1. Opprett en prosjekttidslinje
Ved hjelp av prosjektstyringsferdigheter deler du prosjektet i faser, og utvikler enkeltoppgaver innenfor disse fasene. Deretter administrerer du disse fasene, og ikke prosjektet som helhet. Du vil også estimere lengden på hver fase ved å identifisere de større oppgavene som må utføres innenfor hver fase med milepæler. Når alt dette er satt sammen kartlegger du oppgavene, fasene og milepælene for å sette sammen en tidslinje for prosjektet.
2. Finn viktige ressurser og budsjettet
Ressursallokering er en avgjørende del av denne prosessen, fordi hver oppgave vil bli tilordnet med nødvendige ressurser, og disse ressursene administreres innenfor oppgaven. Når tidslinjen er fullført må du identifisere ressursene som trengs for å fullføre hver oppgave.
Hvert prosjekt vil ha sitt sett med nødvendige ressurser, som vil variere fra prosjekt til prosjekt. De ulike typene ressurser er:
Personer: Alle teammedlemmer som bidrar med arbeid i prosjektet.
Utstyr: Alle typer verktøy eller programvare som kreves for å produsere ressurser fra idé til prosjektleveranse. Sørg for at du også tar hensyn til at spesialutstyr krever en betydelig investering i både tid og penger.
Materiell: Forbruksvarer du vil trenge – dette inkluderer alt fra kontorutstyr til bensin til biler.
Lokaler: Bygninger og arbeidsområder der teamet vil jobbe.
Budsjett: Pengene du vil trenge for å kjøpe noen av ressursene ovenfor.
Når du administrerer prosjektet og det etterfølgende budsjettet, vil du registrere kostnadene i prosjektregnskapet for å holde oversikt og sikre at du ikke bruker mer penger enn budsjettert på hver oppgave.
3. Foreslå tilgjengelige ressurser
Nå må du finne og be om ressursene for å oppfylle tidsfristene. Dette inkluderer alt fra å innhente utstyr og materiell, men også finne teammedlemmer som er tilgjengelige for å jobbe. Selv om disse ressursene kan jobbe på flere prosjekter samtidig, må du ha oversikt over kapasiteten deres.
4. Tildel og fordel ressurser
Når du har funnet ressursene må du legge dem til i prosjektet. Sørg for at du planlegger for eventuelle utfordringer som kan forsinke gjennomføringen av prosjektet – slike utfordringer kan være alt fra programvareproblemer til endringer av interessenter eller endringer i organisatoriske prioriteringer. Her er noen vanlige utfordringer teamet ditt kan møte på når de prøver å levere et prosjekt i tide:
Ressursdisponering
Endringer i prosjektområde
Forskjeller i lokasjon og tidssoner
Prosess- og oppgaveforsinkelser
Selv om noen av disse utfordringene kan ha større innvirkning enn andre, kan alle disse forsinke leveransen av et prosjekt. Heldigvis for mange av disse, har du muligheten til å identifisere og planlegge beredskapsplaner og tilhørende teknikker som kan brukes i forkant hvis noen av disse skulle oppstå underveis i prosjektet.
5. Spor prosjektplanen
Det kan virke enkelt, men en hvilken som helst endring kan påvirke tidslinjen for hele prosjektet fra tidspunktet det oppstår, så sørg for at du fordeler tiden i henhold til dette. Vær oppmerksom på:
Overarbeidede og overutnyttede teammedlemmer.
Uplanlagte ferier eller sykedager.
Forsinkede oppgaver som vil forårsake betydelige forsinkelser i andre oppgaver som er avhengige av dem.
Endringer i forretningsmål.
Noen verktøy som programvare for profesjonell tjenesteautomatisering (PSA) gir muligheter for å bidra med automatisering av tidkrevende, administrative oppgaver som tidssporing, prosjektstyring, fakturering med mer.
6. Velg en teknikk for å håndtere veisperringer
Du vil sjelden treffe på hver eneste oppgave som opprinnelig planlagt, og fullføre prosjektet på den nøyaktige datoen. Avhengig av prosjektets leveringsdato kan du ha noe fleksibilitet rundt når visse oppgaver må fullføres. Det er to teknikker du kan bruke hvis du ser at du er bak skjema: ressurstidsstyring og ressursutjevning.
Ressursutjevning fungerer godt når du har begrensede eller delte ressurser, men mulighet til å forlenge tidslinjen. Ressurstidsstyring er best for optimalisering av ressursene du har tilgjengelig, men du har en tidsfrist som ikke kan forlenges.
Valget av hvilken teknikk som fungerer best vil avhenge av hvor fleksibel tidslinjen din er. Uansett hvilken teknikk du velger, må du sikre at administrasjonsverktøyet er like fleksibelt som du er.
Følg Dynamics 365