerar ao encontrar o melhor fornecedor de UC.
   
   
2. Segurança
   Com colaboradores remotos e híbridos a trabalhar em diferentes redes e dispositivos, é importante procurar funcionalidades de segurança abrangentes no fornecedor de UCaaS. Antes de investir, fale com um representante sobre a infraestrutura com encriptação de dados, gestão de ameaças e permissões e controlos de acesso do fornecedor de UC.
   
   
3. Fiabilidade
   Ao comparar fornecedores de UC, considere o histórico de tempo de atividade ou peça para ver documentação sobre o desempenho de fiabilidade do fornecedor. A percentagem de tempo de atividade deve estar acima de 99 por cento. Também pode verificar as páginas de redes sociais do fornecedor de UC para ver se há um padrão ou histórico de falhas.
   
   
4. Experiência de utilizador consistente
   Um sistema de UCaaS torna mais fácil para os colaboradores trabalhar em diferentes dispositivos, pelo que ter uma IU e uma experiência de utilizador consistentes é fundamental. Isto poupa tempo e permite aos colaboradores navegar e gerir mais facilmente as ferramentas de comunicação que utilizam todos os dias. Também facilita o suporte da equipa de TI se necessário.

Devido à pandemia da COVID-19, a tecnologia de UCaaS tornou-se uma necessidade para muitas empresas, permitindo às equipas trabalhar remotamente e manter-se competitivas, mesmo em momentos de incerteza. No futuro, o UCaaS continuará a ser uma parte importante da transformação digital das empresas, ajudando as equipas a melhorar processos internos, a interação com clientes e a adaptar-se a novos mercados.

A tecnologia de UCaaS chegou para ficar à medida que mais empresas adotam um modelo de trabalho híbrido ou flexível permanente. Para satisfazer as necessidades de uma equipa de trabalhadores distribuída, as funcionalidade de UCaaS estão a evoluir rapidamente.

Os sinais de presença, que mostram aos colegas quando alguém está ausente, numa chamada ou a apresentar, por exemplo, tornaram-se um aspeto chave das plataformas de UCaaS. Estas ferramentas também eliminam distrações e ajudam os colaboradores a manter o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, indicando quando alguém está concentrado no trabalho ou concluiu o dia de trabalho. Os componentes de vídeo e chat do UCaaS também evoluíram, com novas funcionalidades de reação para encorajar a participação em debates e a interagir melhor em reuniões.

Á medida que a comunicação evolui, mais empresas recorrem a plataformas de UC baseadas na nuvem para garantir que estão atualizadas com as funcionalidades a segurança mais recentes. Outras tendências a moldar o futuro da tecnologia de comunicação empresarial incluem:

Tecnologias de IA e aprendizagem automática, de chatbots e assistentes inteligentes a informações de dados, continuarão a evoluir em plataformas de UC. No UCaaS, a IA pode ajudar a melhorar fluxos de trabalho ao automatizar processos, melhorar a acessibilidade com capacidades de conversão de voz em texto e aumentar a eficiência com agendamento e recomendações inteligentes.

O UCaaS é uma clara melhoria para a comunicação e interação de colaboradores, mas também pode melhorar as relações com clientes. À medida que a tecnologia empresarial se desenvolve, mas soluções de UCaaS oferecem uma forma fácil de melhorar as experiências de clientes ao integrar centros de contacto ou ferramentas de CRM (gestão das relações com os clientes) na plataforma.

Mais formas de comunicar e colaborar significam pontos de entrada adicionais para ameaças de segurança. À medida que a tecnologia de comunicação evolui, as plataformas de UC continuarão a reforçar a sua infraestrutura para fazer melhorias na gestão de ameaças, em serviços de encriptação e na proteção de dados. O UCaaS também pode desenvolver suplementos de segurança com certas indústrias para abordar necessidades de conformidade.