Pernahkah Anda terkejut melihat pesan email seperti ini: “File yang ingin Anda kirim melebihi batas ukuran yang diizinkan untuk email.” Untungnya, tersedia opsi lain untuk mengirimkan file berukuran besar.
Mari kita jelajahi cara lain untuk mengirim file besar—dan membantu Anda memutuskan mana yang terbaik.
Sebagian besar penyedia layanan internet (ISP) dan penyedia email membatasi ukuran file yang dapat Anda unggah atau kirim melalui email. Batas ini diterapkan agar banyaknya data tidak memperlambat layanannya. Setiap penyedia memiliki batasan ukuran yang bervariasi.
Terkadang, Anda dapat membeli kemampuan untuk mengirimkan file dengan ukuran yang lebih besar. Misalnya, beberapa penyedia email bisnis membolehkan Anda mengirim file hingga 150 MB, yang jauh melebihi batas biasa. Namun, Anda tidak perlu memutakhirkan akun email untuk mengirimkan file berukuran besar. Ada metode lain untuk mengirim lampiran besar yang tidak mengharuskan Anda mengubah tingkatan layanan.
Meskipun penyimpanan cloud sering dianggap sebagai alat untuk menyimpan dan melindungi file, penyimpanan ini juga bagus untuk mengirim atau berbagi dokumen dan media berukuran besar. Setelah file diunggah ke penyimpanan cloud, Anda dapat membagikannya dengan tautan sederhana, berapa pun ukuran file tersebut.
Jika sedang mengerjakan dokumen atau lembar bentang, mungkin Anda akan melihat tombol bagikan di sudut bagian atas. Klik tombol tersebut untuk membuat tautan yang dapat Anda kirimkan melalui email, obrolan, atau teks.
Jika Anda membuka file cloud di dalam folder, klik kanan file untuk menampilkan opsi berbagi. Anda juga dapat membagikan seluruh folder.
Platform komunikasi dan kolaborasi menggabungkan obrolan tempat kerja, rapat video, dan penyimpanan file. Sistem ini sering terintegrasi dengan penyimpanan cloud dan memudahkan pengiriman file melalui obrolan.
Situs transfer file memungkinkan Anda mengunggah file berukuran besar, lalu mengirimkan tautan kepada orang lain yang akan mengunduh file tersebut. Beberapa situs menawarkan layanan ini secara gratis, namun situs lainnya memerlukan langganan.
Sebelum menggunakan situs semacam ini, pertimbangkan protokol keamanan yang mereka terapkan. Situs tersebut mungkin tidak memiliki protokol privasi atau keamanan yang kuat. Oleh karena itu, sebaiknya gunakan penyedia penyimpanan cloud Anda untuk berbagi file.
Penyimpanan cloud memiliki jauh lebih banyak keuntungan daripada metode lain, termasuk:
Anda juga dapat melindungi diri dari kesalahan manusia. Jika penerima menghapus file, Anda dapat memulihkannya kembali dari keranjang sampah. Jika mereka tidak sengaja mengubah file, Anda dapat memulihkan draf sebelumnya menggunakan riwayat versi bawaan.
Semua file yang disimpan di penyimpanan cloud selalu dicadangkan. Jika komputer hilang, dicuri, atau mengalami crash, Anda tetap dapat mengakses data.
Mungkin Anda memiliki alasan tertentu untuk membagikan file berukuran besar. Umumnya, Anda ingin mengerjakannya dengan seseorang. Kolaborasi adalah keuntungan utama penyimpanan cloud. Anda dapat berbagi file berukuran besar dengan rekan kerja. Lalu, mereka dapat menyarankan atau melakukan pengeditan secara real time. Anda bahkan dapat melacak perubahan untuk melihat item yang ditambahkan dan dihapus oleh orang lain.
Menggunakan penyimpanan cloud memerlukan lebih sedikit penyimpanan lokal di perangkat Anda dan lebih sedikit penyimpanan kuota email yang dialokasikan.
Sebagian besar layanan penyimpanan cloud menawarkan paket gratis dan paket berbayar. Jika Anda menggunakan paket langganan, mengapa harus membayar biaya tambahan untuk meningkatkan layanan email atau membeli layanan dari situs transfer file?
Mengirimkan file berukuran besar melalui email terkadang memang menyebalkan. Untungnya, penyimpanan cloud merupakan metode yang cepat, aman, dan kaya akan fitur untuk mengirimkan file berukuran besar.
Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.
Ikuti Microsoft 365