A projektelszámolás bemutatása

Két ember néz egy laptopot, valószínűleg a projekt könyveléséről beszélgetnek

Sok vállalat túllépi a projektjeik költségvetését a kulcsfontosságú csapatok és a vezetőség közötti kommunikációs problémák miatt, ami projekt késedelmekhez és befejezetlen munkákhoz vezet. Annak érdekében, hogy a projekt életciklusa során ne csak a terveknek, hanem a költségvetésnek is megfeleljen, nyomon kell követnie mindent, amit a projekt időtartama alatt vásárolt és kifizetett. A projektelszámolás előmozdításával csapata pontosan elszámolhat az idejével, részletezheti a projektirányítási erőfeszítéseket, és biztosíthatja, hogy elérje az összes rövid és hosszú távú üzleti célját.

Mi az a projektelszámolás?

A projektelszámolás egy pénzügyi menedzsment gyakorlat, amely nyomon követi a projekthez kapcsolódó előnyöket és költségeket. A projektköltség-elszámolás néven is ismert könyvelési forma lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy felmérjék egy projekt jövőbeli pénzügyi hatásait, valamint azt, hogyan tervezzenek projekteket az elvárásoknak megfelelően.

Egy vállalat nyeresége a pontos projektelszámoláson múlik. A vállalkozás növekedésével a projektelszámolás értékes eszköz lehet a hatékony projektvezetéshez azáltal, hogy részletes képet ad a projekt előrehaladásáról.

A projektköltség-elszámolás előnyei

Függetlenül attól, hogy a költségvetés mennyire kicsi, a projektelszámolás hozzáadása a folyamathoz jelentős hatással van a pénzügyeire mind belsőleg, mind külsőleg. Ha projektelszámolást valósít meg a munkafolyamatában, az üzleti előnyöket nyújt, és leegyszerűsíti a projektmenedzsment törekvéseket.

Néhány előny a következő:

Valós idejű frissítések a projekt folyamatához és jövedelmezőségéhez
Javított általános üzleti pénzügyi menedzsment
A projekt költségvetésének láthatósága
Javított erőforrás-menedzsment
Értékes betekintések a jövőbeli projektekhez

Ez a könyvelési típus segít Önnek és csapatának a kockázatkezelésben, és hogy hogyan oszthat ki hatékonyan erőforrásokat a pontos projektmenedzsmenthez.

A projektelszámolási folyamat

Projekt indításakor célszerű a lehető leghamarabb hozzáadni az elszámolást a folyamathoz, hogy a költségvetés túllépése nélkül, időben teljesítse az összes projektcélt. A projektelszámolás két különböző projekt típust különböztet meg: belső és külső. A belső projektek a saját és a belső csapatok által használt költségekre összpontosítanak. Míg a külső a pénzügyekre vonatkozik, például eseményekre vagy az ügyfél számára végzett szolgáltatásokra.

Miután eldöntötte, hogy melyik kategóriába sorolja be a projektet, a szervezet könyvelői hat területre bontják a folyamatot:

Kezdeményezés. Döntse el, hogy ki felel az egyes feladatokért, valamint hogy mikor és hogyan foglalja le ezeket az erőforrásokat és pénzt mindegyikhez.
Költségvetés. Ellenőrizze, hogy a költségvetés kategóriákra vagy csoportokra van-e lebontva. Itt van az a pont, ahol egy olyan eszköz, mint a professzionális szolgáltatásautomatizálási (PSA) szoftver lehetőséget kínálhat a nehézkes adminisztratív feladatok automatizálására és a kezdeti alapköltségvetés meghatározására.
Felügyelet. Tranzakciók feldolgozása és rögzítése a pénzügyi kötelezettségvállalások, a számlázás, a kiszámlázás és a projekt-jövedelmezőségi jelentések létrehozásával.
Végrehajtás. A folyamat ezen szakaszában a projektmenedzserek költségeket, lehetséges bevételt és méréseket rendelnek hozzá a projekt pénzügyi sikeréhez. Ezekre a fő teljesítménymutatókra (KPI-kre) szüksége lesz, hogy feljegyezhesse, hol haladt előre, és ennek megfelelően módosíthatja azokat.
Karbantartás. Tekintse át és kezelje a folyamat során összegyűjtött adatokat, hogy biztosítsa a projekt- és tevékenységeredményeket, és orvosolja a lehetséges pénzügyi inkonzisztenciákat.
Elemzések. Rendszeresen értékelje ki a kapott könyvelési adatokat, hogy pontos döntéseket hozzon a vállalkozása számára, és szükség esetén kimutatásokat készíthessenek.

A folyamat felülvizsgálata során előfordulhat, hogy úgy dönt, hogy kiválaszt egy adott módszertant, és aztán rájön, hogy az nem illik bele a projekt keretébe. Átfedést tapasztalhat abban is, ahogyan a pénzügyi módszertanokat kezeli, akár a projektelszámoláson, akár a pénzügyi számvitelen keresztül.

Projektelszámolás kontra pénzügyi számvitel

Ez a két könyvelési típus felcserélhetőnek tűnhet, de valójában két teljesen eltérő céljuk van. A projektelszámolás és a pénzügyi számvitel közötti különbségek a következők:

Módszertan: A pénzügyi számvitel két általános módszertant kínál: a költség- és az elhatároláson alapuló könyvelést. A projektelszámolásban nem számít, hogy melyik módszert választja, mivel az nincs hatással a folyamatra.
Időkeret: A standard pénzügyi számvitel a havi tranzakciókat követi, míg a projektelszámolás a projekt életciklusának elejétől a végéig minden tranzakciót megtekint, függetlenül attól, hogy mennyi ideig tart.
Költség: A pénzügyi számvitel nagy, átfogó kategóriákra bontja a költségeket, mint például a követelések. A projektelszámolás keretein belül képes lesz a költségeket specifikus részekre bontani, hozzárendelve egy költséget bizonyos projektfeladatokhoz.
Szempontok: Az általános pénzügyi számvitelen belül minden üzleti költséget elszámolnak, de a projektelszámolásnál csak a projekt eredményeihez kapcsolódó költségek számítanak.

A projektelszámolás inkább a bizonyos projekthez kapcsolódó tranzakciókra összpontosít, míg a pénzügyi számvitel a vállalat pénzügyeit egy madártávlatból szemléli. Most, hogy meghatározta a különbségeket, tudnia kell, mikor érdemes projektelszámolást használnia.

Mikor van szükség projektelszámolásra?

A projektelszámolás számos okból használható. Több olyan eset van, amikor érdemes a projektje költségvetésével foglalkozni:

Új termék vagy szolgáltatás létrehozása
Rendszeres egyszeri projektek
Olyan projektek, amelyek kívül esnek a hatáskörén
A pénz elosztásának és költésének meghatározása a projektek között
Összehasonlító projekt elemzések

Ha készen áll arra, hogy egyszerűsítse a könyvelési folyamatot, miközben biztosítja az összes projektkifizetés elszámoltathatóságát, készen áll egy új üzemeltetési eszköz hozzáadására a folyamathoz.

Költségvetés és költségszervezés a Dynamics 365 Project Operations segítségével

A csapat felépítése és a jelenlegi és jövőbeli projektek rendszerezésekor olyan szoftverre lesz szüksége, amely ugyanolyan rugalmas és fókuszált, mint a csapata. A termékek és kiadások feladatonkénti számontartásával gyorsan és egyszerűen kiszámíthatja a bevételét. Arról is meggyőződhet, hogy a projekt minden egyes forintja el lett számolva és elemezve lett.

A Dynamics 365 Project Operations segítségével csapata kihasználhatja a projektköltségeket, és egyszerűsítheti a műveleteket. Az értékesítési és pénzügyi adatok konszolidált áttekintésével gyorsan alkalmazkodhat a piactér változásaihoz, és szükség esetén újrafókuszálhatja a szervezeti célokat.

További információ

Kapcsolatfelvétel

Kérje, hogy vegyük fel Önnel a kapcsolatot

Kérjen meg egy Dynamics 365 értékesítési szakértőt, hogy vegye fel Önnel a kapcsolatot.

Kérés küldése