Szolgáltatásként nyújtott egyesített kommunikáció

Az UCaaS egy olyan felhőkézbesítési modell, amely az egységesített kommunikációs (UC) eszközöket – például a csevegést, a fájlmegosztást, a telefonálást és a videokonferencia-eszközöket – egyetlen felületen vagy platformon egyesíti.

Az egyesített kommunikációval és együttműködéssel a vállalkozások nagyobb fokú ellenőrzést kapnak a munkavégzési és más folyamatok felett, az alkalmazottak pedig hatékonyabban tudnak kapcsolatot tartani egymással. Az egyesített kommunikációs megoldásokkal nincs szükség a különböző kommunikációs eszközök közötti váltásra, ami növeli a munkahelyi szervezettséget, hatékonyságot és termelékenységet. 

Az egyesített kommunikáció olyan kommunikációs és hatékonyságnövelő eszközöket jelent, amelyek egyetlen platformba vannak integrálva. Az egyesített kommunikációs (UC) platformokon elterjedt eszközök közé tartozik a VoIP-telefon, az azonnali üzenetváltás, az e-mail, az online értekezletek, a konferenciák, valamint a naptárak és az ütemezés.

A „szolgáltatásként nyújtott” azt jelenti, hogy a felhőszolgáltatásokat és szoftvereket szolgáltatásként nyújtják.  

A fő különbség az UC és az UCaaS között mindössze abban rejlik, hogy az egységes kommunikációs szolgáltatót hol üzemeltetik. Az UC szélesebb fogalom, amely magában foglalja az UCaaS-t is, és lehet felhőalapú vagy helyszíni üzemeltetésű. Az UCaaS kizárólag felhőalapú lehet.

Mivel az UCaaS-rendszerek felhőalapúak, általában könnyebben méretezhetők és költséghatékonyabbak, mint a hagyományos, helyszíni UC-rendszerek. Sok UCaaS-megoldás havi vagy éves előfizetéssel érhető el, az árképzés pedig a szolgáltatásszintek és a felhasználók száma alapján történik. A hagyományos helyszíni UC-platformok ezzel szemben nagyobb kezdeti beruházással járnak, és emellett karbantartási és licencdíjakat is kell fizetni a használatuk esetén.

Az UC-technológia egyetlen felületet használ a kommunikáció kezelésére, lehetővé téve a csapatok számára, hogy zökkenőmentesen váltsanak a csatornák között – a munkatársaknak küldött üzenetektől az ügyfelek felhívásán át az érdekelt felekkel folytatott videokonferenciáig számos területen. Az UCaaS használatával nincs szükség több platformra vagy szolgáltatóra a különböző szolgáltatásokhoz, hiszen a vállalkozások által naponta használt számos kommunikációs eszközt egyetlen platformon összpontosítják, ami javítja az együttműködést és a termelékenységet.

Mivel az UCaaS az interneten keresztül működik, az alkalmazottak szinte bármilyen eszközön és bármikor hozzáférhetnek a szükséges erőforrásokhoz. Ez azt jelenti, hogy az alkalmazottak hatékonyan dolgozhatnak és kapcsolatban maradhatnak, bárhol is vannak éppen: az irodában, az otthonukban vagy akár utazás közben.

Az UC-platformok hagyományos, helyszíni hálózaton történő üzemeltetési módja helyett az UCaaS-megoldásokat biztonságos formában, az interneten keresztül üzemeltetik. Ez szükségtelenné teszi a helyszíni karbantartást és technikai támogatást, és gyorsabbá és olcsóbbá teszi az UC-megoldások üzembe helyezését is – aminek a haszna különösen akkor mutatkozik meg, amikor a vállalkozások növekednek vagy a szervezeti igények változnak. A felhőalapú UC-megoldások emellett a mobil és a hibrid munkaerőt is jobban támogatják, így a vállalkozások mind az irodai, mind az utazási költségek terén megtakarításokat érhetnek el.

Az UCaaS-rendszer segíti a vállalkozásokat a hatékonyság és a termelékenység növelésében, valamint abban, hogy az alkalmazottak bárhonnan elérhetőek legyenek. Az UCaaS alapvető funkciói a következők:

• Csevegés: Az azonnali üzenetváltás segítségével a különböző helyszíneken dolgozó csapatok valós időben tarthatják a kapcsolatot egymással. A csevegés gyakran tartalmaz olyan funkciókat, mint az egyéni és csoportos üzenetküldés, a csapat- és projektcsatornák, valamint az integráltan elérhető fájlmegosztási funkciók a gyors és kényelmes kommunikáció érdekében.
  
  
• Hang: Az olyan telefonos szolgáltatások, mint a hívásátirányítás, a konferenciahívás, a rögzített hívás és a speciális hívásútválasztás segítik a vállalkozásokat a gyorsabb döntéshozatalban. Az UCaaS esetében a hangszolgáltatások VoIP-technológiával működnek.
  
  
• Videó: A videó lehetővé teszi a csapatok számára az online értekezleteket, így akár eltérő időzónák között is személyesen érintkezhetnek egymással. Az olyan speciális együttműködési funkciók, mint a képernyőmegosztás, a rögzítés és a csevegés segítik a csapatokat abban, hogy a legtöbbet hozzák ki ebből az alapvető eszközből.
  
  
• Együttműködés: Az olyan együttműködési funkciók, mint a naptárak és az ütemezés, a fájlmegosztás és a projektmenedzsment-eszközök megkönnyítik az alkalmazottak számára a funkciók közötti együttműködést és a célok összehangolását.

A hatékony kommunikáció bármilyen méretű vállalkozás számára elengedhetetlen, különösen mivel egyre több vállalat alkalmaz tartósan hibrid munkavégzési és távmunkamodellt. Az UCaaS azonban nem csak a virtuális együttműködésben segít a csapatoknak, hanem abban is, hogy a vállalkozások versenyképesek maradjanak a változó piaci viszonyok között.

Az UCaaS néhány előnye:

• Alacsonyabb költségek
  Mivel az UCaaS felhőalapú és egyetlen felületen működik, a vállalatoknak kevesebbet kell költeniük karbantartásra, licencdíjakra és a kezdeti üzembe helyezésre. A vállalkozások az irodai és utazási költségeknél is megtakarítást érhetnek el.
  
  
• Skálázhatóság
  Az UCaaS-megoldások leegyszerűsítik az előkészítést, és a csapatok növekedése esetén egyszerűen lehet új felhasználókat felvenni a rendszerbe. Az UCaaS-rendszerek emellett a legújabb technológiával rendelkeznek, ami javítja az üzleti folyamatokat, hiszen automatikusan frissülnek az új biztonsági funkciókkal, eszközökkel és alkalmazásokkal.
  
  
• Fokozott hatékonyság
  Az alkalmazottak egy központi helyen érhetnek el mindent, amire szükségük van ahelyett, hogy több platformon kellene dolgozniuk, ami javítja a munkafolyamatok és a projektmenedzsment hatékonyságát. Ez segít a csapatoknak gyorsabban haladni és javítani a munka minőségét.
  
  
• Rugalmasság
  Az UCaaS egyetlen platformon tesz elérhetővé számos kommunikációs eszközt, és ezáltal segít a vállalkozásoknak a változásokra való gyors reagálásban és az alkalmazkodásban, valamint az ügyfelek igényeinek gyorsabb kielégítésében. Az UCaaS továbbá lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy szinte bárhonnan és bármely, megbízható internetkapcsolattal rendelkező eszközről dolgozhassanak.

Az UCaaS számos üzleti előnnyel jár, ugyanakkor bizonyos hátrányokat is érdemes mérlegelni.

Az UCaaS előnyei közé tartoznak:

• Gyorsabb üzembe helyezés.
  
  
• Nagyobb munkavállalói mobilitás.
  
  
• Költségmegtakarítás.
  
  
• Hatékonyabb munkafolyamatok.
  
  
• Mindig naprakész technológia.

Az UCaaS hátrányai közé tartoznak:

• Az erős internetkapcsolattól való függőség.
  
  
• Korlátozott segélyhívás.
  
  
• A meglévő hardverrel való lehetséges kompatibilitási problémák.

Az UCaaS-rendszerre való áttérés minden szervezet számára előnyös lehet, a kommunikációs fennakadásoktól való félelem azonban visszatarthatja a vállalkozásokat a váltástól. Az átállás zökkenőmentesebbé tétele és az üzletmenet folyamatosságának biztosítása érdekében érdemes lehet felhasználni az alábbi ajánlott eljárásokat:

1. Vizsgálja meg jelenlegi kommunikációs eszköztárát.
   Ha egy hagyományos kommunikációs rendszerről tér át egy UCaaS-platformra, fontos azonosítani az összes olyan kommunikációs eszközt, amelyet az alkalmazottak a különböző csapatokban és részlegekben jelenleg használnak. Előfordulhat, hogy az eszközök között átfedések vannak, vagy létezhetnek olyan funkciók, amelyeket egyáltalán nem használnak, és ezek feltárása segít megalapozott döntéseket hozni az új UCaaS-rendszerre való áttérés során.
   
   
2. Mérje fel az igényeit.
   Az UCaaS-rendszereket jellemzően több, különböző szintű szolgáltatási csomagban kínálják, ezért döntő fontosságú annak ismerete, hogy milyen szolgáltatásokra van szüksége, és hol mutatkoznak jelenleg hiányosságok. Ez az értékelési időszak arra is lehetőséget ad, hogy visszajelzést gyűjtsön a csapattagoktól, és megtudja, hol lehetne javítani a munkafolyamatokon.
   
   
3. Tájékoztassa a csapatát, és határozzon meg egy átállási ütemtervet.
   Az UCaaS-rendszerre való áttérés során gondoskodjon róla, hogy a csapata tisztában legyen az átállás ütemtervével. Fokozatos bevezetés vagy azonnali átállás lesz? Az alkalmazottak folyamatos tájékoztatásával biztosítható, hogy elegendő idő álljon rendelkezésükre a folyamatok dokumentálására, és ezzel a lehető legkisebbre csökkenthetők az üzleti folyamatok fennakadásai is.
   
   
4. Használja a tanulási forrásokat már a kezdetektől fogva.
   Bár egy új kommunikációs rendszerre való áttérésnél mindenképpen számítani kell egy betanulási időszakra, a támogatás és a források korai biztosítása segíthet abban, hogy a folyamat zökkenőmentesebbé váljon. Vegyék igénybe az UCaaS-szolgáltató által biztosított tananyagokat, vagy tartsanak képzést annak érdekében, hogy a munkatársak minden olyan ismerettel rendelkezzenek, amelyre az új UCaaS-rendszer bevezetése után szükségük lesz.

Az új UCaaS-platformba való befektetés számos előnnyel jár mind az új, mind a már működő vállalkozások számára, nem könnyű azonban összehasonlítani a szolgáltatókat, majd kiválasztani a saját igényeinek megfelelő UC-szolgáltatót. Ahhoz, hogy megtalálja a saját vállalkozása számára leginkább megfelelő UC-szolgáltatót, mindenképp érdemes szem előtt tartani a következő kritériumokat:

1. Ügyfélszolgálat
   Rendelkezik az UCaaS-szolgáltató folyamatosan elérhető élő csevegéses vagy telefonos ügyfélszolgálattal? Kapunk majd segítséget a kezdeti megvalósításhoz vagy az UC-migráláshoz? Kínálnak a csapat számára előkészítést vagy folyamatos képzést? A legjobb UC-szolgáltató kiválasztásakor fontos szempont, hogy tisztában legyen azzal, milyen segítség áll rendelkezésre, ha egy probléma elhárítását kell megoldania.
   
   
2. Biztonság
   Mivel a távoli és hibrid alkalmazottak különböző hálózatokon és eszközökön dolgoznak, fontos, hogy az UCaaS-szolgáltató átfogó biztonsági funkciókat kínáljon. Mielőtt befektetne, beszéljen egy képviselővel arról, hogy az UC-szolgáltató milyen infrastruktúrával rendelkezik az adattitkosításhoz, a veszélyforrások kezeléséhez, valamint a hozzáférési engedélyekhez és a vezérléshez.
   
   
3. Megbízhatóság
   Az UC-szolgáltatók összehasonlítása során vegye figyelembe a működési idő előzményeit, vagy kérjen dokumentációt a szolgáltató megbízhatósági teljesítményéről. A működési idő százalékos arányának 99 százalék felett kell lennie. Az UC-szolgáltatók közösségimédia-oldalain is megnézheti, hogy van-e az üzemkimaradásoknak valamilyen mintája vagy előzménye.
   
   
4. Konzisztens felhasználói élmény
   Az UCaaS-rendszer lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak különféle eszközökön dolgozzanak, ezért a konzisztens felhasználói felület és felhasználói élmény kritikus fontosságú. Ez időt takarít meg, és megkönnyíti az alkalmazottak számára a naponta használt kommunikációs eszközökben való eligazodást és azok kezelését. Így az informatikai szolgálat is egyszerűbben tud majd szükség esetén támogatást nyújtani.

A COVID-19 világjárvány miatt az UCaaS technológia számos vállalat számára vált elengedhetetlenné, hiszen lehetővé teszi a csapatok számára a távoli munkavégzést és a versenyképesség megőrzését még a bizonytalan időkben is. A jövőben az UCaaS továbbra is kulcsszerepet fog játszani a vállalkozások digitális átalakulásában, segítve a csapatokat a belső folyamatok fejlesztésében, az ügyfelek bevonásában és az új piacokhoz való alkalmazkodásban.

Az UCaaS maradandó technológiának ígérkezik, mivel egyre több vállalat alkalmazza tartósan a hibrid vagy rugalmas munkamodellt. Az elosztott munkaerő igényeinek kielégítésére az UCaaS-funkciók rendkívül gyors ütemben fejlődnek.

A jelenlétjelzések – például, hogy a munkatársak tudják, ha valaki távol van, éppen telefonál vagy előadást tart – az UCaaS-platformok kulcsfontosságú elemévé váltak. Ezek az eszközök a zavaró tényezőket is kiküszöbölik, és segítenek a dolgozóknak megőrizni a munka és a magánélet egyensúlyát, jelezve, ha valaki éppen a munkájára koncentrál, valamivel foglalatoskodik, vagy már befejezte a napot. Az UCaaS videós és csevegési összetevői is fejlődésen mentek keresztül, és ma már olyan új reakciófunkciókkal rendelkeznek, amelyek ösztönzik a vitákban való részvételt, és jobban bevonják a közönséget az értekezletek során.

A kommunikációs technológia fejlődésével egyre több vállalkozás választja a felhőalapú UC-platformokat, hiszen így mindig a legújabb funkciókkal és biztonsági megoldásokkal rendelkezhetnek. Az üzleti kommunikációs technológia jövőjét alakító egyéb trendek közé tartoznak:

Az AI- és a gépi tanulási technológiák – a csevegőrobotoktól kezdve az AI-segédeken át az adatelemzésekig – folyamatosan fejlődnek az UC-platformokon. Az UCaaS-felületeken a mesterséges intelligencia a folyamatok automatizálásával segíthet javítani a munkafolyamatokat, az akadálymentességet a diktálási funkciókkal javíthatja, a hatékonyságot pedig intelligens ütemezéssel és ajánlásokkal fokozhatja.

Az UCaaS egyértelmű előnye az alkalmazottak kommunikációjának és kapcsolattartásának javítása, de az ügyfélkapcsolatokat is jelentősen erősítheti. Az üzleti technológia fejlődésével egyre több UCaaS-megoldás kínál egyszerűen használható lehetőséget az ügyfélélmény javítására azáltal, hogy a platformba integrálja a partnerközpontokat vagy az ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) eszközöket.

Minél több módja van a kommunikációnak és az együttműködésnek, annál több belépési pont nyílik a biztonsági fenyegetések számára. A kommunikációs technológia fejlődésével az UC-platformok folyamatosan fejlesztik infrastruktúrájukat, hogy javítsák a fenyegetéskezelési és titkosítási szolgáltatásokat és az adatvédelmet. Az UCaaS bizonyos iparágak számára biztonsági bővítményeket is fejleszthet a megfelelőségi igények kielégítésére.