1. Een projecttijdlijn maken
Met behulp van projectmanagementvaardigheden deel je jouw project op in fasen en stel je binnen die fasen afzonderlijke taken op. Vervolgens beheer je die fasen, in plaats van het project als geheel. Je schat ook de duur van elke fase in door de belangrijkste taken te identificeren die je binnen elke fase moet uitvoeren met mijlpalen. Zodra je dit allemaal hebt samengevoegd, breng je de taken, fasen en mijlpalen in kaart om een projecttijdlijn op te stellen.
2. Belangrijke resources en budget bepalen
Resourcetoewijzing is een integraal onderdeel van dit proces, omdat aan elke taak de benodigde resources worden toegewezen en deze resources binnen de taak worden beheerd. Zodra je de tijdlijn hebt voltooid, moet je de resources identificeren die nodig zijn om elke taak te voltooien.
Elk project krijgt een eigen set benodigde resources en varieert per project. De typen resources zijn:
Mensen: alle teamleden die een actieve bijdrage aan het project leveren.
Apparatuur: Alle typen hulpprogramma's of software die je nodig hebt om resources te produceren, van ideevorming tot projectlevering. Zorg ervoor dat je ook rekening houdt met het feit dat speciale apparatuur een aanzienlijke investering van tijd en geld vereist.
Materialen: verbruiksartikelen die je nodig hebt – alles van kantoorbenodigdheden tot benzine voor de auto’s.
Faciliteiten: gebouwen en werkruimten waar je team gaat werken.
Budget: het geld dat nodig is om elk van de hierboven genoemde resources aan te schaffen.
Terwijl je het project en het bijbehorende budget beheert, volg je de uitgaven binnen je projectboekhouding om op de hoogte te blijven en ervoor te zorgen dat je niet meer geld uitgeeft dan aan elke taak is toegewezen.
3. Beschikbare resources aanwijzen
Nu moet je de resources vinden en aanvragen om je deadlines te halen. Dat omvat alles van het verzamelen van apparatuur en benodigdheden tot het vinden van teamleden die beschikbaar zijn om te werken. Hoewel die resources op meerdere projecten tegelijk mogen werken, moet je rekening houden met hun capaciteit.
4. Resources aanstellen en toewijzen
Nadat je jouw resources hebt gevonden, moet je ze aan het project toevoegen. Zorg ervoor dat je voorbereid bent op uitdagingen die de voltooiing van het project kunnen vertragen. Deze uitdagingen kunnen variëren van softwareproblemen tot wijzigingen in de prioriteiten van de organisatie. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen waar jouw team mee te maken kan krijgen bij het op tijd opleveren van een project:
Resourcebeschikbaarheid
Wijzigingen in projectbereik
Verschillen in locatie en tijdzones
Vertragingen in proces en taken
Hoewel sommige van deze uitdagingen een grotere impact hebben dan andere, kunnen ze allemaal de oplevering van een project vertragen. Gelukkig heb je voor veel van deze situaties de luxe om noodplannen en bijbehorende technieken vooraf te identificeren en te plannen, mocht een van deze situaties zich tijdens jouw project voordoen.
5. Projectplanning bijhouden
Het lijkt simpel maar elke verandering kan doorwerken in de volledige projecttijdlijn. Zorg dus dat je voldoende tijd incalculeert. Let op:
Overwerkte en overbelaste teamleden.
Ongepland verlof of ziekteverzuim.
Vertraagde taken die ernstige vertragingen in onderliggende taken veroorzaken.
Wijzigingen in bedrijfsdoelstellingen.
Sommige tools zoals software voor automatisering van professionele diensten (PSA) bieden mogelijkheden om tijdrovende administratieve taken te automatiseren – denk aan tijdregistratie, projectbeheer, facturering, enzovoort.
6. Een techniek kiezen voor het omgaan met obstakels
Je zult zelden elke taak op de oorspronkelijk geplande datum voltooien en een project op de exacte datum afronden. Afhankelijk van de opleverdatum van jouw project heb je mogelijk enige flexibiliteit wanneer je bepaalde taken kunt afronden. Als je merkt dat je achter op schema loopt, kun je twee technieken gebruiken: resource smoothing en resource leveling.
Resource leveling werkt goed als je beperkte of gedeelde bronnen hebt, maar je hebt de mogelijkheid om je tijdlijn te verlengen. Resource smoothing is het beste voor het optimaliseren van de bronnen die je beschikbaar hebt, maar je hebt een deadline die niet verlengd kan worden.
Welke techniek het beste werkt, hangt af van hoe flexibel je bent met jouw tijdlijn. Welke techniek je ook kiest, je moet ervoor zorgen dat jouw managementtool net zo flexibel is als jij.
Volg Dynamics 365