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Maximizar a Produtividade no Local de Trabalho com Software de Envolvimento dos Colaboradores

Uma mulher a dar “mais cinco” a um homem.

O software de envolvimento dos trabalhadores é uma aplicação que as organizações utilizam para se ligarem aos trabalhadores, normalmente através de smartphones ou outros dispositivos móveis. Procura envolver os funcionários com conteúdos relevantes e permite-lhes aceder à informação de que necessitam para dar o seu melhor - e ser o seu melhor - no trabalho.

 

O objetivo do software de envolvimento dos colaboradores - também conhecido como software de comunicação com os colaboradores - é envolver os colaboradores na missão e cultura da sua organização, aumentar a satisfação no trabalho e reter trabalhadores talentosos. Utiliza caraterísticas das redes sociais, como etiquetas, gostos e emojis, para aumentar o fator diversão e incentivar a interação com uma variedade de conteúdos.

 

Os tipos de software de envolvimento dos trabalhadores incluem os que visam  criar uma ligação humana , incentivar o feedback dos trabalhadores, ligar equipas remotas, promover a comunicação para projetos e tarefas e permitir uma comunicação organizacional abrangente. Para ajudar a alcançar os resultados desejados, tenha estratégias de envolvimento dos trabalhadores em vigor para:

  • Organizar transmissões em direto para partilhar notícias sobre a organização.
  • Envie notificações push para comunicações críticas.
  • Descobrir os desejos e necessidades da força de trabalho utilizando a satisfação dos trabalhadores
  • Ligue-se a funcionários remotos utilizando funcionalidades de conversação em grupo ou individuais.
  • Configure fluxos de trabalho, atribua tarefas, ative notificações e alertas e cumpra prazos.
  • Partilhe calendários de férias, informações sobre saúde e bem-estar e políticas e procedimentos.

O software de envolvimento dos trabalhadores é o veículo para recolher informações e tomar medidas. Quando os empregados sentem que as suas preocupações são tidas em conta e que as suas ideias ajudam a impulsionar a mudança organizacional, começará a ver melhorias no envolvimento dos empregados e na satisfação no trabalho.

A importância de uma estratégia de comunicação com os trabalhadores

Uma comunicação eficaz é necessária para atingir a produtividade e o sucesso no local de trabalho. Uma estratégia de comunicação com os colaboradores permite-lhe concentrar-se no que dizer a quem, criar mensagens consistentes e manter a sua organização no caminho certo para conseguir um maior envolvimento dos colaboradores. É aí que reside a diferença entre a comunicação e o empenhamento dos trabalhadores: A comunicação é o meio para atingir o objetivo (envolvimento).

 

Embora o envolvimento dos trabalhadores seja frequentemente o principal objetivo de um programa de comunicação com os trabalhadores, os benefícios subjacentes incluem, mas não se limitam a:

  • Reduzir os mal-entendidos e ajudar as suas equipas a cumprir as expetativas e os objetivos.
  • Evitar a confusão e os mal-entendidos entre os membros da equipa e os gestores.
  • Melhorar os processos e procedimentos, aumentar a eficiência e reduzir os custos.
  • Aumentar a moral no local de trabalho e criar satisfação profissional.
  • Dar voz aos trabalhadores e fazê-los sentir-se valorizados.
  • Alinhar a organização com iniciativas comuns.
  • Criar confiança e respeito entre as equipas.


Colher tais benefícios de uma estratégia de comunicação com os trabalhadores requer observação e planeamento. Por exemplo, identifique as formas como os seus empregados preferem receber comunicações (por e-mail, mensagem instantânea, SMS ou uma aplicação). Ter em conta o momento da entrega para que não se perca no meio de uma série de mensagens. Acima de tudo, peça e utilize o feedback dos empregados para modificar e melhorar a sua estratégia de comunicação.

Uma estratégia eficaz de comunicação com os colaboradores tira partido das  funcionalidades de partilha de informação  oferecidas pelo software de envolvimento dos colaboradores. Os smartphones são a ferramenta universal para a comunicação e as aplicações de envolvimento são uma forma fácil de distribuir informação por escrito, áudio e vídeo.

O que procurar num software de comunicação e envolvimento dos trabalhadores

Nem todos os softwares de comunicação e envolvimento dos trabalhadores oferecem as mesmas funcionalidades ou atingem os mesmos objetivos. Por exemplo, alguns colocam a tónica na criação de ligações humanas e no empenho emocional, enquanto outros visam ligar equipas remotas ou permitir uma comunicação organizacional abrangente.

Ao escolher uma plataforma de envolvimento dos trabalhadores, saiba o que pretende que o software realize. A solução ideal deve permitir que a sua organização estabeleça um diálogo e recolha feedback, atue com base nos conhecimentos da sua força de trabalho, reforce as ligações no local de trabalho e avalie a cultura da sua organização. Pretende que este responda aos desafios que a sua equipa de RH enfrenta, como garantir o bem-estar e a retenção dos empregados e atrair novos talentos.

Limite a sua lista àqueles que se enquadram no seu orçamento e que funcionam com os sistemas que utiliza atualmente. Também é necessário considerar se o software:
 

  • Inclui apoio ao cliente e formação.
  • Facilita programas de reconhecimento e recompensa para os funcionários.
  • Proporciona uma experiência de utilizador intuitiva para uma melhor taxa de adoção.
  • Suporta a dimensão da sua organização e o sector em que se encontra.
  • Funciona com os seus atuais sistemas de processamento de salários, e-mail e mensagens instantâneas.
  • Permite a personalização para que os inquéritos, modelos e elementos de gamificação utilizem a sua marca.
  • Acompanha o desenvolvimento profissional dos empregados e oferece a possibilidade de dar feedback sobre o desempenho.

Depois de se ter comprometido com uma plataforma de envolvimento dos trabalhadores, dê prioridade à sua utilização desde a direção até às várias equipas e trabalhadores individuais. O seu fornecedor deve ajudá-lo a lançar o serviço na sua organização e demonstrar como utilizá-lo de forma eficiente e eficaz.

Como melhorar a satisfação dos trabalhadores

A satisfação dos empregados - satisfazendo a necessidade de um local de trabalho envolvente e inspirador - ajuda a reter a sua força de trabalho, aumenta a produtividade e os lucros e determina a saúde geral da sua organização. A satisfação dos trabalhadores contribui para a  inovação, a criatividade e a colaboração  e conduz a clientes mais satisfeitos, a ambientes de trabalho mais seguros e a uma comunicação bidirecional mais valiosa.

Contrata colaboradores para ajudar a sua organização a ter sucesso; para que isso aconteça, é importante garantir que estão satisfeitos com as suas funções. A remuneração e os benefícios têm um impacto significativo na satisfação dos trabalhadores, mas o reconhecimento no local de trabalho e a liderança organizacional também influenciam esta métrica.

Como é que o software de envolvimento dos trabalhadores melhora a sua satisfação? É o recurso de referência para a sua força de trabalho. Por exemplo, utilize-o para:
 

  • Lançar inquéritos para conhecer a opinião dos empregados. Faça perguntas sobre temas que interessam aos seus colaboradores e saiba o que eles querem e precisam de si enquanto empregador. O software de envolvimento dos colaboradores torna as respostas aos inquéritos anónimas, para que estes sejam mais sinceros no seu feedback.
  • Organizar apresentações para toda a organização. Transmita em direto ou publique um vídeo dos líderes da organização para promover um sentido de comunidade na sua força de trabalho. Incentive as publicações e os comentários através da aplicação de envolvimento dos colaboradores para iniciar conversas significativas e ajudar os colaboradores a criar camaradagem com outras pessoas em toda a organização.
  • Celebrar as conquistas e marcos dos colaboradores. Divulgar a forma como as várias equipas ou indivíduos contribuem para o sucesso da organização. Compreender a sua relevância no quadro geral torna os empregados conscientes do significado dos seus esforços.
  • Permitir horários flexíveis e mais autonomia. Dê aos colaboradores a liberdade de gerir a sua vida pessoal em função do seu horário de trabalho para ajudar a reduzir o stress e aumentar a produtividade. Dispõem das ferramentas necessárias para manter o contacto com os membros da equipa e partilhar atualizações sobre os projetos.
Uma mão a segurar uma peça de um puzzle.

Implementar o Microsoft Viva para envolver e capacitar os seus funcionários

As empresas que se concentram no envolvimento dos colaboradores conseguem aumentar a produtividade - sem causar esgotamento. Mas envolver os empregados na atual força de trabalho distribuída pode ser um desafio
SAIBA COMO

Perguntas mais frequentes

  • O software de envolvimento dos trabalhadores é uma aplicação que as organizações utilizam para se ligarem aos trabalhadores, normalmente através de smartphones ou outros dispositivos móveis. Procura envolver os funcionários com conteúdos relevantes e permite-lhes aceder à informação de que necessitam para dar o seu melhor - e ser o seu melhor - no trabalho.
  • O software de envolvimento dos colaboradores pretende envolver os colaboradores na missão e cultura da sua organização, aumentar a satisfação no trabalho e reter trabalhadores talentosos. Utiliza funcionalidades de redes sociais, como etiquetas, gostos e emojis, para incentivar a interação com uma variedade de conteúdos.

  • A comunicação com os colaboradores consiste em partilhar informações que apoiam o bem-estar físico, emocional e profissional dos colaboradores e os ajudam a sentir-se mais ligados à organização. Permite também que os trabalhadores partilhem as suas opiniões e deem o seu contributo em troca.

     

    O empenhamento dos trabalhadores ocorre quando estes estão empenhados nos valores e objetivos da organização e estão motivados para contribuir para o seu sucesso. Os indicadores do empenho dos trabalhadores incluem a produtividade, a colaboração e o trabalho em equipa e o facto de os trabalhadores se tornarem líderes.

  • Ao escolher uma plataforma de envolvimento dos trabalhadores, saiba o que pretende que o software realize. A sua solução ideal deve permitir que a sua organização recolha feedback, tome medidas em relação aos conhecimentos da sua força de trabalho e avalie a cultura dentro da sua organização. Limite a sua lista àqueles que se enquadram no seu orçamento e que funcionam com os sistemas que utiliza atualmente.
  • Quer o seu objetivo seja reter os melhores talentos, recrutar novos talentos ou cultivar um ambiente de trabalho positivo para os seus colaboradores, existem inúmeras formas de melhorar a satisfação dos mesmos. Por exemplo:
    • Remunerar os trabalhadores de acordo com as normas do sector.
    • Reconhecer os empregados pelo seu trabalho e celebrar os marcos históricos.
    • Evite a microgestão; deixe os empregados tomarem decisões e criarem mudanças.
    • Ajudar os empregados a desenvolverem as suas carreiras com base nos seus interesses e competências.
    • Incentivar o equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada; dar aos colaboradores autonomia sobre o seu horário de trabalho.
  • À medida que a sua organização adota a plataforma, irá experimentar mais benefícios da tecnologia de envolvimento dos colaboradores, incluindo:
    • Maior empatia e cooperação entre pares.
    • Oportunidades adicionais de crescimento através da adequação das competências dos colaboradores aos projetos.
    • Melhor comunicação e feedback entre a direção e os colaboradores.
    • Mais colaboração entre departamentos e resolução criativa de problemas no âmbito dos mesmos.
    • Melhoria do processo de integração para estabelecer expetativas e medidas de desempenho.

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