5 jenis alat kolaborasi yang meningkatkan produktivitas

Cara alat kolaborasi meningkatkan produktivitas

Setiap bisnis mendapat manfaat dari kolaborasi yang hebat. Kolaborasi antar anggota tim adalah hal penting, baik anda menjual desain bunga maupun membuat aplikasi smartphone berikutnya. Namun, kolaborasi yang sangat baik memerlukan komunikasi yang sangat baik. Dan penelitian menunjukkan, kualitas komunikasi itu jauh lebih berharga daripada kuantitasnya.

Dalam artikel ini, pelajari cara alat membantu tim jarak jauh berkolaborasi dan meningkatkan produktivitas. Selain itu, temukan cara alat AI terbaru dapat membantu tim mempercepat komunikasi, menyederhanakan tugas, meningkatkan kreativitas, dan lainnya.

Kolaborasi tempat kerja selalu berkembang

Kolaborasi adalah kerja sama untuk mencapai proyek atau tujuan bersama dan hal ini sangatlah penting saat ini dibandingkan sebelumnya. Namun, menciptakan tempat kerja yang dapat menumbuhkan kolaborasi tidak selalu berjalan semulus yang direncanakan. Terkadang tim tidak memiliki visi bersama atau anggota tim tidak memahami tanggung jawab mereka, sehingga menyebabkan kebingungan dan inefisiensi.

Oleh karena itu, memilih alat kolaborasi yang tepat sangatlah penting. Untungnya, kolaborasi di tempat kerja telah berevolusi dari masa rangkaian email yang tiada akhir dan siklus pertemuan yang terus berputar. Alat masa kini memanfaatkan jaringan yang selalu terhubung dengan akses real time ke file dan kolaborasi yang cocok untuk tim terdistribusi dan kerja hibrid.

Alat kolaborasi, seperti konferensi video, perangkat lunak komputasi cloud, dan kini AI telah hadir untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kolaborasi tim.

Pentingnya dan perlunya alat kolaborasi menjadi lebih menonjol selama puncak COVID-19 dengan banyak karyawan yang terpaksa bekerja dari jarak jauh untuk jangka waktu yang lama. Bahkan, menurut Gartner Inc. survei, hampir 80 persen pekerja menggunakan alat kolaborasi untuk bekerja pada tahun 2021, naik dari lebih dari separuh pekerja pada tahun 2019.

Meskipun ada banyak jenis alat kolaborasi online untuk membantu tim berkomunikasi secara efektif dan tetap terkoordinasi, alat yang tepat pada waktu yang tepat dapat membuat tim bekerja lebih efisien.

Memilih alat kolaborasi yang tepat

Kolaborasi di tempat kerja terlihat berbeda untuk setiap perusahaan dan setiap tim. Tergantung pada ukuran, struktur, dan lokasinya, semua organisasi menghadapi tantangan unik saat bekerja sama. Pertimbangkan pertanyaan berikut saat menerapkan alat kolaborasi baru:

Apakah Anda memiliki proses manajemen perubahan? Menerapkan alat baru memerlukan perencanaan dan persiapan. Pertimbangkan apakah Anda memiliki dukungan organisasi untuk perubahan tersebut, visi bersama untuk hasilnya, dukungan logistik dan karyawan, dan cara untuk memantau dampak perubahan.

Apakah ada kurva pembelajaran cepat? Salah satu pertimbangan terpenting untuk setiap layanan baru adalah kemudahan penggunaan. Minta demo alat yang Anda minati dan cari hal-hal seperti antarmuka intuitif dan navigasi sederhana.

Bagaimana cara tim Anda berkomunikasi dengan baik? Apakah mereka lebih suka menggunakan obrolan dan alat pesan multisaluran secara eksklusif atau apakah mereka juga berkomunikasi dengan email dan alat manajemen proyek?

Jenis proyek apa yang dikolaborasikan oleh tim Anda? Berbagai industri membutuhkan alat kolaborasi yang berbeda. Perusahaan pemasaran, misalnya, membutuhkan alat yang berbeda dari perusahaan manufaktur. Pastikan Anda memahami berbagai proyek spesifik industri yang akan dikerjakan tim Anda.

Berapa banyak orang yang perlu berkolaborasi? Tim yang lebih kecil berkomunikasi, berbagi informasi, dan memberikan informasi terkini tentang kemajuan secara berbeda dibandingkan dengan tim yang lebih besar. Pilih alat kolaborasi yang tepat berdasarkan ukuran tim dan organisasi.

Apakah Anda ingin menggunakan beberapa alat atau platform all-in-one? Lakukan audit pada alat yang Anda miliki saat ini. Setelah mengidentifikasi semua teknologi kolaborasi yang sudah ada, putuskan apakah Anda ingin menambahkan alat baru atau mengganti yang lama untuk memaksimalkan manfaat kolaborasi di seluruh perusahaan.

Apakah integrasi dan kompatibilitas penting? Jika Anda menemukan alat yang sempurna untuk melakukan satu hal, pertimbangkan apakah alat tersebut terintegrasi dengan aplikasi dan perangkat lunak lain. Pastikan juga alat tersebut kompatibel dengan semua jenis file yang digunakan tim Anda.

Apakah keamanan merupakan prioritas utama? Alat kolaborasi sangat bervariasi dalam hal kemampuan keamanan. Pertimbangkan kebijakan yang mengontrol otorisasi akses rapat, berbagi file, obrolan, dan akses eksternal. Selain itu, beberapa alat menawarkan enkripsi ujung ke ujung, sedangkan alat lainnya menawarkan kunci yang disimpan pelanggan.

Berapa banyak yang ingin Anda belanjakan? Saat memilih alat kolaborasi, biaya merupakan faktor utama. Beberapa gratis sementara yang lain memiliki paket harga per bulan, per tahun, atau jumlah pengguna. Selain itu, jika kustomisasi alat diperlukan, itu bisa menjadi biaya tambahan.

Apakah Anda memiliki waktu dan anggaran untuk pelatihan? Melatih tim Anda tentang alat kolaborasi sangatlah penting. Ingat, agar bisa berfungsi, alat kolaborasi harus mudah diadopsi oleh semua anggota tim. Setelah Anda memutuskan suatu solusi, luangkan waktu untuk melatih tim dan mulailah beralih secara perlahan ke perangkat lunak atau alat baru.

Beberapa fitur utama lainnya yang perlu dipertimbangkan saat memilih alat kolaborasi:

Obrolan dan pesan multisaluran
Fleksibilitas (kolaborasi asinkron, langsung, dan papan tulis)
Skalabilitas
Integrasi AI

Enam jenis alat kolaborasi untuk meningkatkan produktivitas

Alat manajemen proyek menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya

Tangan mengetik di keyboard dengan ikon kunci.

Microsoft 365 Copilot

Hemat waktu dan fokus pada hal terpenting dengan AI di Microsoft 365 untuk bisnis.

Pelajari selengkapnya

Baik Anda merencanakan pernikahan atau membangun situs web, kemungkinan besar Anda pernah mengerjakan proyek besar yang memerlukan banyak orang untuk melakukan bagiannya. Untungnya, ada alat manajemen proyek untuk membantu mengelola semua bagian yang bergerak secara efektif.

2. Konferensi video membangun hubungan

Bayangkan Anda perlu mengadakan rapat penting, tetapi separuh tim Anda bepergian atau bekerja dari jarak jauh. Konferensi video adalah cara untuk mendapatkan semua manfaat pertemuan tatap muka berdasarkan penelitian tanpa biaya dan tantangan untuk merencanakan sesuatu secara langsung.

3. Obrolan membuat segala sesuatunya selesai lebih cepat

Terkadang, melontarkan pertanyaan singkat dan mendapatkan respons cepat adalah cara yang paling efisien. Dengan alat pesan instan yang dibuat untuk kantor Anda, anggota tim dapat saling melapor dan memecahkan masalah dengan cepat.

4. Revisi dokumen real time mengurangi penundaan

Lupakan rantai email yang berisi lampiran dan pengeditan membingungkan yang tidak dimasukkan ke dalam dokumen atau presentasi. Dengan kolaborasi dokumen real time, tim dapat mengerjakan proyek yang sama secara bersamaan, baik dokumen teks, spreadsheet, maupun presentasi PowerPoint.

5. Kontrol versi cloud membuat segalanya tetap teratur

Menyimpan proyek di cloud memberikan kontrol versi yang mudah, yang memungkinkan semua orang yang memiliki akses online kapan saja, menemukan versi tertentu, dan menyimpan salinannya, jika perlu, sebelum menambahkan masukan. Selain itu, penggunaan aplikasi kolaborasi seperti Microsoft Teams memudahkan Anda menemukan dan berbagi file dengan orang lain secara aman.

6. Tingkatkan konektivitas, produktivitas, dan kreativitas dengan AI

Menjaga keunggulan dari pesaing Anda selalu merupakan tantangan, tetapi Anda dapat memberi tim Anda keunggulan dengan menggunakan alat AI. Percepat komunikasi, permudah tugas karyawan, dan percepat penyampaian layanan dengan solusi AI seperti Microsoft 365 Copilot. Antisipasi kebutuhan tim Anda dan hindari waktu henti dengan kemampuan prediktif dan percepat operasi dengan otomatisasi.

Beberapa tugas yang dapat dibantu oleh alat AI menyertakan:

Menelusuri arsip email dan obrolan
Meringkas rapat
Menyusun presentasi
Membuat produk dan layanan baru
Mempersonalisasi pengalaman
Meningkatkan pengambilan keputusan

Bekerja Lebih Cerdas dengan AI: Memberdayakan Tenaga Kerja Anda dengan Mitra Baru dalam Produktivitas

Dalam e-book ini, ketahui bagaimana alat seperti Microsoft 365 Copilot dapat digunakan untuk menciptakan lingkungan tempat kreativitas dan produktivitas dapat berkembang.

DAPATKAN E-BOOK

Manfaat dan tantangan alat kolaborasi

Manfaat alat kolaborasi berarti efisiensi dan produktivitas yang lebih besar. Kebanyakan alat dirancang untuk meringankan sebagian beban manajemen proyek dari para pemimpin dan anggota tim.

Salah satu tantangan utama dalam menggunakan alat kolaborasi adalah mengatasi kurva pembelajaran dalam mengadopsi alat baru, seperti AI. Saat anggota tim baru bergabung, perlu waktu untuk memberi tahu mereka cara menggunakan alat tersebut. Panduan mulai cepat dan saluran YouTube membantu mempercepat pelatihan karyawan.

Biasanya, bekerja online menawarkan efisiensi dan kemampuan manajemen proyek agar semua orang tetap teratur dan mengerjakan tugas. Selain itu, komputasi cloud mengurangi waktu jeda, sehingga semua orang selalu mendapatkan informasi terkini.

Perlu diingat pula bahwa terkait AI, setiap keluaran dari alat otomatisasi canggih ini harus ditinjau dan diverifikasi oleh manusia sebelum digunakan.

Memberdayakan tim untuk bekerja lebih cerdas dan berkolaborasi dengan lancar

Alat kolaborasi yang tepat dapat membantu tim Anda mencapai lebih banyak hal bersama-sama dan memungkinkan mereka bekerja dari mana saja dan kapan saja. Untuk mempelajari selengkapnya tentang alat kolaborasi Microsoft, kunjungi sumber daya berikut:

Alat Kolaborasi

Manajemen Proyek

Alat AI

Tentang penulis

Tim Microsoft 365 berfokus untuk membagikan sumber daya guna membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.

Tim Microsoft 365 berfokus pada berbagi sumber daya untuk membantu Anda memulai, menjalankan, dan mengembangkan bisnis Anda.

PRODUK TERKAIT
Microsoft Teams

Mulai gunakan Microsoft 365

Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.

Beli Sekarang

^{Ide dan Wawasan Bisnis bukan merupakan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.}