Waarom bedrijven RPA-hulpprogramma's omarmen

Hoe verhouden RPA-hulpprogramma's zich tot andere oplossingen voor procesautomatisering?

Om het voordeel van RPA-hulpprogramma's ten opzichte van andere automatiseringsoplossingen voor werkstromen te begrijpen, is het handig om het verschil tussen automatisering en RPA te begrijpen. Werkstroomautomatisering maakt gebruik van technologie om de handmatige stappen in een bedrijfsproces terug te dringen, maar er is nog steeds een persoon nodig om het proces te voltooien. RPA-hulpprogramma's maken robots die via de GUI werken, zodat er geen menselijke tussenkomst nodig is. Dit kunnen bemande processen zijn waarbij mensen nog steeds de taken moeten initiëren, of het kunnen onbemande processen zijn die volledig geautomatiseerd zijn.

RPA-hulpprogramma's vereisen weinig of geen codering en omdat de bots dezelfde infrastructuur en oplossingen gebruiken als werknemers, hoef je je onderliggende architectuur niet te wijzigen. Zakelijke gebruikers stimuleren RPA-oplossingen. Sommige RPA-oplossingen zijn ontworpen voor citizen developers, werknemers zonder technische achtergrond, die de handmatige processen waarmee ze elke dag werken kunnen automatiseren. Met minimale of geen IT-betrokkenheid kun je bewerkingen optimaliseren en tevredenheid onder werknemers verbeteren zonder de kosten van traditionele ontwikkeling.

RPA verschilt ook op de volgende manieren van traditionele hulpprogramma's voor procesautomatisering:

• Traditionele automatiseringsprocessen kunnen een gehele of gedeeltelijke verandering van de technologie-infrastructuur vereisen. RPA-bots werken in de GUI en communiceren met andere systemen op dezelfde manier als mensen.
• RPA-bots zijn flexibel genoeg om processen voor meerdere applicaties te automatiseren.
• Omdat RPA-bots bedoeld zijn voor repetitieve, algemene processen zoals data-invoer, zijn ze schaalbaar en gemakkelijker te upgraden dan een werkstroomoplossing die voor één enkel proces is ontworpen.

Hoewel RPA-software waarde creëert door de efficiëntie van herhaaldelijke, regelgebaseerde werkstromen te verbeteren, kunnen sommige processen het beste aan je werknemers worden overgelaten. Over het algemeen kun je processen waarbij veel ongestructureerde gegevens of grafische informatie wordt gebruikt en die afhankelijk zijn van snel veranderende parameters, het beste overlaten aan je creatieve medewerkers.

De rol van RPA vandaag en morgen

Momenteel krijgt RPA-software veel zichtbaarheid naarmate bedrijven het leren gebruiken en uit eerste hand de voordelen ervaren, zoals tijd- en kostenbesparingen. Maar net als alle technologieën zal RPA geavanceerder worden en veranderen naarmate bedrijfsbehoeften veranderen. Hier zijn enkele voorspellingen voor manieren waarop RPA-hulpprogramma's zich kunnen ontwikkelen:

• Diepere integratie met AI. Naarmate RPA zich verder ontwikkelt, zullen bedrijven waarschijnlijk nieuwe manieren ontdekken om het te combineren met technologie van een hoger niveau, zoals AI, machine learning of zelfs het Internet of Things (IoT). Sommige bedrijven hebben dit zelfs al gedaan. Hyperautomatisering, of intelligente automatisering, breidt de soorten taken uit die RPA-hulpprogramma's kunnen uitvoeren en biedt de mogelijkheid om diverse complexe taken te automatiseren.
• Complexere automatiseringen. Bedrijven gebruiken RPA om allerlei alledaagse taken te automatiseren, maar door deze samen te voegen met AI en machine learning wordt een geheel nieuwe reeks taken ontgrendeld die kunnen worden gestroomlijnd. Bedrijven kunnen nu bijvoorbeeld RPA-hulpprogramma's gebruiken om documenten te digitaliseren, maar met AI verrijkte RPA-hulpprogramma's zouden ook de inhoud van de documenten kunnen begrijpen en deze efficiënt en foutloos kunnen classificeren.
• Goedkoper en toegankelijker. Toen RPA-hulpprogramma's oorspronkelijk op de markt kwamen, waren ze moeilijker verkrijgbaar en konden ze duur zijn. Maar omdat de vraag naar RPA-software is toegenomen, bieden meer bedrijven deze nu aan. Nu er meer opties beschikbaar zijn, zullen de prijzen waarschijnlijk dalen en zullen de functies concurrerender worden.

Belangrijkste functionaliteiten van RPA-software

Er zijn nu veel RPA-hulpprogramma's op de markt, allemaal met verschillende functies. Dit zijn de minimale kernfunctionaliteiten die goede RPA-software moet bieden:

• Interoperabiliteit. Je RPA-software moet werken met je bestaande bureaubladtoepassingen, webtoepassingen en andere belangrijke softwaretoepassingen. Het moet ook verbinding kunnen maken met systeem-API's en kunnen lezen/schrijven naar databases.
• Gegevensverrijking. Je software moet data kunnen ophalen uit websites en sociale media.
• Verwerking van verschillende soorten gegevens. Het is belangrijk dat je software gegevens kan opvragen en invoeren, gegevens uit meerdere bronnen kan combineren en voorwaardelijke instructies zoals if/else kan volgen.
• Programmeerinterfaces. Een programmeerbare interface is belangrijk. RPA-software kan intelligente of cognitieve mogelijkheden bieden voor het configureren van bots om beslissingen te nemen, zodat je bedrijf efficiënter kan draaien. Bots kunnen bijvoorbeeld helpen bij het beantwoorden van IT-ondersteuningstickets, waardoor het IT-team wordt ontlast van administratieve taken en zich kan richten op andere initiatieven. Sommige software-opties bieden zelfs methoden zonder code voor het programmeren van bots, maar alle RPA-hulpprogramma's moeten kunnen communiceren met verschillende soorten applicaties, e-mails, bestanden en mappen.

RPA-software kiezen en ermee werken

Wanneer je begint met het evalueren van de beschikbare RPA-hulpprogramma's, moet je rekening houden met de soorten processen die je wilt automatiseren. Er zijn verschillende besturingselementen en opdrachten ingebouwd in elk hulpprogramma voor robotgestuurde procesautomatisering die de mogelijkheden bepalen, dus zorg ervoor dat deze overeenkomen met je doelen voor werkstroomautomatisering. Probeer ook herbruikbare onderdelen te vinden en ervoor te zorgen dat je bots eenvoudig kunnen functioneren binnen je bestaande systemen.

Houd rekening met de volgende criteria bij het kiezen van de juiste RPA-software voor je organisatie:

• Gebruiksvriendelijk. RPA-software moet eenvoudig genoeg zijn voor iemand met beperkte programmeervaardigheden om de automatisering te bouwen en vervolgens een werkstroom te configureren in de RPA-software. Er zijn zelfs enkele RPA-aanbiedingen met weinig code die citizen developers zonder IT-vaardigheden kunnen gebruiken om hun werkstromen te automatiseren. Welke software je ook kiest, deze moet ingebouwde, uitbreidbare opdrachten, wizards en GUI's bieden.
• Flexibel. Met de software moet je aangepaste functies kunnen configureren zonder dat je de leverancier extra moet betalen voor aanpassingen. Het moet ook verschillende gebruiksvoorbeelden en verschillende hoeveelheden gegevens kunnen verwerken met behoud van consistente prestaties.
• Schaalbaar. RPA-software moet snel schalen om te voldoen aan de operationele vereisten van je bedrijf en updates mogelijk te maken. De software moet ook meerdere bots en meerdere werkstromen kunnen uitvoeren.

Hoe bedrijfstakken gebruikmaken van RPA-software

Allerlei bedrijven hebben een manier gevonden om te profiteren van RPA-software. Sectoren zoals de Gezond­heids­zorg kunnen RPA bijvoorbeeld gebruiken om afspraken te maken, gegevens van patiënten in te voeren, claims te verwerken en facturen te beheren. Dit is hoe andere branches RPA-hulpprogramma's gebruiken om hun processen te transformeren:

• Detailhandel. Orders bijwerken, producten verzenden en zendingen volgen.
• Telecommunicatie. Monitoring, beheer van fraudedata en bijwerken van klantdata.
• Bankwezen. De efficiëntie van werkzaamheden, datanauwkeurigheid en beveiliging verbeteren.
• Verzekeringswezen. Werkprocessen beheren, klantdata invoeren en helpen bij de uitvoering van applicaties.
• Productiesector. Helpen bij toeleveringsketenprocessen, facturering voor materialen, klantenservice en ondersteuning, administratie.

De beperkingen van RPA-hulpprogramma's

RPA-software biedt veel voordelen, maar kan niet alles. Hoewel de technologie zich duidelijk ontwikkelt, werkt deze nog steeds het best als onderdeel van een netwerk van andere technologieën. Het is nog geen oplossing die alle operationele uitdagingen het hoofd kan bieden.

Voorlopig is RPA een op regels gebaseerde technologie die het beste werkt met gestructureerde gegevens, of informatie die een vooraf bepaald gegevensmodel volgt. Om het succesvol te laten werken, moet je de bots programmeren om te doen wat jij wilt dat ze doen, en ze werken alleen binnen die parameters. Tenzij je lagen aan AI of machine learning-technologieën toevoegt, is je RPA-oplossing alleen in staat om de regels te volgen die jij toewijst, niet om de inhoud die wordt geopend te begrijpen of te interpreteren.

Als een RPA-tool bijvoorbeeld informatie van facturen of ander papierwerk wil verwerken, moet dat papierwerk allemaal hetzelfde formaat hebben. Het hulpprogramma kan geen bestanden verwerken die afwijken van de indeling. Daarom zijn RPA-hulpprogramma's niet geschikt voor ongestructureerde gegevens of informatie die niet voldoet aan een vooraf bepaald gegevensmodel.

Bovendien leren RPA-hulpprogramma's niet en passen ze zich niet aan. Als je bedrijfsprocessen veranderen, moet je je bots opnieuw programmeren om te kunnen werken met de nieuwe processen, wat tijdrovend kan zijn. En als je RPA-hulpprogramma niet compatibel is met je nieuwe processen, kan je investering in het hulpprogramma van korte duur zijn. Om dit probleem te voorkomen, is het belangrijk om te bedenken hoe waarschijnlijk het is dat je processen en technologieën veranderen voordat je een RPA-hulpprogramma in gebruik neemt.

Hoe je succes helpt garanderen met RPA-hulpprogramma's

Net als bij elke andere technologie is je succes met RPA-software afhankelijk van hoe je deze toepast. Zelfs de beste hulpprogramma's kunnen een fundamenteel defect proces niet repareren, en het is dus belangrijk om goed na te denken over welke taken je automatiseert. Toegepast in de juiste context met een specifiek, meetbaar doel voor ogen, kan het juiste RPA-hulpprogramma de efficiëntie binnen je bedrijf herdefiniëren. Houd rekening met de volgende best practices wanneer je RPA-technologie gaat gebruiken om je processen te automatiseren:

• Weet welk proces je wilt automatiseren. Audit al je operationele processen om na te gaan welke taken het best geschikt zijn voor RPA. Onthoud dat RPA-tools over het algemeen geen informatie kunnen begrijpen, dus tenzij je ook van plan bent AI te gaan gebruiken, moet je een proces kiezen met duidelijk omlijnde parameters waarvoor weinig tussenkomst of toezicht nodig is, zoals het plannen van afspraken of het verwerken van facturen. Sommige software, zoals Microsoft Power Automate, biedt mogelijkheden om je te helpen bij het identificeren van de juiste processen om te automatiseren.
• Kies het juiste hulpprogramma. Nadat je hebt bepaald welke processen je wilt automatiseren, zoek je de hulpprogramma's die dit soort werk het beste ondersteunen. Alle hulpprogramma's hebben verschillende sterke punten, dus evalueer ze op basis van mogelijkheden, prijs, gebruiksgemak en hoe goed ze samenwerken met je bestaande software.
• Train je werknemers. Als je je personeel traint in het gebruik van je RPA-hulpprogramma – en uiteindelijk in het aanpassen of onderhouden ervan – kun je de ononderbroken waarde van het hulpprogramma garanderen en de bedrijfsbrede ingebruikname ervan vergroten.
• Meet je resultaten. Bewaak vóór en na de implementatie KPI's (Key Performance Indicators), zoals de productiviteit van werknemers, de nauwkeurigheid van de gegevensopname, het aantal geplande afspraken of het aantal verwerkte documenten. Als je KPI's na de implementatie niet verbeteren, kan dit een teken zijn dat je de verkeerde processen hebt gekozen of dat je je bots de verkeerde parameters hebt voorgeschreven.