Forstå prosjektregnskap

To personer som ser på en bærbar datamaskin og antakelig diskuterer prosjektregnskap

Mange bedrifter ender opp med å overskride budsjettet for prosjekter på grunn av misforståelser mellom nøkkelteam og ledelse, noe som resulterer i prosjektforsinkelser og ufullstendige prosjekter. For å sikre at prosjektet ditt ikke bare holder seg på sporet, men også innen budsjett i løpet av livssyklusen, må du holde oversikt over alt som er kjøpt og betalt for i løpet av perioden. Ved å fremme prosjektregnskap vil teamet ditt nøyaktig kunne føre regnskap for tiden sin, detaljere prosjektledelsesinnsatsen, og sikre at dere når alle kortsiktige og langsiktige forretningsmål.

Hva er prosjektregnskap?

Prosjektregnskap er en økonomisk forvaltningspraksis som sporer fordelene og kostnadene knyttet til et prosjekt. Også kjent som prosjektkostnadsregnskap, lar denne typen bokføring bedrifter vurdere de fremtidige økonomiske konsekvensene av et prosjekt, samt hvordan man planlegger prosjekter for å møte forpliktelsene.

En bedrifts lønnsomhet avhenger av nøyaktig prosjektregnskap. Etter hvert som bedriften din vokser, kan prosjektregnskap være et verdifullt verktøy for effektiv prosjektledelse ved å tilby en detaljert oversikt over prosjektets fremdrift.

Fordelene med prosjektkostregnskap

Uansett hvor lite budsjettet ditt er, gjør det en stor forskjell for økonomien din både internt og eksternt å legge til prosjektregnskap i prosessen. Implementering av prosjektregnskap i arbeidsflyten gir fordeler for virksomheten og effektiviserer prosjektstyringen.

Noen fordeler omfatter følgende:

Sanntidsoppdateringer for prosjektets prosess og lønnsomhet
Forbedret generell økonomistyring for virksomheten
Oversikt over prosjektbudsjettet
Forbedret ressursstyring
Verdifull innsikt for fremtidige prosjekter

Denne typen regnskap hjelper deg og medarbeiderne med å håndtere risikostyring og hvordan du tildeler ressurser effektivt for å få en nøyaktig prosjektstyring generelt.

Prosjektregnskapsprosessen

Når du starter et prosjekt, er det best å legge til regnskap i prosessen så tidlig som mulig for å sikre at du møter alle prosjektmålene i tide uten å overskride budsjettet. Prosjektregnskap kan deles inn i to forskjellige prosjekttyper: interne og eksterne. Interne prosjekter fokuserer på utgifter brukt for deg og dine interne team. Mens eksterne omfatter økonomiske forhold rundt omstendigheter som arrangementer eller tjenester utført for kunden.

Når du har bestemt deg for hva du skal klassifisere prosjektet som, organiserer og deler organisasjonens regnskapsførere prosessen opp i seks områder:

Starten. Bestem hvem som er ansvarlig for hver oppgave samt når og hvordan disse ressursene og pengene skal fordeles for hver enkelt oppgave.
Budsjett. Bekreft at budsjettet er inndelt i kategorier eller grupper. Her er hvor et verktøy som et programvare for automatisering av profesjonelle tjenester (PSA) kan tilby muligheter for å automatisere tidkrevende administrative oppgaver, og definere ditt innledende basisbudsjett.
Administrasjon. Behandle og registrer transaksjoner ved å spore økonomiske forpliktelser, fakturering og generere rapporter for prosjektfortjeneste.
Gjennomføring. I denne fasen av prosessen tilordner prosjektlederne kostnader, mulig omsetning og målinger for den økonomiske fremgangen for prosjektet. Du trenger disse nøkkelindikatorene for å se hvor du har gjort fremgang og justere i henhold til dette.
Vedlikehold. Gå gjennom og behandle dataene du har samlet inn gjennom hele prosessen, for å sikre prosjekt- og oppgaveprestasjoner samtidig som du korrigerer mulige økonomiske inkonsekvenser.
Analyse. Evaluer regnskapsdataene du har mottatt, regelmessig for å ta nøyaktige beslutninger for virksomheten og for muligheten til å justere når det er nødvendig.

Når du gjennomgår prosessen, kan det hende du velger en bestemt metode og finner ut at den ikke passer inn i prosjektområdet. Du kan også se en overlapping i måten du håndterer økonomiske metoder på, enten via prosjektregnskap eller finansregnskap.

Prosjektregnskap kontra finansregnskap

Det kan virke som om disse to regnskapstypene er like, men de har faktisk helt forskjellige sluttmål. Forskjellene mellom prosjektregnskap og finansregnskap er følgende:

Metodikk: Finansregnskap tilbyr to generelle metodikker: kostnadsregnskap og periodiseringsregnskap. I prosjektregnskap har det ingen betydning hvilken metode du velger, siden dette ikke påvirker prosessen.
Tidsramme: Standard finansregnskap følger månedlige transaksjoner, mens prosjektregnskap ser på hver transaksjon som gjøres fra begynnelsen til slutten av prosjektets livssyklus, uansett hvor lenge det er.
Kostnad: Finansregnskap deler kostnader inn i store, overordnede kategorier som kundefordringer. I prosjektregnskap kan du dele opp utgifter i bestemte deler, og tildele en kostnad til bestemte prosjektoppgaver.
Hensyn: Alle bedriftsutgifter tas med i generelle finansregnskap, men med prosjektregnskap har bare kostnader knyttet til leveringer av prosjekt betydning.

Prosjektregnskap har mer fokus på transaksjonene som er knyttet til et bestemt prosjekt, mens finansregnskap er en oversikt over hele virksomhetens økonomi. Nå som du har fastslått forskjellene, må du vite når du skal bruke prosjektregnskap.

Når trenger du prosjektregnskap?

Prosjektregnskap kan brukes av mange forskjellige årsaker. Tilfellene der du kan tenke på budsjettering av prosjektet, er følgende:

Ny produkt- eller serviceoppretting
Vanlige engangsprosjekter
Prosjekter som faller utenfor området
Fastslå hvordan penger fordeles og brukes på tvers av prosjekter
Sammenlignbare prosjektanalyser

Når du er klar til å forenkle regnskapet samtidig som du sørger for ansvarlighet for alle prosjektbetalinger, er du klar til å legge til et nytt driftsverktøy i prosessen.

Budsjetter og organiser utgifter med Dynamics 365 Project Operations

Etter hvert som du bygger opp gruppen og organiserer nåværende og fremtidige prosjekter, trenger du programvare som er i stand til å være like fleksibel og fokusert som gruppen er. Ved å ha oversikt over leveringer og utgifter per oppgave, kan du raskt og enkelt beregne omsetningen. Du kan også forsikre deg om at hvert øre for prosjektet er gjort rede for og analysert.

Med Dynamics 365 Project Operations kan gruppen bruke prosjektkostnader og effektivisere driften. Med en samlet visning av salgs- og finansdata kan du raskt tilpasse deg endringer i markedet og endre fokuset for målene når det er nødvendig.

Mer informasjon

Kontakt oss

Be om at vi kontakter deg

Bli kontaktet av en salgsekspert for Dynamics 365.

Send en forespørsel