Wat zijn tools en software voor werkstroomautomatisering?

Definitie van software voor werkstroomautomatisering

Werkstroomautomatisering stroomlijnt van oudsher handmatige en tijdrovende taken, om bedrijven te helpen tijd te besparen, het risico op menselijke fouten terug te dringen en productiviteit op de werkplek te verhogen. Door processen te automatiseren, kunnen teams zich richten op projecten met een grotere impact in plaats van op terugkerende taken, en krijgen ze inzicht in werkstromen om kansen te identificeren.

Werkstroom automatisering helpt bedrijven om hun proces op verschillende manieren te verfijnen door:

Taken automatiseren en activeren.
Efficiëntie en productiviteit verbeteren.
Gebieden voor procesverbetering identificeren.
Werkstromen beheren en prestaties bewaken.
Herinneringen instellen.
Teams synchroon laten werken.
Praktische inzichten verwerven.
Resourcegebruik optimaliseren.

Werkstroomautomatiseringssoftware wordt uitgevoerd op gegevensbronnen en een set regels om die gegevens te manipuleren en menselijke intelligentie na te bootsen. Deze werkstroomhulpprogramma's volgen doorgaans 'if/then-instructies' en volgen een algemene regel van 'als A gebeurt, doe dan B'. Dit op regels gebaseerde logische systeem geeft een overzicht van de acties die een gebeurtenis moeten volgen, wat tijd en geld bespaart en het risico op menselijke fouten vermindert.

Power Automate helpt je om het beste uit je werkdag te halen

Werkstromen automatiseren, processen vereenvoudigen en de efficiency verhogen met Power Automate: deze oplossing voor werkstroomautomatisering bevrijdt werknemers van repetitieve taken zodat ze zich kunnen richten op werk dat er echt toe doet.

Probeer het gratis uit

Typen hulpprogramma's voor werkstroomautomatisering

Of het nu gaat om gegevensinvoer, leadgeneratie of boekhouding, hulpprogramma's voor werkstroomautomatisering zijn ontworpen om intensieve werkzaamheden te verminderen en processen te optimaliseren. Zo kunnen tijd en middelen van het bedrijf optimaal worden benut en kunnen werknemers al hun aandacht schenken aan projecten met meer impact die vaak meer probleemoplossingstechnieken en denkwerk vereisen. Zelfs de beste werkstroomautomatiseringssoftware kan dat niet vervangen.

Werkstroomautomatiseringssoftware is een belangrijk onderdeel van BPM (Business Proces Management) en er zijn diverse tools voor het optimaliseren van de kernfuncties in je organisatie en het stroomlijnen van handmatige taken. Enkele typen hulpprogramma's voor werkstroomautomatisering zijn:

Projectbeheer

Projectbeheerprogramma's, misschien wel het meest bekende type hulpprogramma voor werkstroomautomatisering, helpen mensen, gegevens en andere assets aan elkaar te koppelen om processen te optimaliseren. Deze typen hulpprogramma's vergemakkelijken samenwerking en helpen bij het definiëren, beheren en verbeteren van het leveren van werk in meerdere teams. Door de zichtbaarheid van het project hoog te houden en communicatie open te houden, worden processen uiteindelijk soepeler en efficiënter uitgevoerd.

Sales en marketing

Hulpprogramma's voor verkoop- en marketingwerkstromen maken gegevens van (potentiële) klanten eenvoudiger te beheren. De beste programma's gebruiken ingebouwde analyses om inefficiënties op te sporen en processen op meerdere kanalen te versnellen, van e-mail en sms tot sociale media. Deze automatiseringsprogramma's herhalen niet enkel telkens dezelfde taak; velen maken werkstromen om aangepaste marketinginhoud te verzenden op basis van klantgedrag.

Klantenservice

Werkstroomhulpprogramma's voor klantenservice helpen bij het automatisch toewijzen van tickets aan agents, het verzenden van automatische antwoorden op veelgestelde vragen en het automatisch taggen van tickets op basis van de ingediende vraag. Met de werkstroomautomatisering van klantenservice kunnen bedrijven sneller meer klantproblemen oplossen, waardoor liveagents meer tijd hebben voor complexere problemen.

Financiële sector

Automatiseringshulpprogramma's voor financiële werkstromen helpen bedrijven financiële processen georganiseerd, conform en consistent te houden. Dit soort werkstromen kunnen helpen bij dagelijkse werkzaamheden zoals budgetgoedkeuringen, facturatie, inkoop- en onkostendeclaraties en boekingen.

Personeelszaken

Werkstroomhulpprogramma's binnen personeelszaken helpen bij het automatiseren van documentatie en verminderen het administratieve toezicht, waardoor het risico op fouten afneemt en werknemers beter worden ondersteund. Dit soort hulpprogramma's kunnen helpen bij het aannemen van nieuwe medewerkers, roosters, vacatures en verlofaanvragen, waardoor HR-professionals meer tijd hebben om zich te richten op belangrijkere taken.

Wat is het voordeel van werkstroomautomatisering voor jouw organisatie?

Of je nu processen in de financiële sector, marketing of IT wilt automatiseren, software voor werkstroomautomatisering verlicht de last van handmatige taken en bespaart bedrijven veel tijd, middelen en geld. Deze werkstroomhulpprogramma's versnellen niet alleen processen voor je team, ze helpen ook om tijd vrij te maken voor het werk dat het belangrijkst is en begeleiden bij het maken van beslissingen met het oog op de toekomst. Ze maken deel uit van een bredere softwareoplossing voor bedrijfsprocesbeheer .

Voordelen van hulpprogramma's voor werkstroomautomatisering

Minder fouten

Handmatige gegevensinvoer is tijdrovend en biedt ruimte voor kleine menselijke fouten die grote gevolgen kunnen hebben voor je organisatie, van onnauwkeurigheden in de boekhouding tot onjuiste facturen. Werkstroomsoftware maakt daarentegen gebruik van gecentraliseerde realtimegegevens om beheertaken uit te voeren, waardoor het risico op kostbare fouten wordt teruggedrongen.
Gestroomlijnde processen

Hulpprogramma's voor werkstroomautomatisering vergroten de zichtbaarheid van processen, verminderen knelpunten en verzekeren dat projecten in de juiste richting blijven bewegen. Omdat opdrachten en opvolgende taken automatisch kunnen worden toegewezen, zijn prestaties gemakkelijker bij te houden en te beheren, waardoor vertragingen in het proces worden geminimaliseerd.
Hogere productiviteit

Wanneer tijdrovende en handmatige taken worden geautomatiseerd, hebben teams meer tijd en middelen om te besteden aan projecten met meer impact. Veel apps voor werkstroomautomatisering verbeteren ook de algehele samenwerking, waardoor minder tijd verloren gaat aan het opsporen van informatie, het aanvragen van goedkeuringen of het opvolgen van alle communicatie.
Betere communicatie

Duidelijk ontworpen workflows en geautomatiseerde meldingen helpen medewerkers om op één lijn te blijven en hun rol in een project te begrijpen. Het maakt functieoverschrijdende samenwerking ook eenvoudiger en verbetert de verantwoordelijkheid voor taken, zodat iedereen naar hetzelfde doel toewerkt.
Diepere inzichten

Realtime rapporten met betere visualisatie zijn een groot voordeel van werkstroomautomatisering. Als gegevensanalyse wordt gebruikt voor processen, kunnen organisaties prestatiemetingen vastleggen, verbeteringspunten aangeven en beter onderbouwde beslissingen nemen over hun werkzaamheden.

Het kiezen van de beste tools voor werkstroomautomatisering in jouw bedrijf

Bij het kiezen van de beste werkstroomautomatiseringstool voor je organisatie is het van belang om eerst de bestaande processen te analyseren, knelpunten aan te geven en inzicht te krijgen in welke teams de tools gebruiken. Als je een beter begrip hebt van de behoeften van je bedrijf, bekijk dan de volgende functies als je verschillende oplossingen vergelijkt:

Een gebruiksvriendelijke interface en eenvoudige navigatie.
AI en machine learning voor intelligente documentverwerking (IDP).
Naadloze integratie met tools van derden en de apps die je dagelijks gebruikt.
Aanpasbare werkstromen.
Mogelijkheden voor werken in de cloud.
Gegevensanalyse en realtime rapportage.
Verbeterde veiligheid en gegevensbeveiliging.
Schaalbaarheid voor veranderende bedrijfsbehoeften.

Voorbeelden van werkstroomautomatisering in de praktijk

De tijd die wordt besteed aan eenvoudige processen zoals het beantwoorden van e-mails, het aanmaken van taken of het kopiëren van gegevens van de ene bron naar de andere kan snel oplopen. Maar door geautomatiseerde werkstromen op te zetten, kunnen bedrijven hun efficiëntie drastisch verhogen en waarde toevoegen aan hun kernactiviteiten, van marketing en financiën tot personeelszaken.

Voorbeelden van werkstroomautomatisering in de praktijk zijn:

Verzenden van geautomatiseerde follow-ups en antwoorden nadat een klant een contactformulier heeft ingevuld.
Verzenden van e-mailreeksen voor leadgeneratie na een getriggerde gebeurtenis.
Klanten automatisch factureren voor maandelijkse betalingen.
SLA's maken om op tijd te reageren op urgente kwesties.
Onkosten van werknemers vergoeden.
Herinneringen verzenden voor deadlines en goedkeuringen.
Automatisch taken en projecten toewijzen aan teamleden.
Onboarding van nieuwe werknemers.
Verlofaanvragen goedkeuren.

Ontdek betere werkwijzen

Stel iedereen in staat om geautomatiseerde oplossingen te maken om hun werkstromen en processen te stroomlijnen met Microsoft Power Automate. Gebruik werkplekautomatisering om elke werknemer te helpen zich te bevrijden van repetitieve, tijdrovende taken en een meer strategische, dynamische werkplek te creëren.

Meer informatie

Tools en software voor werkstroomautomatisering stroomlijnen van oudsher handmatige en tijdrovende taken met op regels gebaseerde logica. Hierdoor kunnen bedrijven tijd besparen, het risico van menselijke fouten verminderen en de productiviteit op de werkplek verhogen.
Er zijn verschillende typen automatiseringsprogramma's voor het optimaliseren van kernfuncties binnen je organisatie en het stroomlijnen van handmatige taken. Deze omvatten werkstroomhulpprogramma's voor projectbeheer, marketing en verkoop, klantenservice, financiën en personeelszaken.
Met werkstroomautomatisering kunnen bedrijven tijd, resources en geld besparen. Voordelen van werkstroomautomatisering zijn onder andere minder fouten bij gegevensinvoer, gestroomlijnde processen, hogere productiviteit, betere communicatie en samenwerking en meer zakelijke inzichten.
Intelligente documentverwerking maakt gebruik van AI en machine learning om documenten te verwerken, relevante informatie te extraheren uit ongestructureerde of semigestructureerde gegevens en deze om te zetten in bruikbare formaten voor andere bedrijfstoepassingen of analyses. Automatische documentverwerking is een vereenvoudigde versie hiervan. Hiermee worden gegevens vastgelegd, geëxtraheerd en opgeslagen door ze te converteren naar een intern bedrijfssysteem of spreadsheet. Het omvat echter doorgaans geen documentclassificatie, validatie of analyse voor dieper leren.
Hulpprogramma's voor werkstroomautomatisering verhogen efficiëntie aanzienlijk en maken het mogelijk om weer te focussen op waardevolle kerntaken. Enkele voorbeelden van werkstroomautomatisering zijn het automatiseren van follow-ups en antwoorden, het maken en toewijzen van taken, het verzenden van maandelijkse facturen of zelfs het goedkeuren van verlofaanvragen .

Neem contact op met Verkoop

Chat met de verkoopafdeling

Beschikbaar ma-vr van 9.00 tot 17.00 u.

Chat nu

Verzoek of we contact met je opnemen

Laat een Power Automate-verkoopexpert contact met je opnemen.

Verzend een aanvraag

Bel Verkoop