Informatie over projectboekhouding

Twee mensen werken op een laptop aan projectboekhouding

Veel bedrijven overschrijden hun budget voor projecten door miscommunicatie tussen belangrijke teams en het management, wat resulteert in projectvertragingen en onvoltooide projecten. Om ervoor te zorgen dat je project niet alleen op schema blijft, maar ook binnen budget tijdens de levenscyclus, moet je alles bijhouden wat in de loop ervan is gekocht en betaald. Door projectboekhouding te bevorderen, kan je team nauwkeurig hun tijd registreren, de inspanningen van projectmanagement in detail vastleggen en ervoor zorgen dat je al je korte- en langetermijndoelen behaalt.

Wat is projectboekhouding?

Projectboekhouding is een fiscale beheerspraktijk die de voordelen en kosten van een project bijhoudt. Ook bekend als projectkostenaccounting, stelt dit type boekhouding bedrijven in staat om de toekomstige financiële impact van een project te beoordelen, evenals hoe projecten te plannen om aan de verplichtingen te voldoen.

De winstgevendheid van een bedrijf hangt af van nauwkeurige projectboekhouding. Naarmate je bedrijf groeit, kan projectboekhouding een waardevol hulpmiddel zijn voor effectief projectmanagement door een gedetailleerd overzicht van de voortgang van je project te bieden.

De voordelen van projectkostenboekhouding

Ongeacht hoe klein je budget is, het toevoegen van projectboekhouding aan je proces heeft een enorme impact op je financiën, zowel intern als extern. Het implementeren van projectboekhouding in je workflow is voordelig voor je bedrijf en stroomlijnt je projectmanagementinspanningen.

Voordelen zijn onder meer:

Realtime updates van het proces en de winstgevendheid van je project
Verbeterd algeheel financieel beheer voor je bedrijf
Zichtbaarheid in het projectbudget
Verbeterd resourcebeheer
Waardevolle informatie voor toekomstige projecten

Dit type boekhouding helpt jou en je team bij het aanpakken van risicobeheer en hoe je middelen efficiënt kunt toewijzen voor nauwkeurig projectmanagement in het algemeen.

Het projectboekhoudproces

Wanneer je een project start, is het het beste om accounting zo snel mogelijk aan het proces toe te voegen om ervoor te zorgen dat je al je projectdoelen tijdig behaalt zonder over budget te gaan. Projectboekhouding kan worden onderverdeeld in twee verschillende projecttypes: interne en externe. Interne projecten richten zich op de uitgaven die je en je interne teams gebruiken. Terwijl externe projecten bestaan uit financiële gegevens rond omstandigheden zoals evenementen of diensten die voor de klant zijn uitgevoerd.

Zodra je hebt bepaald hoe je je project classificeert, kunnen de accountants van je organisatie het proces ordenen en opsplitsen in zes gebieden:

Aanvang. Beslis wie voor elke taak verantwoordelijk is en wanneer en hoe de resources en financiën voor elk van die taken worden toegewezen.
Budget. Bevestig dat je budget is onderverdeeld in categorieën of groepen. Hier kan een tool zoals een professional services automation (PSA) software van pas komen om kansen te bieden om zware administratieve taken te automatiseren en je initiële basisbudget te definiëren.
Administratie. Verwerk en registreer transacties door financiële verplichtingen en facturering bij te houden en genereer rapporten over de winstgevendheid van projecten.
Uitvoering. In deze fase van het proces wijzen je projectmanagers kosten, mogelijke opbrengsten en meetpunten voor financieel succes voor je project toe. Je hebt deze belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) nodig om te noteren waar je vooruitgang hebt geboekt en dienovereenkomstig aanpassingen te maken.
Onderhoud. Evalueer en beheer de data die je gedurende het proces hebt verzameld om de vorderingen en uitkomsten in het project na te gaan terwijl je mogelijke financiële inconsistenties corrigeert.
Analyse. Beoordeel de boekhouddata die je geregeld ontvangt om nauwkeurige beslissingen voor je bedrijf te nemen, waarbij je zaken waar nodig een andere invulling kunt geven.

Bij het beoordelen van je proces, kun je besluiten om een bepaalde methodologie te kiezen en ontdekken dat deze niet past binnen de reikwijdte van je project. Je kunt ook een overlap zien in hoe je omgaat met je financiële methodologieën via projectboekhouding of financiële accounting.

Projectboekhouding versus financiële boekhouding

Deze twee soorten accounting lijken misschien uitwisselbaar, maar ze hebben in feite twee volledig verschillende einddoelen. De verschillen tussen projectboekhouding en financiële accounting zijn:

Methodologie: Financiële boekhouding biedt twee algemene methodologieën: kostprijsboekhouding en periodetoerekeningsmethode. In projectboekhouding maakt het niet echt uit welke methode je kiest, aangezien dit het proces niet beïnvloedt.
Tijdsbestek: De financiële standaardboekhouding volgt maandelijkse transacties. De projectboekhouding daarentegen bekijkt elke transactie van het begin tot het eind van de levenscyclus van het project, ongeacht de duur daarvan.
Kosten: Financiële accounting verdeelt kosten in grote, overkoepelende categorieën zoals debiteuren. Binnen projectboekhouding kun je uitgaven in specifieke delen onderverdelen, waarbij je een kost aan bepaalde projecttaken toekent.
Overwegingen: Alle zakelijke uitgaven worden vastgelegd in de algemene financiële boekhouding maar bij projectboekhouding spelen uitsluitend de kosten met betrekking tot de leveringen van je project een rol.

Projectboekhouding is meer gericht op de transacties die verband houden met een bepaald project, terwijl financiële accounting een overzicht biedt van alle bedrijfsfinanciën. Nu je de verschillen hebt vastgesteld, moet je weten wanneer je projectboekhouding moet gebruiken.

Wanneer heb je projectboekhouding nodig?

Projectboekhouding kan om verschillende redenen worden gebruikt. Enkele situaties waarin je moet nadenken over het budgetteren van je project zijn:

Introductie van nieuw product of nieuwe service
Terugkerende eenmalige projecten
Projecten buiten je bereik
Bepalen hoe geld wordt toegewezen en uitgegeven binnen verschillende projecten
Vergelijkende projectanalyses

Als je klaar bent om je boekhoudkundige ervaring te vereenvoudigen terwijl je de verantwoording voor alle projectuitgaven wilt waarborgen, ben je klaar om een nieuwe operationele tool aan je proces toe te voegen.

Budgetteer en organiseer uitgaven met Dynamics 365 Project Operations

Naarmate je je team opbouwt en huidige en toekomstige projecten organiseert, heb je software nodig die net zo flexibel en gefocust kan zijn als je team. Door bovenop je leveringen en uitgaven per taak te blijven, kun je snel en eenvoudig je opbrengsten berekenen. Je kunt ook garanderen dat elke cent voor je project is verantwoord en geanalyseerd.

Met Dynamics 365 Project Operations kan je team projectkosten benutten en de bedrijfsactiviteiten stroomlijnen. Met een geconsolideerd overzicht van al je verkoop- en financiële gegevens, kun je snel inspelen op veranderingen in de markt en de organisatiedoelen indien nodig opnieuw richten.

Meer informatie